CSR & Compliance - Themenschwerpunkt im Jahrbuch Global Compact Deutschland 2014

Compliance
Einstellungskriterien
Grundsätzlich gelten für die Einstellung die gleichen Kriterien
wie für einen Unternehmensjuristen. Großunternehmen legen
dabei bevorzugt Wert auf überdurchschnittlich abgeschlossene
Examina. Aber auch und gerade in kleinen und mittleren
Unternehmen können mittelprächtige Examensnoten durch
Zusatzqualifikationen ausgeglichen werden. Neben dem juristischen
Verständnis sind insbesondere betriebswirtschaftliche
Kenntnisse von großem Vorteil. Darüber hinaus sind hervorragende
Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten gefragt,
da in der Regel direkt an das Top-Management oder gar den
Aufsichtsrat berichtet wird. Stellt der Compliance Officer
eine Einzelkämpferposition im Unternehmen dar, werden
außerdem hohe Anforderungen an die Organisationsfähigkeit
gestellt. Eine zupackende „Hands on“-Mentalität ist dabei von
großem Vorteil.
Beispiele aus der Praxis
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Folgende Beispiele aus dem Arbeitsalltag eines Compliance
Officers sollen das verdeutlichen. Um wirtschaftskriminellen
Handlungen vorzubeugen, müssen die Mitarbeiter erst einmal
wissen, welche Regeln es im Unternehmen überhaupt gibt.
Ein konsistentes und widerspruchsfreies Regelwerk an Richtlinien
ist ein elementarer Bestandteil einer jeden Compliance-
Organisation. An dieser Stelle kommt dem Compliance Officer
die Aufgabe zu, das vorhandene Regelwerk in regelmäßigen
Abständen zu analysieren und auf seine Aktualität hin zu
überprüfen bzw. einen gegebenenfalls notwendigen Anpassungsprozess
zu starten und zu überwachen.
Als Standard aller Regelungen gilt mittlerweile ein allgemeiner
Verhaltenskodex. Dieser wird üblicherweise durch
Richtlinien zu den Themen Annahme von Geschenken und
Einladungen, Regelungen zur Vergabe von Aufträgen und
zur Zeichnungsberechtigung ergänzt. Bei börsennotierten
Aktiengesellschaften ist zudem eine Regelung zum Handel
mit Aktien des eigenen Unternehmens quasi Pflicht. Aber
auch neuere Themen, wie der Umgang mit bzw. die Veröffentlichung
von Unternehmensinformationen auf sozialen
Plattformen im Intranet, gewinnen an Bedeutung. Aufgrund
dieses breiten Themenspektrums bleibt es dem Compliance
Officer nicht erspart, sich mit den verschiedenen Rechtsgebieten
auseinanderzusetzen. Dabei hilft es sehr, sich mit
Compliance-Verantwortlichen in anderen Unternehmen zu
vernetzen und auszutauschen, da fast in allen Unternehmen
gleiche oder ähnliche Regelungen existieren. Das Rad muss
also nicht jedes Mal neu erfunden werden.
Erste Compliance-Säule: Vorbeugen
In der Praxis zeigt sich dann allerdings, dass die Richtlinien nur
von wenigen Mitarbeitern gelesen und verstanden werden. Hier
kommt im Gegensatz zu früher die Compliance-Organisation
ins Spiel. Ein Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Kommunizieren
der vorhandenen Regeln und das regelmäßige Training
der Mitarbeiter zu allen wichtigen Themen. Hier steht in der
Regel die Korruptionsprävention an erster Stelle. Dies kann
je nach Unternehmensgröße durch Präsenzschulungen, aber
auch durch neuere Lernformen, wie z. B. sogenannte „Webbased
Trainings“ (eLearning), erfolgen. Bei der Einführung
einer eLearning-Schulung ist durch den Compliance Officer
ein umfangreiches Projekt ins Leben zu rufen. An diesem
Projekt sind dann u. a. Bereiche wie die IT, der Einkauf, das
Controlling, die Personalabteilung, der Betriebsrat und die
Unternehmenskommunikation einzubeziehen. Dabei ist der
Compliance Officer zwingend auf die Unterstützung aller
Fachbereiche angewiesen. Dies verdeutlicht die Anforderungen
an die Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit
zur Projektorganisation des Compliance Officers, wenn ein
solches Vorhaben gelingen soll. Bei Präsenzschulungen sind
außerdem gute didaktische Techniken, ein sicheres Auftreten
und Präsentationsfähigkeiten von großem Vorteil.
Ebenfalls gewinnt im Alltag die beratende Tätigkeit immer
mehr an Bedeutung. Durch entsprechende Schulungen werden
die Mitarbeiter sensibilisiert. Folglich stellen sich in der täglichen
Praxis immer wieder Fragen, zu denen der Compliance
Officer kontaktiert wird. Hier sind dann keine schematischen
Schwarz-Weiß-Antworten gefragt, sondern ein sorgfältiges
Abwägen der konkreten Umstände und der möglichen Auswirkungen
auf das jeweilige Geschäft des Unternehmens. Dazu
gehört, gegebenenfalls auch zusammen mit dem Fragesteller
konstruktive Lösungen für die Lösung des Problems zu finden.
Entscheidungen müssen außerdem nachvollziehbar und plausibel
begründet werden, um von den Mitarbeitern akzeptiert
zu werden. Denn eines darf nicht vergessen werden: Ein zu
striktes Beharren auf überzogenen und nicht praxistauglichen
Grundsätzen kann schnell zu einer überängstlichen Unternehmenskultur
führen. Aus der Angst, Fehlentscheidungen
zu treffen, werden dann überhaupt keine unternehmerischen
Entscheidungen mehr getroffen. Gerade Unternehmen, die
in einem starken Fokus der Öffentlichkeit stehen und / oder
Kundenbeziehungen zu der öffentlichen Hand pflegen, müssen
hohe Maßstäbe an ein ethisch einwandfreies Handeln legen.
In einem Medienunternehmen wie Sky, welches mehrheitlich
zu der in den USA ansässigen NewsCorporation gehört, gilt
Vergleichbares. Frühere Probleme in anderen Beteiligungen
der NewsCorp haben die Anteilseigner in höchstem Maße für
die Einhaltung der Compliance-Regeln sensibilisiert. So findet
auch ein Austausch mit der zentralen Compliance-Organisation
der Muttergesellschaft statt. Hier ist Fingerspitzengefühl im
Umgang mit den verschiedenen Ansprechpartnern und eine
Fähigkeit zur interkulturellen Kommunikation gefragt. Sehr
gute Englischkenntnisse sind in diesem Fall ein Muss. >>
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