Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

G OVERNO DEI C ONTRATTI ICT
rappresenta anche un importante strumento di gestione del progetto: in esso devono
essere presenti le informazioni utili per organizzare il lavoro, coordinare le risorse, controllare
l’andamento del progetto, osservare con particolare attenzione le attività più critiche
ai fini del conseguimento degli obiettivi prefissati.
La versione iniziale del piano di progetto deve essere prodotta dal Fornitore all’inizio
delle attività progettuali e deve essere formalmente approvata dall’Amministrazione. In
particolare, l’Amministrazione dovrà verificare che esso sia coerente con i propri obiettivi
e che recepisca quanto dichiarato dal Fornitore in fase di offerta. Sovente infatti a livello
di capitolato tecnico, oltre a richiedere in maniera esplicita lo svolgimento di determinate
attività, viene data la facoltà al Fornitore di offrire attività aggiuntive, soluzioni particolari,
anticipo nei tempi di esecuzione di particolari attività. Questi aspetti, che spesso
contribuiscono ad indirizzare l’Amministrazione nella scelta di un’offerta, devono essere
recepiti all’interno del piano di progetto.
Il piano di progetto non è un documento da produrre una tantum ma, al contrario, esso va
mantenuto costantemente aggiornato, in quanto normalmente rappresenta lo strumento con
cui periodicamente il Fornitore e l’Amministrazione verificano lo stato di avanzamento dei
lavori, e concordano eventuali ripianificazioni e rimodulazioni di attività. La periodicità con
cui il piano di progetto deve essere prodotto dal Fornitore è specificata a livello contrattuale
e di solito dipende da fattori quali la complessità del progetto, la sua dimensione, l’importanza
per l’Amministrazione. Normalmente essa è mensile o bimestrale.
Anche le versioni del piano di progetto successive alla prima devono essere formalmente
consegnate dal Fornitore ed approvate dall’Amministrazione. L’approvazione del piano
da parte dell’Amministrazione potrebbe in alcuni casi rappresentare l’atto formale che
autorizza il Fornitore a fatturare le attività consuntivate nel periodo di riferimento del
piano, ma sarebbe più opportuno realizzare uno specifico documento che dettagli le
milestone raggiunte, le attività realizzate o i servizi erogati e poi, conseguentemente, procedere
alla fatturazione.
Un aspetto spesso trascurato nel piano di progetto è quello relativo al servizio di
garanzia. Se contrattualmente è previsto un periodo di garanzia di 24 mesi come stabilito
dalle nuove Normative europee, questo può essere visto come l’evento conclusivo
del progetto. In questo caso il Fornitore dopo l’accettazione della fornitura dovrà
assicurare, anche nel piano di progetto, la presenza delle risorse necessarie per coprire
il periodo di garanzia. A tutela dell’Amministrazione, è possibile riservare una piccola
percentuale (ad esempio il 5%) dell’ammontare del contratto da corrispondere a
conclusione della garanzia.
Nel capitolo 6 del presente manuale è riportata la struttura tipica del piano di progetto.
48
4.1.2 MISURARE LO STATO AVANZAMENTO LAVORI (SAL)
Come accennato in precedenza, le versioni successive alla prima del piano di progetto
normalmente rappresentano i documenti con cui contrattualmente viene formalizzato lo
stato di avanzamento delle attività.
Dal punto di vista pratico, il Fornitore può utilizzare diversi criteri con cui misurare l’avanzamento
e quindi l’andamento delle attività di natura progettuale. Di seguito si fornisce un
breve cenno a tali criteri, di cui in letteratura è possibile reperire maggiori informazioni.
N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006