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24 SChWERPUNKT RECHTSSICHERE DOKuMENTE Damit rechtssicher wirklich rechtssicher ist Sinnvolles Archivieren Die Archivierung von papierbasierten Dokumenten ist im Allgemeinen bei Kaufleuten bekannt. Anders sieht dies vielleicht bei der Frage nach Archivierung der E-Mails aus, bei der nicht immer ganz klar ist, was und ob archiviert werden muss. Eine aktuelle Erhebung zu der Archivierungspraxis gibt es nicht, zuletzt wurde vor drei Jahren festgestellt, dass ein Drittel der befragten Unternehmen nicht wusste, dass eine Verpflichtung zur E-Mailarchivierung besteht. Die Kenntnis hat sich der Erfahrung nach verbessert, aber es herrscht noch Unsicherheit über den Umfang der Archivierung. Dieser Beitrag fasst die Archivierung von Dokumenten, E-Mails und Faxsendungen zusammen. Elektronische Archivierung von kaufmännischen Dokumenten Das Scannen von Papierdokumenten ist das klassische Thema der digitalen Archivierung. Hierbei wird die Papierablage durch eine elektronische Ablage ergänzt oder ersetzt. Diese Art der Aufbewahrung ist vom Gesetzgeber akzeptiert (§§ 239 Abs. 4, 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO sowie das BMF- Schreiben vom 29. Januar 2004 – IV B 7 – S 7280 – 19/04 – Randziffer 72) und erlaubt, soweit es den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und während der Aufbewahrungszeit die Lesbarkeit der Dokumente jederzeit und unverzüglich gewährleistet. Dieses Verfahren gibt es in verschiedenen Ausprägungen, wie z. B. das Scannen vor der Bearbeitung, indem nach dem Posteingang die Dokumente gescannt werden und als Buchungsgrundlage dienen. Mit diesem frühen Scannen erfolgt zumeist auch die elektro nische Freigabe der Rechnung, was in den letzten Jahren als „Eingangsrechnungsbearbeitung“ bezeichnet wird MIDRANGE MAgAZIN · 01/2009 und zunehmend Anwendung findet. Hingegen wird beim Scannen nach der Verbuchung das Dokument in das elektronische Archiv anstatt in das analoge Archiv (Ordner, Karton) übertragen. Beide Verfahren sind üblich und beispielsweise vom Institut der Wirtschaftsprüfer auch explizit in IDW FAIT III sehr verständlich und anschaulich beschrieben. Wesentlich für den Fall, dass Originaldokumente vernichtet werden sollen, ist, dass eine Verfahrensbeschreibung sowohl die relevanten Prozesse als auch das gesamte DV- Verfahren hinsichtlich Konzeption und Betrieb dokumentiert. Insbesondere ist seit einigen Monaten bei Außenprüfungen die Frage der Betriebsprüfer nach der Verfahrensdokumentation üblich, so dass Unternehmen empfohlen wird, eine solche Verfahrensbeschreibung zur Dokumentation der ordnungsgemäßen Archivierung zu erstellen und vorzuhalten. Bei erheblichen Mängeln kann ein formeller Buchhaltungsmangel festgestellt werden. Die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung erfolgt auf Basis der konkreten Installation und der jeweiligen Prozesse beim Anwender. Hierbei fällt jedoch auf, dass es keine verbindliche Gliederung für eine Verfahrensdokumentation gibt. Grundsätzlich lassen sich hierzu aber folgende Inhalte identifizieren: 1. Die Verfahrensbeschreibung dokumentiert die fachliche und technische Konfiguration des Systems bzw. die dort abgebildeten Geschäftsprozesse und Verfahren. Damit verbunden sind Informationen über das Indizieren, Speichern, Wiederfinden und Reproduzieren von Dokumenten am Bildschirm oder auf dem Drucker. 2. Die Verfahrensdokumentation dient v. a. dazu, den Nachweis der Erfüllung der allgemein rechtlich definierten Anforderungen (z. B. BMF- Schreiben vom 1. 2. 1984 oder von 1991) zu erbringen. 3. Verantwortlich für die Verfahrensbeschreibung ist der Betreiber des DMS-Systems. 4. Eine Abnahme bzw. gutachterliche Stellungnahme durch einen Wirtschaftsprüfer ist nicht Pflicht, erleichtert aber den Nachweis, dass alle Dokumente „ordnungsgemäß“ aufbewahrt und reproduziert werden. Der ordentliche Betrieb eines digitalen Archivsystems mit entsprechender Dokumentation ist somit auch Grundlage für die Ablage von Informationen aus anderen Quellen, z. B. E-Mails oder Faxsendungen. Archivierung von E-Mails Stellt man die Frage nach den rechtlichen Anforderungen für die E-Mail- Archivierung fallen zunächst die Regelungen auf, die oben bereits genannt wurden. Weitere Regelungen sind beispielsweise aber auch: ó die GDPdU ó das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ó das Telekommunikationsgesetz (TKG) ó das Aktiengesetz (AG) ó das Gesetz betreffend die Gesell- schaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
ó Gesetz zur Kontrolle und Trans- parenz im Unternehmensbereich ( KontraG) ó Basel II, Geldwäschegesetz ó der Sarbanes-Oxley Act (und andere x00 Compliance-Regeln) Von diesen Vorschriften – welche nicht gänzlich für ein Unternehmen gelten – soll exemplarisch das Telekommunikationsgesetz herausgegriffen werden, denn es gibt hier eine nicht immer bekannte Regelung, wenn Unternehmen den Empfang privater E-Mails erlauben. Stellt ein Unternehmen den betriebseigenen Internetzugang für private Zwecke zur Verfügung, wird es geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Damit findet das Bundesdatenschutzgesetz sowie das TKG Anwendung. Das heißt, dass jegliche Überwachung und Speicherung der Inhalte und Verbindungsdaten unzulässig sind und einen Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis darstellen. Bei Verstößen kann es verschiedene Konsequenzen geben: ó keine Anerkennung einer ordnungs- gemäßen Buchhaltung ó Straftatbestand im Falle von vorsätz- licher Falschablage oder Verschleierung von Vermögensverhältnissen bei Insolvenz (z. B. § 283b StGB) ó Ordnungswidrigkeit (§ 379 AO) ó Schadensersatz ó Verlust von Beweismaterial vor Gericht ó persönliche Haftung Eine Besonderheit stellt die Übermittlung von umsatzsteuerrelevanten Rechnungen per E-Mail dar. Denn zu deren Anerkennung für den Vorsteuerabzug beim Empfänger ist nicht nur das „elektronische Abbild“ notwendig, sondern ein digital signiertes Dokument Voraussetzung, welches zu archivieren ist. Die Begleitmail muss nicht digital signiert sein. Archivierung von gefaxten Dokumenten Last but not least gibt es als dritten Themenfokus die Archivierung von gefaxten Dokumenten, welcher in der Vergangenheit in besonderem Maße Betrachtungsschwerpunkt war. Vor allem hinsichtlich Anerkennung von gefaxten Rechnungen und deren Archivierung ist es hilfreich, das Thema differenziert zu betrachten. Hierzu kann insbesondere am Beispiel der gewählten Faxübertragung die Umsatzsteuerrichtlinie 2005 – 184a weiterhelfen. Der Gesetzgeber orientiert sich hierbei am Vorliegen des Wenn Ihr Weihnachtsmann schmollt, ... dann haben Sie ihn vermutlich mit zu hohen Druckkosten verärgert. Machen Sie es im nächsten Jahr lieber wie unsere Kunden: Drucken Sie Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Formulare, und vieles mehr. Arbeiten Sie zuverlässig, effektiv und kostengünstig mit SpoolMaster 5.1 für iSeries/i5 Power Systems. Wir wünschen allen Lesern: Ein frohes Weihnachtsfest und ein erfolgreiches Jahr 2009. Ihr ROHA Software Support Team - www.roha.at 01/2009 · MIDRANGE MAgAZIN 25
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