Decreto 481-08 Reglamento de Aplicación de la - Archivo General ...

1. El archivo receptor informa a la Comisión de Evaluación y Acceso
de Fondos Documentales la propuesta de suscribir un convenio
de comodato para que ésta emita su opinión.
2. La Comisión de Evaluación y Acceso de Fondos Documentales
procede a evaluar los documentos objeto del contrato.
3. En caso de opinión favorable, la Comisión de Evaluación y
Acceso de Fondos Documentales autoriza la elaboración del
contrato por parte del archivo receptor.
4. El archivo receptor lleva un registro de los documentos recibidos,
en el cual se hace constar las condiciones de acceso y la fecha
de devolución acordada en el convenio.
ARTÍCULO 60. Salida de documentos
Para la salida temporal de documentos históricos o administrativos,
debe seguirse el procedimiento siguiente:
1. La entidad o persona física interesada solicita por escrito al titular
del archivo correspondiente el préstamo de los documentos de
su interés.
2. El archivo correspondiente tramita la solicitud al director general
del AGN.
3. Aprobada la solicitud, en caso de documentos históricos, se
procederá a la tasación de los mismos, por personal calificado
para tales fines.
4. El solicitante, de ser requerido por el AGN, debe contratar una
póliza proporcional al valor estipulado en la tasación, que
asegure la documentación durante su permanencia fuera del
archivo.
5. El director general del AGN autoriza por escrito la salida de los
documentos. Los gastos de embalaje y transporte corren a cargo
del solicitante y éstos deben realizarse por una empresa
especializada, o por el personal de archivo, que garantice que los
documentos estén debidamente protegidos.
6. Los documentos serán retirados por personal debidamente
acreditado, mediante carta de entrega suscrita por el encargado
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