Vejledning til Bekendtgørelse om krav til ... - Erhvervsstyrelsen

Vejledning til krav nr. 2 - Projektweb 26
jektweb for alle projektdeltagere gennem hele projektforløbet. Især når der løbende
kommer nye projektdeltagere til byggeprojektet.
I projektets IKT-aftale skal der henvises til regelsættet i projektwebmanualen.
Regelsæt Regelsættet bør som minimum indeholde:
Projektinformation
og dokumenttyper
Navngivning og
journalisering
• Typer af projektinformation og dokumenter.
• Navngivning og journalisering.
• Metadata.
• Hvem er ansvarlig for projektwebben.
• Mappestruktur og adgangsstruktur på projektwebben.
• Hvem har adgang til projektwebben og med hvilke rettigheder.
• Filformater dokumenter skal arkiveres i .
• Advisering.
Regelsættet skal indeholde generelle regler for, hvilke typer af projekt-information og -
dokumenter, der skal arkiveres og udveksles på projektwebben. Det skal afklares om
det kun skal omfatte tekniske og administrative projektinformation eller også kontraktuelle
dokumenter og lignende.
Alle beslutningsdokumenter skal arkiveres på projektwebben, således at alle relevante
parter kan følge med i, hvilke beslutninger, der er truffet gennem projektforløbet. Typiske
beslutningsdokumenter er byggemøde- og teknikmødereferater, aftalenotater og
tegninger samt breve og visse e-mails.
Almindelige breve, fax og tegninger på papir indgår også som projektdokumentationen
og skal derfor skannes og konverteres til digitale dokumenter, for derefter at arkiveres
på projektwebben.
Hvis e-mails indeholder relevant projektdokumentation skal de behandles som almindelige
dokumenter og skal arkiveres på projektwebben.
Det skal bemærkes at data lagret på projektwebben skal overholde persondataloven,
og at dette skal indskrives i projektwebmanualen.
Regelsættet skal indeholde regler for navngivning af dokumenter og eventuelt regler
for journaliseringsnummerering af dokumenterne.
Navngivningen og journaliseringen skal være i overensstemmelse med andre af byggeprojektets
projektmanualer, hvori der også angives navngivning. Det gælder især i CADmanualernes
regler for navngivning af CAD-filer og tegninger.