Prozessorientierte Sicht - Midrange Magazin

Doch jetzt kommt plötzlich eine
E-Mail mit dem Inhalt „Auf Grund der
Urlaubssituation über Weihnachten
müssen wir die Dienstleistungen im
Projekt XYZ leider auf Januar verschieben.“
Diese E-Mail geht an max.mustermann@xyz.de.
Damit kommen gleich
mehrere Herausforderungen auf uns
zu: Die E-Mail geht nicht an „Einkauf“
oder „Firma XYZ“, sondern an Max
Mustermann. Es ist somit eine persönliche
Mail, die auch möglicherweise
privaten Charakter haben könnte. Wie
andere Formen von Briefen auch, unterliegt
sie dem Briefgeheimnis, welches
in Deutschland im Grundgesetz verankert
ist (§10). Statt an zentraler Stelle
der Firma XYZ für Firma XYZ kommt
die Post also bei Max Mustermann an.
Statt in der Poststelle mit Stempel und
Verteilung an die zuständige Stelle liegt
diese E-Mail nun bei Max Mustermann
im Posteingang.
Im besten Fall ist der zuständige
Mitarbeiter Max Mustermann kurzfristig
anwesend, bearbeitet den Vorgang
und legt die E-Mail ordnungsgemäß
in der Projektmappe ab. Dann setzt er
die Aufbewahrungsfrist für die Projektmappe
um ein Jahr herauf. Im schlechtesten
Fall passiert das nicht …
Briefgeheimnisausschluss
erfordert Kontrolle
Aber fangen wir mal vorne an: Sie können
in Ihrer Firma durchaus das Briefgeheimnis
für E-Mails ausschließen,
indem Sie die private E-Mail-Nutzung
untersagen. Dieses kann per Betriebsvereinbarung
in Zusammenarbeit mit
dem Betriebsrat geschehen. Allerdings
zwingt Sie das auch dazu, die Einhaltung
dieses Verbotes regelmäßig zu
kontrollieren. Sie müssen also Stichproben
machen, ob sich auch alle daran
halten. Wenn Sie diese Stichproben
nicht durchführen und die Durchführung
dokumentieren, ist dieses Verbot
unwirksam. Dann greifen das Briefgeheimnis
und das Telekommunikationsgeheimnis
und Sie dürften noch nicht
einmal einen Virenscanner oder einen
Spamfilter einsetzen, weil diese ja auf
den Inhalt der möglicherweise privaten
E-Mails zugreifen.
Wäre also Max Mustermann gerade
für drei Wochen im Urlaub, gäbe
es ohne Betriebsvereinbarung keine
(legale) Möglichkeit, in seinen Posteingang
zu sehen. Dieses kann auch
Auswirkungen auf ein zweites Feld haben:
Die stillschweigende Zustimmung
unter Kaufleuten. Bekomme ich einen
Vertrag per Mail zugeschickt, so gilt er
u. U. gemäß stillschweigender Zustimmung
als angenommen, wenn ich nicht
innerhalb einer Frist widerspreche.
Falls aber Max Mustermann im Urlaub
ist, kann er ggf. gar nicht widersprechen.
Hat er dann noch „vergessen“, eine
automatische Abwesenheitsnotiz zu
verschicken, kann die Gegenpartei u. U.
auf Vertragserfüllung bestehen.
Und noch etwas ist wichtig: Die
Aufbewahrungsfristen. Aufbewahrt
werden muss ggf. aus unterschiedlichen
Gründen. An dieser Stelle will ich
einmal nur die steuerliche Aufbewahrungspflicht
herausnehmen: Aufbewahrt
werden muss erst einmal alles,
was steuerliche Relevanz hat. Das kann
ggf. recht viel sein. Seit 2002 müssen
auch digitale Unterlagen auswertbar
aufbewahrt werden. Das bedeutet:
Auch eine Excel-Datei im Anhang einer
E-Mail, die Aufschluss über die
geleisteten Arbeitsstunden gibt, wäre
aufbewahrungspflichtig, falls daraus
Lohnansprüche abgeleitet würden (Einkommensteuer).
In unserem Beispiel oben (Sie erinnern
sich: Weihnachten steht vor der
Tür und das Projekt wird verschoben)
kommt noch hinzu, dass Dienstleistungen
in das Geschäftsjahr abzugrenzen
sind, in dem sie geleistet werden. Falls
das Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr
ist, wäre somit diese Mail steuerlich
relevant, da ggf. die Rechnung bereits
gestellt wurde. Somit ändert sich
die (steuerliche) Aufbewahrungsfrist
für die Projektakte.
Über die gesetzlichen Anforderungen
hinaus gibt es noch den Fall, dass
aufgrund von Mängeln gehaftet werden
muss. Da ist es ggf. sehr wichtig, durch
einen Schriftverkehr beweisen zu können,
dass der Kunde informiert wurde
und sich gegen eine Maßnahme entschieden
hat. Wenn das im Nachgang
zu einem Schaden führt, so ist diese
E-Mail vermutlich der entscheidende
Punkt, wer für den Schaden zu haften
hat. Sie sollten also schon aufpassen,
was Sie wie lange und wofür aufbewahren.
Eine „lückenlose Dokumentation“
eines Vorgangs ist in diesem Fall
notwendig, um ggf. Ihre „Unschuld“
beweisen zu können. Mit Unterlagen
aus Papier (Brief, Fax, …) hätten Sie das
vermutlich gemacht, weil alles zu einem
Projekt in einer Projektakte abgelegt
wird. Diese steht im Schrank und
ist später im Archiv zu finden. Aber wie
viele E-Mails werfen Sie aus Unwissenheit
weg, obwohl diese steuerliche oder
Haftungsrelevanz haben?
„Unified Messaging“ gar nicht
so „Unified“
Sie sehen also, dass der Prozess – in
diesem Beispiel der Posteingangsprozess
– trotz Trend zu „Unified Messaging“
gar nicht so „Unified“ ist und
auch nicht sein kann. Alle Arten der
modernen Kommunikation können
wichtig für das Geschäft sein. Und alle
Arten haben ihre Berechtigung.
Doch bevor Sie Ihren Kunden ermöglichen,
Bestellungen per E-Mail
abzugeben, sollten Sie sich über den
Prozess Gedanken gemacht haben.
Andreas Ahmann ó
Ceyoniq Technology gmbH, Bielefeld
www.ceyoniq.com
01/2009 · MIDRANGE MAgAZIN
23