c // mag - Fachzeitschrift für Informationstechnologien, Geoinformationssysteme

078 Alltag
nachgefragt
Grundlage Workflow
‚Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung’
hat unter dem Kürzel DOMEA in der öffentlichen
Verwaltung eine wechselvolle Vergangenheit. Einst als Rahmenkonzept
für DMS-Lösungen gedacht, durften in der
Folge auch die Hersteller ein DOMEA-Zertifikat auf ihre
Systeme kleben. Wirklich wichtige Komponenten blieben
von der Zertifizierung jedoch unberührt. Heute weiß niemand
so recht, was DOMEA jetzt und in der Zukunft leisten
kann und soll.
Dennoch hat DOMEA in der Vergangenheit durchaus
seinen Sinn gehabt, so wie beim Bundesamt für Migration
und Flüchtlinge in Nürnberg. Im Rahmen größerer Infrastrukturmaßnahmen
wurden dort ab 2001 die Mitarbeiter
flächendeckend mit PCs ausgestattet. Das gesamte Projekt
war einen zweistelligen Millionenbetrag schwer und beinhaltete
unter anderem die Einführung von Workflows für die
Bearbeitung der Akten.
Von Asylon zu DOMEA
„Das war das größte Projekt, das wir jemals durchgeführt
haben“, sagt Marc Niedenzu, der heute Referatsleiter für
Softwareproduktion und -weiterentwicklung ist. Als man
1998 entschied, das Altprodukt ‚Asylon’ abzulösen, war
Niedenzu als Referatsleiter IT-Services an der Evaluation
und Implementierung des neuen Systems beteiligt. Asylon
war veraltet und ließ sich nicht mehr ausbauen, geschweige
denn warten. „Asylon hatte eine zentrale Struktur, wir
aber sind dezentral organisiert“, beschreibt Niedenzu einen
wesentlichen Nachteil des alten Systems. Da ab 1993 die Bearbeitung
der Anträge flächendeckend in die Außenstellen
verlagert wurde, war eine strukturelle Änderung dringend
notwendig. „Es gab eine rein elektronische Akte, die sehr
rudimentär gestaltet war. Das war´s. Das System war parallel
zur gesamten Bürokommunikation entstanden.“
Kunde ... Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
Dienstleister ... Siemens Business Service
System ... Open Text
Projektdauer ... ca. 4 Jahre
.
Anzahl Anwender ... ca. 1.500 Arbeitsplätze
Kontakt ... www.sbs.de
‚Soft-Start‘ für die Außenstellen
DOMEA wurde damals nicht als Rahmenkonzept gewählt,
sondern es ging um die Suche nach einem zertifizierten
Produkt. Insbesondere das Workflow-Modul stand im
Vordergrund. Die Ausschreibung des Projektes ging an
Siemens Business Service (SBS), das Workflow-Modul
kam, DOMEA-zertifiziert, von Open Text, frisch von SER
eingekauft. Stellvertretend für die gesamte Organisation
ließ das Bundesamt eine seiner Außenstellen ihre Verfahren
beschreiben.
Heraus kam ein Pflichtenheft, das SBS als Grundlage für
einen Prototypen der Anwendung diente, der wiederum in
der Außenstelle getestet wurde. „Nach diesem Soft-Start haben
wir schrittweise das System in den anderen Außenstellen
implementiert“, sagt Niedenzu. „Zwar war angedacht, zu
einem Zeitpunk x einfach nur einen roten Schalter umzulegen,
doch diese Variante war die bessere.“
Dass die Workflow-Komponente von Open Text eigene
Modifikationen zuließ, kam dem Bundesamt entgegen. „Es
war damals das einzige Produkt, was diese Möglichkeit bot.
Und genau das haben wir später gebraucht, denn die Außenstellen
haben aufgrund ihrer örtlichen Gegebenheiten
ihre eigenen Ausprägungen in den Abläufen.“
Workflow, der bleibt
nachgefragt@hw-medien.de
2003 war der flächendeckende Einsatz, zurzeit werden die
Gerichte online in die Abläufe mit eingebunden. 2004 dann
wurde das neue System, für das es zum damaligen Zeitpunkt
keine Vorlage gab, auf der CeBIT vorgestellt. In der Folge
kamen sogar ausländische Delegationen nach Nürnberg,
um sich die Lösung vorführen zu lassen. Grundlage dafür
ist weiterhin das von SBS entwickelte System mit der Workflow-Komponente
von Open Text. Marc Niedenzu über den
Verlauf des Projektes: „Im Nachhinein hätte sicher einiges
einfacher gelöst werden können, in der Summe aber ist das
Resultat positiv. Wir können heute auch viele Bausteine
selbst programmieren, ein Gewinn für unsere Mitarbeiter.
Aus unserer Sicht ist das Produkt zukunftsfähig. Deshalb
wollen wir von DOMEA 3.1 auf 4.0 umstellen.“
Die Verbesserungen, die mit der Einführung des Systems
kamen, sind bis heute geblieben: ein beschleunigtes Verfahren,
Akteneinsicht über die Außenstellen hinweg und generell
mehr Information über die Vorgänge. Marc Niedenzu:
„Das Projekt hat insgesamt vier Jahre gedauert. Es gab den
einen oder anderen Rückschlag. Aber wir hatten keinen Datenverlust,
keinen Ausfall während der Implementierung.
Und die Mitarbeiter arbeiten produktiv mit dem System.“