Flexibilität und Sicherheit edeln die Power Cloud - Midrange Magazin

MIDRANGE SpezialÖsterreich & SchweizWährend all dieser Schritte sindFristen und Regeln einzuhalten, es entstehenneue Dokumente und auf vorhandeneDokumente und Daten wirdzugegriffen. Um den gesamten Prozesszu kontrollieren und zu verbessern,reichen Workflow-Funktionen in ERP,Aufgabenlisten in MS Outlook und Notizfunktionenin MS Office nicht aus.Prozesse können nur kontrolliertund verbessert werden, wenn dieMitarbeiter unterstützt und dazu ermutigtwerden, zuerst die für das Unternehmenwichtigen Dinge nach klardefinierten Regeln und fehlerfrei zuerledigen. Unternehmen mit heterogenenSoftwarelandschaften lösen dieseHerausforderung zunehmend, indemWorkflow- bzw. BPM-Systeme führendeRollen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessenübernehmen. DieseSoftwareanwendungen sind entwedergesonderte IT-Lösungen oder bereitsTeil eines ECM-Systems. Sie starten,steuern und überwachen Geschäftsprozessevon Beginn bis Ende und stellenden Anwendern – unabhängig davon,ob ERP, Finanzbuchhaltung oder einOfficeprogramm im jeweiligen Prozessschrittzur Anwendung kommt – allenotwendigen Daten und Dokumentezur Verfügung.Selbstverständlich ist es ein ersterSchritt in einem Unternehmen, Prozesse,Aufgaben, Verhaltensvorschriftenund Regeln festzulegen, die zu einererfolgreichen bzw. richtigen Bearbeitungführen. Manchmal sind das ganzeinfache Verhaltensregeln, etwa dasssich Mitarbeiter eine urlaubs- oderdienstreisebedingte Abwesenheit genehmigenlassen und vorher die Vertretungsbereitschaftdurch einen anderenMitarbeiter abklären. Ein anderes Beispielkönnte sein, dass Mitarbeiter, diefür die Rechnungsprüfung zuständigsind, Rechnungen mit einem Skontobetragvon mehr als als 200 Euro spätestensdrei Tage vor Ablauf der Skontofristgeprüft haben. Wie sieht dies inder Praxis aus? Abhängig von Stress,Tagesform, Motivation oder Kontrolledurch das Management werden solcheCompliance-Regeln auch eingehalten.Ohne geeignete Unterstützung bei denGeschäftsanwendungen müssen Mitarbeitersich aber selbst so organisieren,dass sie entsprechend den gegebenenAnweisungen arbeiten.Welche Rolle spielen ECM und BPMDurch den richtigen Einsatz von ECMundBPM-Software wird Mitarbeiterngeholfen, Wichtiges zuerst zu erledigenBei einem Geschäftsprozess sind sowohl verschiedene Personen als auch unterschiedlicheAnwendungen wie E‐Mail, Textprogramm, Tabellenkalkulation, ERP und Finanzbuchhaltunginvolviert. Mit dem richtigen Einsatz von ECM und BPM kann man den Prozessfluss steuern,überwachen und verbessern. Nicht nur die Bearbeitungsschritte der einzelnen Anwendung,sondern der gesamte Prozess wird abgebildet.Bild: Comarchund dabei Fehler zu vermeiden. Außerdemhat das Management eine transparenteÜbersicht zu Bearbeitungs- undAktenliegezeiten und kann einen möglichenAufgabenstau in Abteilungenerkennen und darauf Einfluss nehmen.Damit können Prozesse immer weiterverbessert werden. Stehen kein ECMund kein BPM zur Verfügung, ist diesvielleicht ebenso innerhalb eines modernenERP-Systems möglich, allerdingsentziehen sich die vielen Schritte,die vorher und nachher außerhalb dieserSysteme erledigt werden müssen,jeder Kontroll- und Einflussnahme.ECM-Systeme übernehmen dieAufgaben, Daten aus allen Anwendungenzu bewerten und mit gescanntenDokumenten automatisch in Aktenzusammenzufassen. Dabei kommunizierenECM-Systeme heute über moderneSchnittstellentechnologien mitden führenden Systemen wie ERP undFinanzbuchhaltung genauso wie mitBI, EDI, PPS oder Logistiksoftware, umIndexinformationen von Akten oderDokumenten vollständig und aktuell zuhalten. BPM-Systeme steuern oder initiierenGeschäftsprozesse so, dass Fristenund Bearbeitungsregeln überwachtund eingehalten werden. Vor allemaber weisen sie den Mitarbeitern nichtnur Aufgaben zu, sondern geben auchkonkrete Arbeitsanweisungen und stellenalle Daten und Dokumente, die zurErledigung einer Aufgabe nötig sind,zur Verfügung. Moderne BPM-Systemestellen keine Konkurrenz zu Workflow-Lösungen in ERP oder Finanzbuchhaltungssystemendar, sondern binden dieseein. Allerdings sind auch Risiken zubedenken. Compliance lässt sich auchmit modernsten Softwareanwendungendann am Besten durchsetzen, wenndie Mitarbeiter davon überzeugt sind,dass diese Maßnahmen letztlich ihrenArbeitsplatz sichern und helfen, auchunter Zeitdruck Fehler zu vermeiden.Daniel Taborek ówww.comarch.com18MIDRANGE MAGAZIN · 02/2013