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SER Solutions Deutschland GmbH, Dirk Sveistrup, dirk.sveistrup@ser.de • KSA Kommunaler Schadensausgleich, Jörn Poerschke, info@ksa.de
Im zweiten Schritt entwarfen die Projektverantwortlichen
den eigentlichen Workflow. Er ermöglicht die elektronische
Kommunikation zwischen Posteingang, Registratur, Sachbearbeiter,
Schreibbüro, Abteilungsleiter, Mitglieder des KSA,
Gutachter und dem Postausgang sowie die Einbindung des
Output-Managements für die Druckausgabe. Bei der Konzeption
der elektronischen Akte musste die unterschiedliche
Aktenstruktur der drei Abteilungen Allgemeine Haftpflicht,
Kraftfahrt und Heilwesen berücksichtigt werden. Der komplette
Datenbestand des KSA, pro Jahr ca. 60.000 Akten mit
chronologischem Aktenteil und Farbfoto-Register, wird
seitdem vollständig in das System übernommen. Dabei
erfüllt die elektronische Akte alle Anforderungen bezüglich
Vollständigkeit, Integrität und Authentizität wie die herkömmlichen
Papierakten. Geplant ist, diese Akten auch im
Internet im nur für Mitglieder des KSA zugänglichen Online-
Mitgliederservice (OMS) bereitzustellen.
Die neue Schadenbearbeitung: alles elektronisch!
Vor Einführung des SER-Workflows wurde der Dokumenteneingang
von der Poststelle in die entsprechenden
Registraturen gebracht. Diese legten entweder Neuschäden
mit entsprechenden Akten an oder brachten die Schreiben
(Nachgänge) zum Sachbearbeiter und zogen ihm die entsprechende
Akte dazu. Die Zustellung der Post dauerte innerhalb
des KSA schon mal ein bis zwei Tage. Anschließend
diktierte der Sachbearbeiter zu dem Vorgang ein Schreiben.
Wenn das Band voll war, brachte der Schreibdienst das Band
in den Schreibdienst, wo die Schriftstücke geschrieben,
ausgedruckt und mit Anlagen versehen über die Poststelle
wieder dem Sachbearbeiter vorgelegt wurden. Hatte dieser
noch Änderungen, wiederholte sich das Prozedere.
Sachbearbeitung am Telearbeitsplatz
Heute sind die Prozesse des internen Postverkehrs vollständig
abgeschafft. Die Poststelle bringt die Post zur
IMG (Input-Management-Group). Dort werden die Briefe
geöffnet, entklammert, eingescannt und revisionssicher archiviert.
Automatisch erkannte Post wird in Realtime dem
zuständigen Sachbearbeiter zugestellt. Dabei spielt es keine
Rolle mehr, wo sein Schreibtisch tatsächlich steht. Sachbearbeitung
am Telearbeitsplatz ist nun genauso effizient wie
Sachbearbeitung im KSA in Berlin. Automatisch klassifiziert
wird die Eingangspost nach Sparten und Risiko. Nicht erkannte
Dokumente gelangen zur Registratur, die die Dokumente
manuell der entsprechenden elektronischen Akte
zuordnet.
Schnellere Durchlaufzeiten
075
Mittlerweile 50 Schadenbearbeiter öffnen die elektronischen
Akten im DOXiS Outlook-Client von SER und
nehmen anhand der Schadenmeldung die Bearbeitung vor.
Zumeist wird der Sachbearbeiter eine Mitteilung an den Anspruchsteller
diktieren. Der Schreibdienst erstellt zum digitalen
Diktat ein digitales Dokument, das der Sachbearbeiter
der elektronischen Akte hinzufügt. Um das Dokument an
den Anspruchsteller zu versenden, leitet der Sachbearbeiter
das Dokument per Knopfdruck weiter. Sekunden später ist
das Schreiben in der Druckstelle. Dort werden die Dokumente
zentral gesammelt und gedruckt - täglich bis zu 1.500
Schreiben. „Für den KSA heißt Fortschritt im Büro heute,
die papiergebundene Organisation zu überwinden. Die
elektronische Verteilung von Dokumenten und Vorgängen
führt zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität,
Effizienz und Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen. Die
Durchlaufzeiten werden durch den Wegfall der Transport-,
Liege- und Wartezeiten erheblich beschleunigt, was auch einen
wesentlichen Vorteil im Bereich der Telearbeit darstellt“,
erläutert Dr. Bernd Kathe, Abteilungsleiter KSA, den Nutzen
der SER-Lösung.
Durch die Einführung des Workflows kann der KSA
außerdem die Telearbeit (Homeworking) ausweiten, was
weitere Bürofläche einspart und somit einem Anstieg der
Verwaltungskosten entgegenwirkt. Die Mitarbeiter können
noch flexibler mit ihrer Zeit umgehen. Vordergründig ist
jedoch die Verbesserung der Schadenbearbeitung in qualitativer
und quantitativer Hinsicht, die bessere Betreuung
der Mitglieder, die sich in der Endausbaustufe ihre Akten
sogar im Online-Mitgliederservice ansehen können.
Vollintegrierte Lösung
Bei dem KSA hat SER eine ganzheitliche, integrierte Lösung
geschaffen, die den gesamten Prozess vom Posteingang bis
zur Druckausgabe der Ausgangspost umfasst. Die Lösung
integriert die Module der DOXiS iECM-Suite von SER zur
Dokumentenerfassung, Posteingangsbearbeitung, Archivierung
und Vorgangsbearbeitung mit verschiedenen KSA-
Systemen wie die Diktiersoftware und die KSA-Datenbank
zur Schadenbearbeitung. Über den DOXiS Outlook Client
erreichen die Sachbearbeiter alle benötigten Funktionen.
Bärbel Heuser-Roth
SER Solutions Deutschland