Ordina jaarverslag 2008 - BeursGorilla

• De kredietcrisis, in combinatie met de investeringen die
noodzakelijk zijn voor het doorvoeren van structurele
kostenreducties en uitgaande kasstromen in verband
met de verkoop van de BPO-activiteiten, zullen invloed
hebben op de financieringsbehoefte van Ordina.
Ordina onderhoudt regelmatig contact met haar drie
huisbankiers met de bedoeling zorg te dragen voor
afdoende financieringsruimte. Wij verwijzen naar de
toelichting 4.3 in de jaarrekening (pagina 75), alsmede
naar pagina’s 37 en 38 van het jaarverslag.
Operationele risico’s
• Beheersing van de steeds groter wordende projecten,
die in sommige gevallen deels offshore worden
uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van Ordina,
in combinatie met een algemene tendens van het
verschuiven van inspanningsverplichting naar resultaatverantwoordelijkheid,
blijft een risico dat continu
professionele aandacht behoeft en krijgt. Wij verwijzen
naar de pagina’s 24, 27, 35 en 41.
• Ordina acquireert bedrijven met het uiteindelijke doel
deze te integreren binnen de Ordina-organisatie om
zo de krachten te bundelen. Het is van belang de
integraties zorgvuldig te doen om het risico op
ongewenst verloop tot een minimum te reduceren.
Wij verwijzen naar de pagina’s 27 en 41.
• De schaarste op de arbeidsmarkt die op de lange
termijn zal aanhouden kan de toekomstige groei
afremmen. Wij verwijzen naar pagina’s 25 en 29.
Interne beheersing
Ordina geeft hoge prioriteit aan interne beheersing. De
interne beheersing wordt continu beoordeeld en verder
geprofessionaliseerd, waarbij er aandacht is voor de
governancestructuur, processen, systemen en controles
én bewustzijn onder management en medewerkers voor
het belang van de juiste toepassing daarvan.
Concreet is onze interne governance opgebouwd uit de
volgende bouwstenen:
Strategieontwikkeling
Aan de hand van de ontwikkelingen in de markt, de
kansen en bedreigingen die worden onderkend, een
analyse van sterktes en zwaktes en een strategische
risico-assessment wordt de strategie van Ordina en de
daaraan verbonden doelstellingen en ambities jaarlijks
kritisch beoordeeld en waar nodig bijgesteld. De Raad van
Bestuur draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. Tevens
wordt de strategische koers van Ordina jaarlijks uitgebreid
besproken met de Raad van Commissarissen.
Vertaling van strategische doelen naar
businessplannen en meerjarige ambities
De strategische doelstellingen, inclusief de belangrijkste
kansen en risico’s, worden met de directies van de verschillende
bedrijfsonderdelen gedeeld, zowel collectief als
individueel. De strategische doelstellingen van Ordina als
geheel en de bijdrage aan een of meer van die doelstellingen
door de verschillende bedrijfsonderdelen vormen
de basis voor de businessplanning en meerjarenplanning
van de onderdelen. Het businessplan bevat per bedrijfsonderdeel,
naast een financiële begroting, een aantal
concrete businessdoelstellingen die worden vertaald in
enkele Key Performance Indicatoren, die gedurende het
jaar consequent worden gemeten op voortgang.
Analyse van resultaten en forecasts en
maandelijkse interne rapportagecyclus
Maandelijks worden de financiële resultaten van de
bedrijfsonderdelen en hun forecasts met behulp van het
Ordina Management Informatie Systeem (Ordina MIS)
geanalyseerd, zowel op lokaal als op centraal niveau. Het
Ordina MIS, dat begin 2009 is vernieuwd, staat ter directe
beschikking van het management en de business controllers
van de bedrijfsonderdelen, evenals van de Raad van
Bestuur en de centrale afdeling Finance & Control.
Het management en de business controllers van de
verschillende bedrijfsonderdelen rapporteren maandelijks
schriftelijk over de voortgang van de realisatie van hun
businessplan, de daaruit voortvloeiende Key Performance
Indicatoren en financiële performance aan de Raad van
Bestuur en aan de centrale afdeling Finance & Control.
Maandelijks vinden aan de hand van die rapportage
voortgangsgesprekken plaats, waarin in elk geval worden
besproken: de in eerdere reviews afgesproken acties,
de relevante commerciële ontwikkelingen, de financiële
resultaten van de afgesloten maand en de daarbij
geactualiseerde forecasts, het verloop en de werving
van medewerkers en de voortgang in de uitvoering van
belangrijke projecten.
Transparante administratieve organisatie
Verantwoordelijkheden, bevoegdheden, functiescheidingen,
richtlijnen, procedures en processen zijn bij Ordina
op heldere en toegankelijke wijze vastgelegd in het Ordina
Succes Manual (digitaal handboek). Per proces is een
beschrijving toegevoegd van de relevante risico’s, inclusief
de toepasselijke key controls. Management en business
controllers van de bedrijfsonderdelen zijn verantwoordelijk
voor de correcte toepassing van de processen en systemen.
In 2008 heeft de nadruk gelegen op de bewustwording
voor het toepassen van de processen en procedures die
40
ORDINA JAARVERSLAG 2008
Verslag van de Raad van Bestuur