Ordina jaarverslag 2008 - BeursGorilla

zijn vastgelegd in het Ordina Succes Manual. De financiële
administratie wordt gevoerd in SAP, het binnen Ordina
gehanteerde primaire systeem voor de administratie en
de bedrijfsvoering. De keuze om financiële gegevens in
onze shared service centra te verwerken, draagt bij aan
de eenduidigheid en kwaliteit van onze financiële verslaglegging.
Het overgrote deel van de Ordina-organisatie is
hierop aangesloten. Acquisities worden, zodra sprake is
van verdergaande integratie, ook op het gebied van richtlijnen,
procedures en processen en systemen geïntegreerd.
Bij onze Belgische bedrijven geldt het Nederlandse interne
governancemodel als leidraad voor de verdere ontwikkeling
en professionalisering van de risicobeheersing.
Projectbeheersing
Een gedegen beheersing van resultaatverantwoordelijke
projecten begint bij een kritische beoordeling van
kansen en risico’s tijdens het commerciële proces en de
verplichte betrokkenheid van management van het juiste
niveau, afhankelijk van de omvang van een mogelijke
opdracht. Om dit te waarborgen is in 2008 de in 2007
opgestelde Deal Review Systematiek vernieuwd, op basis
waarvan in de verschillende fasen van een aanbesteding
een bewust besluit kan worden genomen om al dan niet
aan te bieden op een project of uitbesteding (bid no bid).
Belangrijk onderwerp binnen de Deal Review Systematiek
is de beoordeling van risico’s en de maatregelen die
kunnen worden genomen om deze te beheersen. Uiteraard
worden bij het aangaan van projecten risico’s geaccepteerd.
Deze moeten echter door een combinatie van
trackrecord, ervaring, strak project-management en contractuele
afspraken met de klant, inclusief een maximering
van aansprakelijkheid, te managen en te overzien zijn.
Om tot een eenduidige toepassing van de Deal Review
Systematiek te komen, zijn bid- en contractmanagement,
evenals de uitvoering van grote projecten op het gebied
van Consulting, ICT en Application Outsourcing, centraal
georganiseerd. Ook de voortgangsbewaking van deze
projecten is centraal belegd bij het Project Support Office.
Maandelijks rapporteert het Project Support Office over de
voortgang en eventuele knelpunten. De belangrijkste uitkomsten
hiervan worden meegenomen in de maandelijkse
reviewgesprekken.
Control selfassessment en interne en
externe audits
Het sluitstuk van onze interne governancestructuur wordt
gevormd door het afgeven van een schriftelijke bevestiging
door het 2e-lijnsmanagement dat gedurende het boekjaar
de processen en procedures zoals vastgelegd in het
Ordina Succes Manual zijn opgevolgd. Daarnaast wordt
periodiek een control selfassessment onder een brede
groep leidinggevenden uitgezet. Ten slotte worden interne
en externe audits uitgevoerd.
De afdeling Internal Audit, die rechtstreeks rapporteert
aan de Chief Financial Officer, voert audits uit op de
correcte toepassing en naleving van interne procedures
en richtlijnen. De oriëntatie ligt daarbij zowel op financial
als op operational audits. Doelstelling is om aan de hand
van de uitkomsten te komen tot een continue verdere
professionalisering van onze interne beheersing. Daarnaast
dragen deze instrumenten bij tot een voortdurende
verhoging van het risicobewustzijn binnen Ordina. Bij
Ordina BPO B.V., dat per 1 april 2009 wordt verkocht,
is een zelfstandige interne accountantsdienst actief die
zich specifiek richt op de correcte werking en inrichting
van de administratieve organisatie, mede met het oog op
eisen die toezichthouders, zoals DNB en de AFM, in dit
kader stellen.
Naast interne audits vinden externe audits plaats, zowel
op het gehanteerde kwaliteitssysteem als op de administratieve
organisatie en de financiële resultaten. Tevens
wordt op het gebied van Application Outsouring en BPO
onafhankelijke ‘assurance’ gegeven aan klanten op
het bestaan en de werking van relevante processen en
beheersingsmaatregelen. De externe accountant richt zich
op de correcte toepassing en werking van interne controlemaatregelen
die van belang zijn in het kader van de
totstandkoming van de jaarrekening. De uitkomsten van
de audits van de externe accountant worden mondeling en
schriftelijk gerapporteerd aan zowel de Raad van Bestuur
als de Raad van Commissarissen.
Conclusie
Als Raad van Bestuur zijn wij verantwoordelijk voor de
strategie met het bijbehorende risicoprofiel en de opzet en
werking van onze interne risicobeheersings- en controlesystemen.
Deze systemen zijn erop gericht om met een
redelijke mate van zekerheid, voortdurend op de hoogte te
zijn van de mate waarin wij onze strategische en operationele
doelstellingen bereiken, de betrouwbaarheid van
de financiële verslaglegging te borgen, en te handelen in
overeenstemming met op onze organisatie van toepassing
zijnde wet- en regelgeving.
De opzet van onze interne risicobeheersings- en controlesystemen
ten aanzien van onze strategische, operationele,
compliance- en financiële verslagleggingsrisico’s heeft
binnen Ordina hoge prioriteit en blijft, mede gezien de
ontwikkeling van de omgeving en de onderneming zelf,
Verslag van de Raad van Bestuur ORDINA JAARVERSLAG 2008 41