metodologia e organizzazione delle attività di valutazione - Crui

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26 Conferenza dei Rettori D1) Procedure del sistema Al fine di dare attuazione pratica al SGQ, il CS deve predisporre procedure documentate proporzionate, in estensione e dettaglio, alla complessità del lavoro, ai metodi utilizzati, alle capacità e competenze del personale coinvolto nelle attività. Le procedure devono descrivere gli obiettivi e le modalità operative dei processi o delle attività che hanno un impatto sull’efficacia e l’efficienza del sistema di gestione della qualità. Le procedure devono essere scritte in maniera semplice e comprensibile, e non dare adito ad ambiguità interpretative. Il livello di dettaglio delle procedure dipende da quello utilizzato nel manuale della qualità e dalle competenze del personale che deve utilizzarle (più il personale è esperto e coinvolto, minore è la necessità di dettaglio delle procedure). Esempi di procedure da sviluppare all’interno del CS sono: • controllo della documentazione; • gestione delle non conformità; • gestione delle docenze esterne; • gestione del coordinamento didattico; • svolgimento delle attività di tirocinio/stage; • svolgimento delle verifiche interne. D2) Manuale della qualità Il CS deve approntare un Manuale della Qualità (MQ) in cui si descriva la politica per la qualità del CS e il sistema di gestione della qualità che ne permette l’attuazione. Il MQ può far riferimento, al suo interno, a procedure e/o a documenti del sistema di gestione della qualità. Il MQ può essere strutturato in modo allineato con i capitoli del modello qui descritto (con il raggruppamento per macro aeree), ma è consentita ogni forma di struttura, purché tutti i contenuti previsti siano presenti e sia fornita una correlazione con la struttura del presente modello. I CS che avessero già predisposto un MQ allineato al precedente modello possono mantenerlo, inserendo unicamente gli elementi nuovi previsti dal presente modello. D3) Controllo della documentazione e dei dati Il CS deve tenere sotto controllo tutti i dati ed i documenti necessari per il corretto svolgimento delle attività aventi influenza sulla qualità del processo formativo e di erogazione dei servizi di supporto (ad esempio, registri delle lezioni,
Conferenza dei Rettori 27 dispense, regolamenti, procedure, statuti, verbali, procedure, etc.). La corretta gestione della documentazione deve prevedere l’identificazione del documento, la definizione delle responsabilità di redazione e dell’eventuale approvazione, della distribuzione e dell’archiviazione, dell’eventuale modifica e del controllo dello stato di revisione. Tale gestione deve riguardare sia procedure, istruzioni, manuale della qualità, dispense, manifesto degli studi, etc. - da utilizzare come riferimento per lo svolgimento delle attività del CS - sia modulistica, registri, etc. da compilare nel corso delle attività stesse, tutti supporti necessari per la raccolta delle registrazioni della qualità. Il CS deve assicurarsi che non vengano utilizzati documenti superati e che tra questi ultimi quelli che devono essere conservati per motivi storici e/o legali siano adeguatamente identificati ed archiviati. Il CS deve riesaminare periodicamente l’estensione ed il dettaglio della documentazione al fine di verificare l’efficacia e l’efficienza del sistema documentale. In tal senso è opportuno verificare che: • la predisposizione di documentazione integrativa sia finalizzata al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi; • la documentazione già esistente sia a supporto dell’efficacia e dell’efficienza dei processi senza imporre una burocrazia inutile. D4) Controllo delle registrazioni della qualità La DCS deve definire le modalità di identificazione, raccolta, catalogazione, accesso, conservazione, mantenimento ed eliminazione delle registrazioni della qualità (ad esempio, registri delle lezioni compilati, verbali dei consigli di corso di studio, verbali di esame - statini compilati, compiti di esame, documenti relativi ai tirocini, risposte di questionari, etc.), necessarie a dare dimostrazione della raggiunta conformità a requisiti specificati. Le registrazioni della qualità (registri riempiti, verbali redatti, statini completati, etc.) sono documenti non revisionabili e da conservare sino alla loro eliminazione, per un periodo di tempo e secondo modalità che il CS deve definire opportunamente (ad esempio, in procedure o istruzioni). I - 6. Riesame da parte della Direzione L’Alta Direzione deve riesaminare periodicamente, ad intervalli prestabiliti, il sistema di gestione della qualità, in modo tale da verificarne l’adeguatezza ed
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