Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

4. Governo dei contratti per la realizzazione dei
Progetti
Nell’espletamento di un contratto gli attori coinvolti, Amministrazione-Fornitore o
Amministrazione-Monitore-Fornitore, hanno specifici compiti ed interessi. Per la buona
riuscita del contratto è importante che ciascuno di essi si senta fortemente motivato e
coinvolto negli obiettivi da raggiungere, che necessariamente devono essere condivisi.
Ciò non toglie che ognuno debba mantenere il proprio ruolo e le proprie competenze.
Per poter governare l’attuazione di un contratto è necessario approfondire quanto già
definito al suo interno e nel capitolato ad esso allegato. Nel contratto stipulato con il
Fornitore sono sicuramente presenti informazioni che determinano:
• l’obiettivo, ossia cosa realizzare;
• i tempi di realizzazione;
• i costi;
• i livelli di qualità;
• i prodotti finali, ossia il prodotto realizzato corredato da tutta la documentazione
necessaria.
In genere, i tempi di realizzazione del prodotto e/o del servizio costituiscono per
l’Amministrazione il vincolo più importante; spesso infatti, per esigenze amministrative o
legislative, i prodotti devono essere disponibili entro date improrogabili.
Nei documenti contrattuali non sempre si scende ad un livello di dettaglio tale da consentire
immediatamente la sua attuazione. Ciò implica che occorre identificare in modo
chiaro e inequivocabile una serie di metodi, strumenti e informazioni fondamentali per
far sì che tutti gli attori coinvolti possano “comunicare” tra loro.
Parlare di comunicazione può sembrare ovvio ma non lo è. Molti progetti possono naufragare
per informazioni sottintese, non dette, mai chiarite. È da tener presente che gli
attori coinvolti hanno estrazioni diverse, mentalità diverse e usano linguaggi diversi: si
pensi all’esperto informatico e al funzionario amministrativo. Ognuno dei membri del
team deve quindi sia condividere gli obiettivi contrattuali sia cercare la giusta lunghezza
d’onda per comunicare con gli altri interlocutori. È bene quindi definire, sin dall’inizio,
quali saranno le modalità di comunicazione, come devono essere fatti i documenti che
verranno prodotti dal Fornitore e approvati dall’Amministrazione, la periodicità, l’oggetto
e i partecipanti alle riunioni. Spesso vengono utilizzati modelli standard di documenti
allegati ai documenti contrattuali, quali i modelli predisposti, ad esempio, per i piani di
progetto, di qualità, di gestione del rischio che vengono stilati in fase di avvio e revisionati
in corso d’opera, come anche per i rapporti di monitoraggio della fornitura.
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N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006