SCHWERPUnKT - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTBusiness-Software für den MIttelstandPersonalprozesse inklusive DokumentensteuerungPersonalmanagement mit SAPDie Verzahnung von Dokumenten und Infotypen bei Prozessen im Umfeld der SAP-Personalplanungist für viele Bestandteil der täglichen Arbeit. Eine neue Lösung macht es möglich,die übergreifende Nutzung von SAP-Standardtechnologien in einer Oberfläche zu integrieren.Elektronische Personalakten aufBasis des SAP NetWeaver FoldersManagement (vormals SAP RecordsManagements) sind mittlerweile weitverbreitet. Im personalwirtschaftlichenund organisationalen Kontext bestehtjedoch häufig der Bedarf, Akten auchzu anderen Objekten als Personen zugenerieren – z. B. zu Planstellenoder zu Organisationseinheiten.So auch bei einer Organisationdes öffentlichen Bereichs. AufBasis von verschiedenen SAP-Technologien – wie SAP LearningSolution, SAP NetWeaver FoldersManagement, SAP Smart Formssowie SAP ArchiveLink und einemintegrativen Add-on – konntenumfangreiche Entstehungs- undÄnderungsprozesse von Objekttypender SAP Learning Solutionprozessgesteuert nachgehaltenund in elektronischen Akten an Trainingstypengespeichert werden.Fachliche Prozesse undAnforderungen(Prozesssicht, Arbeitsvorrat)AnwendersichtDesktop OfficeIntegrationSAP HCM LSOArchiveLinkUnsere Beispielorganisation des öffentlichenBereichs verwaltet ihre umfangreicheAusbildungslandschaft mit derSAP Learning Solution. Die Entstehung,Planung und Änderung von Schulungen,Trainings und Ausbildungen sindim Unternehmen an einen aufwendigenProzess gekoppelt. In diesem Prozesswerden die einzelnen AusbildungenSchritt für Schritt von verschiedenenStellen und Personen über einen längerenZeitraum hinweg gemeinsam erarbeitet.Im Rahmen dieser EntstehungsundÄnderungsprozesse werden Ausbildungszieleausgeprägt und beschrieben,Rahmenbedingungen festgelegt,strategische Vorgaben definiert oderGenehmigungsgänge durchlaufen. Dabeientstehen neben den eigentlichenPlanungs- und Verwaltungsdaten (Bezeichnung,Dauer, Ablauf, Preise etc.)auch Dokumente (Word, Excel, PDF),Protokolle, Vermerke oder Notizen.Die fachliche Anforderung ist in diesemBeispiel bzw. in diesen Prozessengebündelt in einem SAP-System abzubilden.Alle Daten inklusive der Dokumentesind in der StandardanwendungSAP Learning Solution zu integrieren.HerausforderungHE-S Integration Suite(HCM PD)SAP FormulareSAPScript, SmartForms, AIFKnowledge Provider (KPRO)ArchivSAP FoldersManagement(optional)SAP HCM PDSAP-Add-on HE-S Integration Suite (HCM PD)SAP BusinessWorkflow(optional)In SAP Learning Solution werden Trainings,Schulungen und Ausbildungenim Wesentlichen mit sogenanntenObjekttypen dargestellt. Diese Objekttypensind über Verknüpfungen miteinanderverbunden und ergeben eineStruktur der Ausbildungslandschaft.Die notwendigen Planungs- und Verwaltungsdatenwerden als Infotypen anden jeweiligen Objekten gespeichert.Eine Ausbildungsart – wie z. B. eine Microsoft-Outlook-Schulung– wird überden Objekttyp „Trainingstyp“ definiert.Am Trainingstyp werden allgemeine,für die Schulungs-Administrationnotwendige Daten hinterlegt. ImStandard von SAP Learning Solutionwird ein Trainingstyp übereine sogenannte Maßnahme angelegtbzw. geändert, bei der die einzelnenInfotypen nacheinanderzur Pflege durchlaufen werden.Maßnahmen haben den Nachteil,dass sie ausschließlich Infotypenprozessieren. Dokumenteoder Genehmigungsroutinen könnennicht eingebunden werden.Außerdem ist es notwendig, dassMaßnahmen am Stück und in einer festdefinierten Reihenfolge durchlaufenwerden. Zudem können Maßnahmennicht von mehreren Personen gemeinsambearbeitet werden. ProzessrelevanteDokumente sind nicht ohne Weiteresdirekt an Trainingstypen speicherbarr,und Genehmigungsläufe sind ggf. nurüber die Nutzung von SAP BusinessWorkflow realisierbar.RealisierungDie beschriebenen Anforderungen könnenmit einer kundenspezifischen Projektlösungdes Add-ons HE-S IntegrationSuite (HCM PD) realisiert werden,die am besten als zeitraumunabhängige20MIDRANGE MAGAZIN · 12/2012