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TRÁNSITO Y LOGÍSTICA
Reconociendo que el proyecto inicial
está desfasado, Carlos Alarcón Durán,
subgerente de proyectos administrativos de
Chedraui comenta que la propuesta era
que de mayo de 2005 a marzo de este año,
los cuatro mil proveedores centrales operaran
al 100% con la factura.
“A la fecha sólo 800 proveedores, en
su gran mayoría pequeñas y medianas
empresas, se han sumado al uso esta
herramienta. La transición para los proveedores
no ha sido fácil por los altos costos
y porque fiscalmente no están obligados a
tener facturas electrónicas.
“Hemos sido flexibles con los que
faltan y los apoyamos con capacitación y
plazos para que se actualicen en el menor
tiempo posible, creemos que el proceso nos
llevará dos años o un poco más.
“Aunque para aquellos empresarios
o marcas que quieran iniciar negociaciones
con nosotros, sí es requisito indispensable
que emitan la factura electrónica”,
confirma Carlos Alarcón Durán.
Añade que por el momento Chedraui
se encuentran en la fase de recepción y el
siguiente paso será la emisión de facturas,
la cual estará lista a finales del próximo
año en sus cuatro centros de distribución y
sus 100 tiendas instaladas a lo largo de la
República.
Ante el panorama, de que no todos
los proveedores pudieran adoptar de manera
inmediata esta herramienta, la tienda
departamental El Puerto de Liverpool, que
desarrolló su proyecto entre noviembre de
2005 y marzo de este año con una inversión
de alrededor de 30 mil dólares, contempla
que todas las transacciones se
manejen electrónicamente al 100% para el
año 2008.
Actualmente trabajan en las áreas
de mercaderías en el centro de distribución
y tiendas, consignación y notas de
crédito y emisión de facturas a inquilinos
y clientes, rubros que consideran más
importantes.
“Tenemos alrededor de mil proveedores
y al día de hoy se han incorporado
504, siendo la mayoría empresas medianas
y pequeñas. Existe la disposición de las
grandes empresas por incorporarse, aunque
la complejidad de su organización
requiere un mayor tiempo de desarrollo
para estar listos.
Les estamos dando plazos de un mes
y medio para incorporarse y tener lista esta
tecnología, pues de ello depende también
nuestra competitividad y reducción de costos
internos”, enfatiza Luis Vicente Ortega
Larrauri, coordinador de Intercambio
Electrónico de Servicios Liverpool.
Las siguientes fases del proyecto que
pondrá en marcha Liverpool son: el almacén
de Huehuetoca, ubicado en el Estado
de México, donde se maneja la mercancía
Big Ticket (salas comedores y otras de gran
volumen); el área de mantenimiento, display
y suministros; así como la recepción
de facturas de proveedores de servicios, a
finales de este año.
Reconocen beneficios
Aun con el retraso de los proveedores, para
implementar la factura electrónica y sustituir
el uso de papel, son cada vez más las
empresas que están migrando a esta nueva
herramienta, beneficiando así a su cadena
de suministro con ahorros de hasta 80% en
costos de administración, aclaraciones,
cobranza y tiempos de emisión y recepción
de mercancías.
De acuerdo a IT Complements, los
beneficios varían de acuerdo al nivel de facturación
de cada empresa, esto es al emitir un
volumen aproximado de cuatro mil facturas
en papel, que al ser sustituidas por información
electrónica alcanzarían un ahorro permanente
de hasta cinco mil dólares.
Su director general, añade que el ahorro
depende de cómo se lleva y administra la
distribución de facturas, el número de copias
que se requieren, si se mandan por mensajería;
se destina personal para su envío; se
almacenan e incluso, hasta del mantenimiento
del lugar donde se resguardan.
“Con la aparición de la factura, el
original desaparece, lo que representa una
ventaja para el proveedor como para el
cliente en la cadena de suministro, ya que
cuando la mercancía llega a un centro de
distribución o al punto de venta, existe la
flexibilidad de que si el embarque sufrió
modificación en su trayecto, la factura se
corrige en ese momento y de manera automática
en una computadora, dejando
atrás el proceso anticuado por el que pasaba
una de papel recorriendo diversas oficinas
y manos dentro de la empresa, esa es la
primer ventaja en la cadena”, asegura
Luis Fernando Osorio.
Chedraui, una de las primeras en iniciar
su plan de transición y que recibió su
primera factura en diciembre de 2005, reconoce
que su principal beneficio ya lo percibe
en el área de recepción de mercancía.
Carlos Alarcón Durán, explica que el
grupo genera aproximadamente 75 mil facturas
al mes, por lo que los ahorros se
encuentran en el tiempo de recibo de la mercancía,
reducción en la incidencia de revisión
de facturas y disminución de errores.
En su caso El Puerto de Liverpool, a
pocos meses de haber iniciado el uso de las
facturas electrónicas, el efecto positivo se
ha visto reflejado en la disminución de
aclaraciones en pagos de facturas.
“Anteriormente era de 25%, en estos
momentos es de 17%, cifra que a fin de año
esperamos reducir a 10 por ciento.
Manejamos alrededor de 2,500 facturas al
día y este ahorro se ve reflejado en tiempo,
aclaraciones, archivo muerto y horas hombre
en bodegas donde se almacenan todavía
las facturas de los últimos cinco años”,
agrega Luis Vicente Ortega Larrauri.
La transición de la factura electrónica,
asegura Luis Fernando Osorio será similar
a la del código de barras, no es obligatorio,
pero si las empresas no la adoptan, simplemente
estarán fuera de la jugada”.
38 T21 I SEPTIEMBRE 2006