Governo dei Contratti ICT - Archivio CNIPA

G OVERNO DEI C ONTRATTI ICT
Il responsabile di progetto dell’Amministrazione ha interesse ad esigere la massima chiarezza
e trasparenza dal Fornitore. In fase di avvio, è bene che si arrivi a definire un maggior
livello di specificazione rispetto a quanto previsto contrattualmente che tenga anche conto
dell’eventuale offerta migliorativa presentata dal Fornitore. Ovviamente, un contratto ben
scritto lascia poche possibilità di interpretazione e ne rende più semplice la gestione.
In particolare è bene che venga concordato:
• come si misura l’avanzamento (SAL) delle attività presenti nel piano di progetto,
la struttura del documento che il Fornitore dovrà redigere e la periodicità degli
incontri per la sua verifica (cfr. paragrafi 4.1.2 e 4.2.1);
• come gestire i rischi che potrebbero presentarsi durante lo svolgimento delle attività,
individuando quelli più probabili, stimandone l’entità e facendo preparare al
Fornitore un piano di gestione da sottoporre all’approvazione dell’Amministrazione
(cfr. paragrafo 4.2.3);
• come gestire i cambiamenti in corso d’opera in quanto, per i più svariati motivi,
è possibile che vengano messi in discussione requisiti già definiti e approvati o
in corso di realizzazione (cfr. paragrafo 4.2.4).
40
Durante tutta l’attività di governo viene consigliato al responsabile di progetto
dell’Amministrazione di tenere traccia di tutte le informazioni significative che possono
tornare utili anche dopo la conclusione del contratto stesso. Come previsto nella norma
ISO 10006, storicizzare le informazioni del contratto determina un valore aggiunto che
può essere utile per il governo di contratti successivi. In pratica, si può prevedere la
costituzione di un archivio elettronico dei contratti, nel quale ciascun responsabile può
annotare in modo strutturato tutto ciò che ha caratterizzato il suo contratto: dati caratteristici
(tipologia, durata, costi, Fornitore, utenti, prodotti, collaboratori, strutture
dell’Amministrazione interessate ….), richieste di cambiamento, scostamenti dei dati di
consuntivo rispetto al preventivo, rischi che si sono presentati e soluzioni adottate, problemi
incontrati nella gestione del Fornitore e altro ancora. Queste informazioni possono
costituire una preziosa banca dati consultabile dai responsabili di progetto
dell’Amministrazione quando devono fare stime di tempi e costi o individuare e stimare
i rischi.
Analogamente, poiché i deliverable di contratto sono generalmente costituiti da un insieme
strutturato di elementi quali risorse hardware, prodotti software e documenti che nel
tempo devono essere gestiti, è necessario disporre di un sistema che si occupi della conservazione,
della gestione di questi elementi e delle correlazioni tra loro esistenti: il sistema
di gestione della configurazione (Configuration & Ch’ange Management System).
In questo sistema può essere documentato tutto l’hardware e il software rilasciato in esercizio
in modo da avere sempre aggiornato l’inventario dell’Amministrazione (hw e sw
inventory). Stessa cosa per il patrimonio documentale se gestito direttamente
dall’Amministrazione e non dal Fornitore.
Tutto ciò, se fatto in corso d’opera, costa poco tempo in quanto le informazioni possono
essere registrate mano a mano che il responsabile le acquisisce. Più oneroso diventa se
deve essere fatto a contratto ormai concluso; il rischio è che non venga fatto mai e che
l’esperienza resti solo nella memoria del singolo responsabile: ciò non porta
all’Amministrazione il valore aggiunto atteso.
N. 27 I QUADERNI - Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione - MAGGIO 2006