Maatschappelijk verslag 2011 - Surplus Groep

3.4 BedrijfsvoeringHet concern Surplus is te kenmerken als een concern, met daaronder de dochterstichtingen met eenoverwegend eigenstandige begroting en exploitatie. De dochters worden aangestuurd doordirecties/managers met gedecentraliseerde bevoegdheden binnen de kaders van het vastgesteldeconcernbeleid. Het kenmerk en het besturingsmodel van de organisatie moet de grote mate vanflexibiliteit en dientengevolge de ondernemingskracht blijven. Dit is niet alleen in het belang van deorganisatie, maar dient eveneens het belang van onze cliënten en onze medewerkers. In 2011hebben de volgende ontwikkelingen invloed gehad op de bedrijfsvoering.Strategische koersDe strategische koers die Surplus in 2007 vaststelde, is in 2009 geëvalueerd en was ook in 2011 nogbepalend voor de strategische richting van Surplus. Terugkijkend is in 2011 een groot deel van destrategische ambities van Surplus inmiddels gerealiseerd. In 2012 wordt een nieuwe strategischekoers opgesteld. De strategie voor WenS is op hoofdlijnen in 2010 verwoord in de notitie ‘Mensen inde hoofdrol’. De visie op de besturing van de samenwerkingsorganisaties zijn vastgelegd in hetbestuursplan ‘Van groei naar ontwikkeling’ dat begin 2011 is vastgesteld. De in deze notitiesafgesproken uitgangspunten worden integraal opgenomen in de nieuwe strategische koers vanSurplus die in 2012 uitgewerkt gaat worden.Vanaf begrotingsjaar 2013 worden per divisie meerjarenplannen en –begrotingen opgesteld. Devoorbereidingen hiervan zijn in 2011 gestart. Medio 2012 zijn de meerjarenplannen gereed.Planning & controlcyclusDe consequenties van het strategisch beleid en de meerjarenplannen worden in combinatie metfinanciële informatie vertaald in opdrachten aan de divisies in de zogenaamde jaarlijkse kaderbrief.Hierin staan de uitgangspunten (kaders) vermeld waarbinnen de jaarplannen en bijbehorendebegrotingen tot stand komen en komen rechtstreeks voort uit de in de meerjarenplannen genoemdethema’s. Deze uitgangspunten betreffen zowel beleids- als financiële uitgangspunten.De divisies stellen jaarplannen op. De plannen bevatten activiteiten die betrekking hebben op dereguliere activiteiten en het daarvoor benodigde personeel en materieel. Daarnaast wordenprojectplannen opgesteld gebaseerd op de speerpunten uit de kaderbrief en aansluitend bij dethema’s uit de strategische koers en de meerjarenplannen. De jaarplannen worden vertaald naar eenbegroting.Elke portefeuillehouder financiën wordt één keer per twee maanden door de Raad van Bestuuruitgenodigd voor een resultaatgesprek aan de hand van de financiële rapportage van de divisie(MARAP). Bij dit gesprek is ook de controller aanwezig.Daarnaast heeft elke manager één keer per vier maanden een resultaatgesprek met het lid Raad vanBestuur aan wie hij of zij verantwoording aflegt over de inhoudelijke resultaten van de voorgaandeperiode en verwachte resultaten voor de komende periode. De rapportages voor dit gesprek wordengemaakt aan de hand van formats, waarin de door de Raad van Bestuur benoemde kritischeprestatiefactoren zijn benoemd. Deze worden middels de resultaatgesprekken gemonitored. In hetgesprek wordt vooral ingezoomd op die zaken die aandacht vereisen. Opvallende of afwijkenderesultaten worden besproken en toegelicht. Waar nodig kan dit leiden tot bijstelling van jaarplannen ofdoelstellingen. Op eenzelfde wijze voeren de managers resultaatgesprekken met hunleidinggevenden.De planning & controlcyclus wordt in de eerste helft van 2012 herzien. Vooruitlopend daarop zijn in2011 al aanpassingen gedaan in rapportagestructuur, waardoor de maandelijkse rapportages tijdigbeschikbaar zijn, betrouwbaarder en voorzien van een toelichting van de verantwoordelijk manager.Risicobeheersing- en controlesysteemMet de rapportages zoals gebruikt in de planning & controlcyclus worden financiële resultaten, devoortgang van projecten, (zorg)inhoudelijke en kwaliteitsindicatoren en de ontwikkeling van hetprofessioneel handelen gemonitored en eventuele risico’s in kaart gebracht.Mede op verzoek van de Raad van Toezicht is in 2011 gestart met het in kaart brengen van debelangrijkste onderwerpen (ook gebaseerd op de checklist risicomanagement opgesteld door hetNationaal Register voor toezichthouders), waardoor zowel binnen de organisatie als ook voor Raadvan Bestuur als Raad van Toezicht in één oogopslag zichtbaar welke beleidsstukken en processenaanwezig zijn, welke instrumenten worden ingezet en welke rapportages er worden uitgebracht. OokJaardocument Surplus 2011 22Maatschappelijk verslag, definitief dd 22 mei 2012Auteur: L. Schipper