Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

G OVERNO DEI CONTRATTI PER LA REALIZZAZIONE DEI P ROGETTI
• evoluzione della tecnologia;
• correzioni di errori o malfunzionamenti;
• adeguamento a nuove normative;
• riallocazione di risorse professionali;
• variazioni di priorità tra sottoprogetti o dei piani operativi;
• …
Le principali cause di ritardo e di maggiore spesa dei progetti sono il cambiamento dei
requisiti in corso d’opera e l’incontrollata estensione dello scopo e degli obiettivi del progetto
rispetto al piano originale.
Gestire il cambiamento significa definire un processo che assicuri metodi e procedure
standardizzate per un’implementazione efficiente di tutte le esigenze di cambiamento al
fine di minimizzare gli impatti sulla qualità del prodotto/servizio oggetto del contratto, sui
tempi e sui costi pianificati.
La corretta gestione dei cambiamenti comporta l’identificazione, la valutazione, l’autorizzazione,
la documentazione, la realizzazione ed il controllo delle modifiche. A tal fine,
colui che gestisce il contratto deve svolgere un ruolo attivo nelle procedure di controllo
dei tempi e dell’ambito del progetto, verificando che tutte le richieste di cambiamento
siano approvate ufficialmente, implementate correttamente nel rispetto dei tempi e dei
costi pianificati e con un rischio minimo per gli elementi già esistenti. Per poter fare questo
deve avere sempre come riferimento la baseline del progetto stesso, ossia un piano
di lavoro condiviso ed approvato ufficialmente con cui viene confrontata l’esecuzione del
progetto e vengono misurati gli scostamenti.
Un altro fattore critico di successo della gestione dei cambiamenti (Critical Success Factor
– CSF) è la comunicazione. Un difetto di comunicazione è molto spesso la ragione per
cui i cambiamenti non sono implementati correttamente .Tanto più è alto il numero di
stakeholder informati, quanto più sono maggiori le probabilità che la modifica sia implementata
correttamente.
A questo proposito, è anche importante stabilire un formato standard per la documentazione
delle richieste di modifica. Esistono diversi livelli di dettaglio nella definizione di
una richiesta di modifica in funzione dell’ambito nel quale la richiesta ha origine. Nella
maggior parte dei casi la richiesta di cambiamento nasce da una esigenza dell’utente e,
passando per i diversi livelli di analisi svolti dal responsabile del contratto, dal project
manager e dal responsabile della realizzazione, si arricchisce di informazioni che ne consentono
la corretta gestione.
I dati che una richiesta di modifica, cartacea o elettronica, deve sempre includere sono:
• numero di identificazione della richiesta;
• motivo della modifica;
• soggetto proponente;
• classificazione della priorità della modifica;
• classificazione dell’impatto determinato dalla modifica;
• soggetto che autorizza la modifica;
• data dell’autorizzazione;
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N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006