Manual de Registo e Controlo de Imobilizado CorpÃ³reo - ANA ...

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Manual de Registo e Controlo de Imobilizado CorpóreoCódigo: MAN 000003 Revisão: 07 Data de Publicação: 2010-10-19 Data de aplicação: 2010-10-19 Validade: N.D.c) Mensalmente os Autos de Medição são carregados no SAP/PS/IM pelo Gestor de ProjectoManual de Registo e Controlo de Imobilizado Corpóreoatravés da aplicação informática (ZEMPREIT). Os itens dos Autos de Medição (consideradosmercadorias) dão entrada no Sistema SAP/PS/IM por contrapartida de um Pedido deCompra previamente emitido, não ocorrendo movimento contabilístico algum, cumprindodeste modo as regras instituídas aquando da implementação do SAP PS/IM.d) As facturas referentes aos Auto de Medição dão entrada, sendo registadas e digitalizadasremetendo-as ao respectivo Gestor de Projecto a fim de as validar de acordo com o novoprocesso electrónico de validação de facturas. As facturas deverão conter todos osdescontos obrigatórios, nomeadamente reforço de caução; adiantamentos e outroseventualmente aplicáveis. Para que a contabilização das mesmas seja levada a cabo, o Gestorde Projecto deverá incluir no campo “Notas” da aplicação informática para a validação dosreferidos documentos a seguinte informação:- O Código de Elemento PEP (Plano de Estrutura de Projecto) ao qual se deverá lançar afactura;- O número do Pedido de Compra ao qual a factura está associado (procedimento válidopara as facturas que tenham sido processadas via SAP/MM);- O(s) número(s) da(s) entrada(s) de mercadoria ou o(s) números de registo de serviço(caso se trate de uma prestação de serviços) correspondente(s) à factura a contabilizar(procedimento válido para as facturas que tenham sido processadas via SAP/MM).Após inclusão da informação atrás mencionada o Gestor de Projecto devolve electronicamenteas facturas devidamente autorizadas ao CSP/CONTA.e) O CSP/CONTA na posse das facturas validadas electronicamente, acede ao SAP PS/IM econfronta a informação do Auto de Medição, nomeadamente o seu valor, com o valor darespectiva factura inscrevendo nesta o “Autorizado GDF”. Posto isto, procede ao lançamentoda mesma, via SAP/MM, numa Conta de Investimento que foi criada para o efeito. Após olançamento das facturas o CSP/CONTA procede ao desbloqueio da factura para permitir à32/93
Manual de Registo e Controlo de Imobilizado CorpóreoCódigo: MAN 000003 Revisão: 07 Data de Publicação: 2010-10-19 Data de aplicação: 2010-10-19 Validade: N.D.DFIN efectuar o pagamento. Mensalmente, a DFIN procede à transferência dos montantesregistados na Conta de Investimento para a Conta de Imobilizado em Curso. Esta passagem éManual de Registo e Controlo de Imobilizado Corpóreorealizada por PEP que constitui cada Empreitada e/ou Fornecimento.f) Por forma a serem imputados às diversas Empreitadas e/ou Fornecimentos, os TPE’s, deverãoser apurados mensalmente pelos Técnicos que se encontram sob a responsabilidade do Gestorde Projecto. O seu montante resultará do somatório dos custos inerentes à horas trabalhadas(custos directos) pelos técnicos e dos gastos suportados na prestação destas actividades(custos indirectos). Os procedimentos de cálculo de TPE’s encontram-se no Manual de SAPPS/IM.g) A Empreitada e/ou Fornecimento pode ficar concluída ou entrar em funcionamento de formafaseada ou em pleno. Consoante os casos, devem ser remetidos pelo Gestor de Projecto àDFIN os Autos de Recepção Parcial (ARPa) ou Provisória (ARPr) respectivamente.Deve o Gestor de Investimento comunicar por escrito à DFIN data de entrada emfuncionamento dos Bens.Com base nestas informações a DFIN procede à corporização total ou parcial dos Bens,transferindo-os de uma conta de Imobilizado em Curso para uma de Imobilizado Corpóreo,classificando os Bens de acordo com a Estrutura Codificativa residente em SAP/AM. A DFINdeverá também dar conhecimento da entrada em funcionamento dos Bens ao Núcleo deGestão de Risco afecto a esta Direcção, para que este proceda à sua inclusão na Apólice deSeguro de Riscos Patrimoniais;h) A DFIN aquando do encerramento da Empreitada e/ou Fornecimento e da corporização totaldos Bens agrega ao arquivo do Imobilizado em Curso o respectivo Auto de Recepção Parcial(caso exista), o Auto de Recepção Provisório e a Conta Final aprovada, transitando toda adocumentação para um arquivo de projectos encerrados.33/93
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