Prozessorientierte Sicht - Midrange Magazin

Was kostet die Mail?
Diese Frage stellen sich heute nicht nur EDv-Leiter. Im Zeitalter
von SOX, E-Mail Compliance, hIPAA, GLB, EDI-Fakt und
GDPdU sind Controller, Juristen und Geschäftsleiter direkt
mit der Fragestellung konfrontiert.
Der EDV-Leiter wird meist einen
Preis aus Verbindungsgebühr, Infrastrukturkosten
und Betriebskosten
errechnen und auf einen relativ gesehen
moderaten Geldbetrag kommen.
Dieselbe Frage an das kaufmännische
Management könnte ganz anders aussehen.
Eine Geschäftsprozess-bezogene,
nicht aufgefundene Mail kann im
Extremfall bis zur Inhaftierung der Geschäftsleitung
führen. In weniger spektakulären
Fällen zieht es eine finanzielle
Strafe nach sich, wie beispielsweise
im Falle der Deutschen Bank Securities
Inc. (DBSI), die mit einer Strafe der
amerikanischen Börsenaufsicht (SEC)
von 7,5 Mio. US-Dollar belegt wurde,
weil die Mailkorrespondenz nicht rechtzeitig
bzw. nur unvollständig vorgelegt
werden konnte.
Die meisten Geschäftsprozessverantwortlichen
werden sagen, dass ihnen
das nicht passieren könne, da ja das
Unternehmen mit einem Archiv arbeitet.
Doch Studien belegen, dass selbst
in modernen elektronischen Archiven
die Rate an falsch abgelegten oder verloren
gegangenen Dokumenten nicht
merklich gesunken ist. Ein Archiv ist
nur so gut, wie die Personen, die damit
arbeiten. Der Gefahr von Fehl-, Nichtablage,
Manipulation vor oder nach der
Ablage bzw. Löschung von Vorgängen
oder Einzeldokumenten ist ein Unternehmen
permanent ausgesetzt.
Ein Möglichkeit, sich dieser Gefahr
nicht auszusetzen, bietet z. B. „Red-
Box“. Die RedBox ist eine Appliance,
bestehend aus einem gehärteten Server
(IBM x-Series ist zertifiziert) und einer
Aufzeichnungssoftware. Jeglicher Mail-
verkehr wird in ein eigenes Storage-
Verzeichnis oder Medium im RFC822
Format aufgezeichnet. Somit wird sichergestellt,
dass die Korrespondenz
im Ursprungsformat beibehalten wird
und über Jahre auch mit Nachfolgesystemen
lesbar bleibt.
Der Schutz vor Manipulation der
aufgezeichneten Daten und der daraus
resultierenden garantierten Unveränderbarkeit
erfolgt mit „RedBox“
mittels einer patentierten Verschlüsselungstechnologie,
die mit anerkannten
Rechtsgutachten freigegeben wurde.
Die ursprüngliche Frage der E-Mail-
Kosten müsste nun anders gestellt werden:
Welche Folgen ziehen nicht Compliance-konforme
Geschäftsprozesse
nach sich? Die Antwort ist einfach:
Haftstrafe, Geldstrafe, unnötig verlorene
Rechtsstreite - alles ist möglich.
Im Irrgarten der Unternehmensauflagen
hilft nur eines: Compliance konformes
Mailrecording. Nur damit hat
man die absolute Sicherheit, ergänzend
zum Archiv, sämtliche E-Mail-bezogenen
Geschäftsvorgänge lückenlos abbilden
zu können. RedBox hilft, diesen
Zustand zu erreichen.
Die Dr. Ellwanger und Kramm
GmbH, eine Tochter der SüdWest Bank,
hat sich für den Einsatz der RedBox
entschieden. Somit hat die Geschäftsleitung
die Sicherheit, alle E-Mail Geschäftsvorfälle
aufzuzeichnen und im
Falle von Ungereimtheiten wieder vollständig
nachvollziehen zu können.
Gerd Laski ó
Mercon consulting group gmbH, Ditzingen
www.mercon-group.com
01/2009 · MIDRANGE MAgAZIN
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