Prozessorientierte Sicht - Midrange Magazin

Qualifiziert digital signierte Dokumente im Unternehmen
Mythen und Fakten
Das Thema ist komplex. Seine Einführung berührt die Umgestaltung eingespielter Prozesse,
verlangt abteilungsübergreifendes handeln, räumt mit lieb gewordenen vorurteilen auf.
In vielen Unternehmen erreicht der Informationsstand über Chancen und Risiken der elektronischen
Signatur gesundes halbwissen – und stagniert.
Das Thema wird nicht zu Ende gedacht.
Rühren daher die Mythen,
die sich darum ranken? Der Versuch,
einen klaren Blick auf die Fakten zu
gewinnen:
„Die digitale Signatur braucht man
für den Versand elektronischer Rechnungen.“
„ … auch für den Versand elektronischer
Rechungen“ wäre korrekt. Hier
finden sich die höchsten Einsparpotentiale.
Dieser Einsatzzweck liegt daher
am nächsten. Digitale Signatur (DS) ist
auch an anderen Stellen unabkömmlich.
Zum Beispiel dort, wo elektronische
Dokumente über Jahre unversehrt
archiviert werden oder ihrem Absender
zugeordnet sein müssen. Das betrifft
neben Rechnungen alle bilanztechnisch
wirksamen Dokumente, Verträge,
Lohndaten. Wer papierlos archiviert,
kann auf DS nicht verzichten.
DNY59, iStockphoto.com
„DS ist technisch komplex. Der Installationsaufwand
ist viel zu hoch!“
DS ist nicht technisch, sondern
inhaltlich komplex. Selbst Experten
können gesetzliche Regelungen, die
verschiedenen Signaturverfahren und
ihre Grundlagen etc. nicht in Kürze erläutern.
Daher der Eindruck der Komplexität.
Die technische Seite ist ein
Kinderspiel.
Wenn ein Unternehmen auf der Basis
seines Anwendungs-Szenarios das
geeignete Verfahren gewählt hat, sind
Installation und Integration in den laufenden
Betrieb mit wenig Software und
geringem Hardware-Einsatz kostengünstig
in Stunden zu realisieren.
„Man kann auch ohne DS elektronisch
versenden“
Kann man, wenn man skrupellos
genug ist. Der Empfänger hat ja den
Schaden. Bei einer Prüfung kann das
Finanzamt von ihm die Vorsteuer zurückfordern.
Doch der Versender ist
Mitwisser und Mitverursacher. Vor dieser
Verantwortung wird man sich nicht
einfach drücken können. Erschreckend:
45 Prozent der großen Unternehmen
und 25 Prozent der KMU geben heute
an, Rechnungen ohne digitales Zertifikat
zu erhalten (Quelle: E-Invoice-
Studie).
„DS ist teuer und eine unnötige
Ausgabe“
Wer auf elektronischen Rechnungsversand
umstellt, spart bei Porto, Druck,
Verfahrenskosten und Transport so viel
ein, dass sich die Investition bereits im
ersten Einsatzjahr bezahlt macht. Je
mehr Dokumente (statt in Papier) elektronisch
realisiert werden, desto höher
die Einsparungen. Der elektronische
Rechnungsversand mit DS lohnt selbst
bei niedrigem Rechnungsaufkommen.
Ein praktischer Rechner, mit dem der
Zeitpunkt der Amortisation individuell
bestimmt werden kann, findet sich unter
Û www.toolmaker.de/DSROI
„Die Akzeptanz bei den Empfängern
ist zu gering“
Eindeutig ein Absender-Mythos.
Schon heute akzeptieren mehr als 60
Prozent der Kunden im B2C-Bereich
elektronische Rechnungen. Im B2B
werden es immer mehr, denn hier findet
ein tief greifender Wandel statt. Unternehmen
optimieren aus wirtschaftlichen
Gründen ihre Prozesse von Papier
auf Elektronik. Sie stellen Belegflüsse
um, scannen eingehende Dokumente,
archivieren elektronisch. Das ist kein
Trend mehr, sondern die kommende
neue Bedarfsstruktur.
„Ihrer Unveränderbarkeit wegen müssen
Dokumente auf optischen Datenträgern
archiviert werden“
In der Tat ein Mythos. Die Unveränderbarkeit
eines Dokuments wird
durch das Verfahren der Archivanwendung
gesichert, nicht durch die Art des
Datenträgers. Die digitale Signatur erübrigt
jedoch jegliche Diskussion über
Datenträger. Sie sichert jedes einzelne
Dokument zweifelsfrei vor Veränderung.
Robert Engel ó
Toolmaker Software gmbH, Kaufering
www.toolmaker.de
01/2009 · MIDRANGE MAgAZIN
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