Manual associatiu sobre la constitució i posada en marxa d'una ...

1. Obligacions documentalsTota associació ha de disposar d’uns llibres en els quals constila informació rellevant sobre la marxa de l’entitat i que qualsevolsoci té dret a consultar.Tota associació es caracteritza per estar composada per socisque, un cop ingressen en una entitat, tenen uns drets i unesobligacions pel fet de formar-ne part.Un dels drets més importants, juntament amb el dret de participari decidir en la marxa de l’entitat mitjançant el dret de vot,és el dret d’estar informat de la gestió de l’entitat a la qual espertany. És per això que tota associació ha de acomplir unsdeures o obligacions documentals.L’article 323-4 de la Llei 4/2008 estableix com un dret bàsic deles persones associades poder consultar aquests llibres:“Els associats tenen el dret d’ésser informats de la marxa del’associació i, en particular, el dret de:a ) Ésser informats de la identitat dels altres associats, delnombre d’altes i baixes i de l’estat de comptes, per a laqual cosa poden consultar els llibres de l’associació.b ) Ésser informats per l’òrgan de govern, un cop convocadal’assemblea i amb antelació suficient, dels assumptesque s’hagi previst de tractar-hi, i rebre’n informació verbaldurant la reunió.c ) Obtenir un exemplar dels estatuts vigents i reglaments derègim intern, si n’hi ha.”La forma de complir amb els drets d’informació dels socisi tercers, es fa mitjançant els llibres de l’entitat.Llibres que ha de portar tota associacióCal que ens fixem en el que ens diu l’article 313-3 de la Llei4/2008 que disposa que tota associació ha de portar elssegüents llibres:■ Un llibre de registre dels associats i associades, on es facinconstar les altes i baixes de tots els socis inscrits a l’associació.Generalment hi constarà el nom, cognoms i lesdates d’alta i baixa, el domicili, telèfon de contacte, númerode compte corrent. D’aquesta manera, sempre es potsaber quants socis té l’associació i qui són per tal d’evitarerrors a l’hora de convocar-los a l’Assemblea General,enviar-los documentació, cobrar les quotes, etc. Cadamembre de l’Associació té un número de soci que no esmodifica encara que es produeixin altes i baixes.■ Un llibre d’actes, on figuren les reunions de les AssembleesGenerals, i dels altres òrgans de l’associació, com laJunta Directiva. En l’acta, s’hi hauran de reflectir tots elsacords que es prenguin durant les sessions i hauran de sersubscrits pel Secretari de l’associació amb el vist-i-plau delpresident.■ Un llibre de voluntaris, en aquelles persones jurídiquesen les quals col . laborin persones en règim de voluntariat.Aquest llibre ha de contenir la descripció mínima dela tasca que fan i la seva capacitació específica, si entenen.■ Respecte als llibres de comptabilitat, les persones jurídiqueshan de portar un llibre diari i un llibre d’inventarisi comptes anuals, llevat que les entitats no estiguin obligadesa presentar l’impost de societats. En aquest cas, noseran necessaris el llibre diari, ni el d’inventaris i comptesanuals, però sí que caldrà un llibre de caixa, on es detallinels ingressos i despeses.Aquest llibre de caixa ha de ser adequat a les activitatsque faci l’associació: s’hauran de portar al dia les entradesi sortides de diners i les operacions de naturalesa econòmicai financera relatives a l’exercici econòmic de l’activitatde l’associació. Les quantitats econòmiques que siguinun ingrés per a l’associació s’anotaran al deure. La quantitatde diners que l’associació paga s’anotaran a l’haver.El saldo són els diners que l’associació té disponibles encada moment.V. Inici de l’Activitat57