Referat - Greve Kommune

Greve ByrådGreve KommuneTorsdag den 15.06.06 kl. 17.00 i ByrådssalenReferatSide 493By24.ØkonomiregulativeDoc sagsnummer: 54837BaggrundGreve Kommune indførte i 2003 nyt økonomisystem. Samtidig blev loven omelektroniske betalinger vedtaget. Indførelse af ny teknologi og lovgivning har givetmulighed for indførelse af mere effektive arbejdsprocesser mht. betaling af regningerog tilrettelæggelse af de økonomiske kontroller. På den baggrund foreslås GreveKommunes Kasse- og Regnskabsregulativ moderniseret og ajourført, og Direktionenhar udarbejdet forslag til et nyt regulativ – Økonomiregulativet.BeslutningsgrundlagByrådet skal fastlægge de overordnede regler for Greve Kommunes økonomiskearbejdsprocesser i et regulativ. Direktionen foreslår et nyt regelsæt for de økonomiskearbejdsprocesser for at sikre en effektiv opgaveløsning og et internt kontrolniveau,som tager udgangspunkt i en afvejning af væsentlighed og risiko. Regelsættetbeskrives i et nyt Økonomiregulativ for Greve Kommune og skal godkendes afByrådet. Regelsættet er drøftet med revisionen og tilrettet med revisionens anbefalinger.I økonomiregulativet henvises der til en række bilag, der giver en mere detaljeretbeskrivelse og vejledninger til regelsættet. Der er udarbejdet en liste over bilagenemed beskrivelse af, hvem der godkender de enkelte bilag, og hvornår bilaget ergodkendt. Mange af bilagene er allerede godkendt, mens de resterende bilag udarbejdesefter Byrådets godkendelse af regulativet.Et af bilagene sættes hermed til behandling og godkendelse. Økonomiregulativetanvender udtrykket ”Væsentlighed og Risiko” som et gennemgående begreb fortilrettelæggelsen af det interne kontrolniveau. Der gives en mere udførlig redegørelsefor udtrykket i bilaget ”Væsentlighed og risiko”, der skal godkendes af Byrådet.TidsplanEfter Byrådets godkendelse af Økonomiregulativet gennemføres nedenståendetidsplan.Revisionen skal underrettes om ændringer af regulativet, før de sættes i kraft.Forvaltningen udarbejder resterende bilag til Økonomiregulativet, der godkendes afØkonomi- og Planudvalget, Byrådet eller Direktionen, se Listen med bilag.Forvaltningen gennemfører informations- og uddannelsesaktiviteter for ledere ogøkonomiske medarbejdere i efteråret 2006, og arbejdsprocesserne tilpasses, så detlever op til det nye regelsæt.Det nye økonomiregulativ træder i kraft pr. 1. januar 2007.KonsekvenserEfter Byrådets godkendelse af økonomiregulativ og bilag indføres de nye kontrollerog arbejdsprocesser i hele Greve Kommune pr. 1. januar 2007.BilagBilag til sagen:• Økonomiregulativ for Greve Kommune• Liste over bilag til regulativet• Bilag om ”Væsentlighed og risiko”