årsredovisning 2005 - Piteå kommun

år och även under 2005. Mängden fakturor visar den
totala mängden för kommunen.
Under 2004 och nio månader av 2005 har Bun:s måltidsverksamhet
hanterat sina fakturor själva (benämns
som registrerade leverantörsfakturor i tabellen).
Dessa hanteras numera genom scanning, varför
de hanteras av ekonomikontorets personal. Konsekvensen
av detta blir att produktiviteten ökar på
ekonomikontoret och att resurser lösgörs i köken,
d v s två mål uppfylls genom denna åtgärd.
◗ Inom IT-området har ökningen av användare, servrar,
programvaror etc, fortsatt under året. Till detta
kommer det faktum att lösningarna blir alltmer komplexa
och att IT som arbetsverktyg blir alltmer verksamhetskritiskt.
Även inom detta område har ökningen
klarats med oförändrade personalresurser.
◗ Inom ekonomistyrningsområdet har ett aktivt arbete
genomförts i syfte att förbättra kommunens prognossäkerhet,
både i budgetprocess och budgetuppföljningsprocessen.
Det kan noteras en avsevärd förbättring
i de prognoser som presenterats i samband
med delårs- och månadsbokslut.
◗ Inom ekonomiadministrativa området har en kundtjänst
startats upp i syfte att dels få en bättre resurshushållning,
dels kunna ge kunderna bättre service.
Dessutom uppnås bättre kontroll över svagheter och
brister i system och processer.
◗ Inom inköpsverksamheten har antalet upphandlingar
ökat väsentligt under de senaste åren. Mellan
2004 och 2005 har antalet upphandlingar ökat med
cirka 3%. Detta har genomförts med befintliga
resurser.
◗ En av grunderna i ekonomikontorets uppdrag handlar
om att lösgöra resurser till kärnverksamheten.
Detta har under senare år klarats genom bland annat
följande arbeten:
-Scanning av leverantörsfakturor – den centraliserade
och digitaliserade hanteringen av leverantörsfakturor
har dels lösgjort relativt stora resurser
i verksamheten samtidigt som kvalitén ökat
väsentligt.
-E-handel och då framförallt periodiska fakturor
som Telia-fakturorna har minskat hanteringen
ute i verksamheten.
-Försäkringslösningen med captivet SKFAB.
-IT-området i form av licenshantering, inköp, per­
49
kommunen
Kommunstyrelsen
sonalresurser – detta är ett område där kostnadsspiralen
går tydligt uppåt. Trots detta har kostnaderna
sänkts under den senaste fyraårsperioden.
För 2005 har kostnaderna för bland annat licenser
minskat med cirka 0,3 mkr. Här kommer
dock stora förändringar att vara nödvändiga, varför
ekonomikontoret initierat ett stort IT-projekt
som är en förlängning av SBC-projektet.
-Samordning med kommunala bolag gör att den
totala kostnaden minskar och den fasta kostnad
som belastar den kommunala verksamheten
minskar.
-Upphandlingar – under en lång rad av år har
ekonomikontoret haft tydlig styrning av arbetet
med att öka affärsmässigheten i kommunen. För
inköpsavdelningen har det inneburit att kostnaden
för nya avtal ska vara lägre än de förutvarande.
För 2005 uppvisas en kostnadssänkning motsvarande
cirka 1,7 mkr.
-Uppföljningar avseende avtalstrohet – sparar
pengar direkt åt verksamheten utan att kvalitén
påverkas.
Grad av måluppfyllelse
Sammanfattningsvis kan konstateras att ekonomikontoret
haft relativt hög grad av måluppfyllelse inom
samtliga fokusområden. Förbättringar jämfört med
föregående år redovisas avseende prognossäkerhet
och sjukfrånvaro. Det finns dock områden som behöver
utvecklas vidare och framförallt handlar det
om kommunens avtalstrohet, höja kvalitén på de styrande
dokumenten och att fortsatta arbetet att nå
målet med en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats.
Framtid och utvecklingsområden
Under kommande år fortsätter vidareutvecklingsarbetet
både inom förvaltningen, men även avseende
de kommunövergripande projekten:
◗ IT-fabriken
◗ Nyckeltalsarbete
◗ Avtalstrohet
◗ Elektronisk handel
◗ Samordning med de kommunala bolagen
◗ Digitaliserad beställnings- och fakturahantering.