Prozessorientierte Sicht - Midrange Magazin

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SChWERPUNKT RECHTSSICHERE DOKuMENTE
MIDRANGE MAgAZIN · 01/2009
SUMMARY
Eine kleine Geschichte der Rechte und Pflichten
Brief, Fax und E-Mail …
Das Problem ist nur, dass die E-Mail
nicht einfach nur ein neuer „Umschlag“
für die Briefe ist, wie es bei Telex
oder Fax der Fall war, sondern für
geschäftliche E-Mails auch die Prozesse
angepasst werden müssen. Das stellt
Unternehmen vor einige Herausforderungen.
Auf jedem Brief findet man im Allgemeinen
oben links den Empfänger. Da
steht dann zum Beispiel „XYZ GmbH,
Max Mustermann, Lange Straße 7, …“.
Für eine lückenlose Dokumentation geschäfts‑
relevanter Vorgänge im E‑Mail‑Verkehr müssen
in vielen Unternehmen diverse Prozesse ange‑
passt werden.
Geschäftspost kam früher als Papier. Falls etwas schneller den Empfänger erreichen
musste, so hat man auch schon mal ein Telex auf die Reise geschickt. Dann kam das
Fax-Zeitalter und alles wurde fortan per Fax befördert. heute sind wir im E-Mail-Zeitalter
angekommen und auch die klassische Geschäftspost wird nun per E-Mail verschickt.
Was ist das Wichtige hieran? Der Empfänger
ist eine Firma. Innerhalb dieser
Firma wird auch der Bearbeiter dieses
Briefes bereits angegeben: Max Mustermann
in diesem Fall. Bei einem Fax
ist das nicht anders. Entweder wird sowieso
der ganze Brief gefaxt, also mit
Empfängerdaten, oder es gibt sogar
eine spezielle erste Seite, auf der diese
Daten nochmals aufgeführt werden.
Dieses Fax kommt dann zumeist an
einer zentralen Stelle an. Aber wichtig
ist, dass wir auch hier wieder den Empfänger
identifizieren können: Firma
XYZ GmbH.
Was passiert als nächstes? Ist auch
bei Ihnen in der Poststelle jemand, der
die Post zentral öffnet, einen Eingangsstempel
aufbringt und die Post dann in
die Fächer der zuständigen Kollegen
verteilt? Vielleicht gibt es auch Gruppenfächer
wie „Einkauf“ oder „Vertrieb“,
in die z. B. Rechnungen oder Bestellungen
verteilt werden.
Arturbo, iStockphoto.com