Fünfter Zusammenfassender Bericht 1997 - Hessischer Rechnungshof

Vierundzwanzigste Vergleichende Prüfung „Hessische Versorgungs- und
Zusatzversorgungskassen“
Aufbau- und Ablauforganisation
ihrer Satzung verankert. In allen drei Versorgungskassen für die Beamten und
bei zwei Zusatzversorgungskassen (Wiesbaden und Kassel) wurde jedoch diese
Kontrollaufgabe, auch wenn sie nicht ausdrücklich in der Satzung verankert
war, von den Verwaltungsräten beziehungsweise -ausschüssen wahrgenommen.
Lediglich bei der Zusatzversorgungskasse Frankfurt am Main ist aufgrund der
engen Einbindung der Zusatzversorgungskasse in die Verwaltung der Stadt
und aufgrund der besonderen Konstruktion des Kassenausschusses (Kassenleiter
beruft die Mitglieder des Kassenausschusses) eine solche Kontrollaufgabe
nicht vorgesehen. Hier obliegt die Kontrollaufgabe der Stadtverordnetenversammlung.
Die Verwaltungsräte beziehungsweise -ausschüsse tagten im Regelfall zweibis
dreimal im Jahr. Die Mitgliederversammlung, die satzungsgemäß nur bei
der Beamtenversorgungskasse Kurhessen-Waldeck in Kassel besteht und der
dort die Wahl des Verwaltungsausschusses, Satzungsänderungen oder die
Entscheidung über die Auflösung der Versorgungskasse vorbehalten ist, trat
grundsätzlich nur in einem Vier-Jahresturnus zusammen, um die Mitglieder
des Verwaltungsausschusses für die Dauer von vier Jahren zu wählen. Ihre
nächste Versammlung findet voraussichtlich im Spätsommer des Jahres 2000
statt. Unter der Berücksichtigung, daß die Leitungsorgane der Kassen den
Vorsitzenden der Verwaltungsräte beziehungsweise Verwaltungsausschüsse
vereinbarungsgemäß regelmäßig über besondere Vorkommnisse unterrichtet
haben, ist die Häufigkeit der Tagungen für das Kontroll-, Berichts- und Entscheidungswesen
als ausreichend zu beurteilen.
2.7 Aufbau- und Ablauforganisation
Da die vier Zusatzversorgungskassen und die drei Versorgungskassen jeweils
ein gleiches Aufgabenspektrum aufweisen, sind sie auch in ihrem organisatorischen
Aufbau und Ablauf ähnlich. Alle Zusatzversorgungskassen und alle Versorgungskassen
kennen die Arbeitsgebiete Mitgliederverwaltung, Aktivenbereich
und Rentenbereich sowie Versorgungsbereich. Daneben haben alle Versorgungskassen
ein Rechnungswesen und ein Finanzmanagement (Geld- und
Kapitalanlage).
Bei allen Kassen war eine qualitativ gute Arbeitsleistung zu erkennen. Allerdings
wird diese Qualität durch sehr viele Prüfungsschritte und Kontrollen erzielt.
Die Intensität der Prüfungsschritte wie auch die Kontrollen variieren von
Kasse zu Kasse, erscheinen aber unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu
hoch. Ursache ist beispielsweise die sehr starke Zerlegung von Prozessen, die
jeden darin eingebundenen Bearbeiter zwingt, sich neu in den Vorgang einzulesen
und ihn erneut zu prüfen. Die Überörtliche Prüfung regt daher an,
Vorgänge insgesamt und abschließend von einem Mitarbeiter erledigen zu
lassen. Die Prüfungsschritte ließen sich durch Stichproben mit einer ausreichenden
Aussagegenauigkeit weiter verringern.
Ein weiterer, bei allen Kassen festgestellter Mangel ist die teilweise unzureichende
Delegation von Verantwortung auf Gruppenleiter- und Sachbearbeiterebene.
Die gesamte Eingangspost durchläuft, von wenigen Ausnahmen abgesehen
(zum Beispiel Beihilfeanträge), den Dienstweg über alle Hierarchien. Ein wesentlicher
Teil der Meldungen und Anträge ist jedoch als unkritisch einzustufen.
Sie könnten daher direkt dem Sachbearbeiter zugeleitet werden. Nur Pro-
7
Gute Arbeitsleistung,
zu viele
Prüfungsschritte
Mangelnde
Delegation
Dienstweg