c // mag - Fachzeitschrift für Informationstechnologien, Geoinformationssysteme

ternehmen identifi ziert, die die angefragte Dienstleistung
hätten erbringen können. Doch, nicht verwunderlich, die
meisten Unternehmen hatten den Auftrag als Software-
Entwicklungsauftrag aufgefasst. Womit wir wieder bei der
Informationstechnologie wären. Eine Erkenntnis, die das
gleiche Unternehmen schon früher in einem anderen Projekt
in Polen erfahren hat.
Eigenständige Ausgründung
Letztendlich wurde dann die Entscheidung getroffen,
dass der verpfl ichtete Scout ein eigenes neues Dienstleistungsunternehmen
gründete, nach rumänischem Recht
und einer vertraglichen Vereinbarung mit dem deutschen
Auftraggeber. Nur so konnte gewährleistet werden, dass die
relativ komplizierten Steuerregeln Rumäniens berücksichtigt
werden, und dass der neue Outsourcing-Partner seine
Dienste völlig auf die Anforderungen einstellen konnte.
Dies beginnt mit der entsprechenden Bandbreite für die
die "Gewissensfrage"
„Mir hat ein Unternehmen eine Rechnung als PDF geschickt.
Reicht diese Form?“
Die kurze Antwort nach Radio Eriwan lautet: Im Prinzip
ja, aber nur, wenn sie mit einer qualifi zierten elektronischen
Signatur versehen ist. Im § 14 Umsatzsteuergesetz sind die
Formvorschriften für Rechnungen klar geregelt. Wenn Sie
eine Rechnung als PDF akzeptieren, die keine elektronische
Signatur hat, dürfen Sie keine Vorsteuer ziehen. Mit dieser
Vorschrift sollten Sie nicht leichtfertig umgehen. Es kann
Ihnen bei der Steuerprüfung sonst passieren, dass der Prüfer
aufgrund einer Stichprobe den Umfang der entgangenen
Steuer hochrechnet und Ihnen eine saftige Nachforderung
stellt.
Woran erkennt man überhaupt, dass die Rechnung elektronisch
signiert ist? Zwei Formen sind möglich: die elektronische
Signatur als separate Datei, typischerweise mit der
Endung .cms oder .ads oder als in die PDF-Datei eingebettete
Signatur. Der erste Fall ist offensichtlich, im zweiten Fall
müssen Sie Ihren PDF-Reader bemühen, um zu sehen, ob die
Datei eine Signatur enthält. Es reicht jedoch nicht zu prüfen,
dass eine Signatur vorhanden ist, Sie müssen auch prüfen
ob die Signatur gültig ist. Dazu verpfl ichten die Grundsätze
zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen,
?
063
notwendige Internetverbindung bis hin zu banalen Dingen
wie die Beschaffung von PC-Tastaturen, die der westdeutschen
Tastenbelegung und dennotwendigen Sonderzeichen
entsprechen.
Wie in allen anderen Outsourcing-Projekten gilt jedoch
auch hier: ständige Kommunikation mit den dort vor Ort
tätigen Mitarbeitern; Information der Mitarbeiter über
den Projektstatus und zukünftige Planung; Entlohnung der
Mitarbeiter über der üblichen Norm des Landes, aber in
angemessenem Rahmen.
Ralph Peter Rauchfuss
Der gelernte Verlagskaufman, Jahrgang 1954,
hat über 30 Jahre bedeutende Fachverlage
geleitet. Rauchfuss ist heute Herausgeber der
Fachzeitschrift „verlagswelt“ und des
Internetportals www.verlagswelt.de
die unter dem Kürzel GDPdU bekannt wurden. Leider gibt
es kein universelles Prüfverfahren, der Rechnungssteller
muss Ihnen mitteilen, wie Sie die Rechnung prüfen können.
Nicht unüblich ist es, ein Webportal anzubieten, auf
das die Dokumente und die Signaturdatei geladen werden.
Einfacher ist, wenn Sie zusammen mit Rechnung und Signatur
noch einen Prüfbericht bekommen. Aber Vorsicht:
Der Prüfbericht darf natürlich nicht vom Rechnungssteller
stammen, das verstieße gegen das Selbstprüfungsverbot.
All dies soll Sie nicht bange machen. Es gibt mittlerweile
viele Produkte zum einfachen Umgang mit elektronischen
Signaturen und auch viele Dienstleister, die Sie beauftragen
können. Sie brauchen sich aber auf keinen Fall in Zugzwang
setzen zu lassen. Wenn Sie lieber eine Papierrechnung haben
wollen (z. B. weil Sie den Papierprozess mit einer Scan- und
OCR-Lösung weitgehend automatisiert haben, z. B. mit Invoice
CENTER von Océ Document Technologies :-)), können
Sie Ihren Lieferanten auffordern, Ihnen eine konventionelle
Rechnung zu schicken. Er muss dem nachkommen.
Das aber sollten Sie umgehend tun, sonst leitet Ihr Lieferant
aus konkludentem Handeln Ihr Einverständnis ab – und das
gilt dann für die Zukunft.
Johannes Schacht
Leiter Marketing, Océ Document Technologies