Flexibilität und Sicherheit edeln die Power Cloud - Midrange Magazin

zu dem Projektraum hinzufügen. Dokumente,die von „externen“ Benutzernerstellt wurden, werden in dem Projektraumdes Unternehmens verwaltet, dasdie ursprüngliche Einladung verschickthat. Neben dem Einstellen, Ändern undLöschen von Dokumenten können dieBenutzer Dokumente kommentierenund mit Tags verschlagworten, wie siees von sozialen Netzwerken gewohntsind.Die Navigation in den Projekträumenist durch die Anlehnung an bekannteMechanismen, wie z. B. denWindows Explorer, sehr intuitiv.Benutzer können sich sehreinfach durch die hierarchischeOrdnerstruktur bewegen. AlleDokumente können vor demÖffnen über ein Miniaturbild(Thumbnail) identifiziert werden.Das Öffnen mehrerer Dokumenteauf der Suche nacheinem Dokument kann so vermeidenwerden, da das Bildschon einen Eindruck dessengibt, was sich im Archiv dahinterverbirgt. Genauso vergebenberechtigte Mitarbeiter Schlagwörterund andere Indexwerte, über die dasDokument gefunden werden kann.Jeder Mitarbeiter im Unternehmen,der einen Zugang zum Archiv besitzt,kann sich eigene Projekträume einrichten,in diesen Verzeichnisstrukturenals Ordner und Unterordner erstellenund darin Dokumente ablegen.Ein wesentlicher Vorteil besteht darin,dass die eigenen Dokumente undsolche, die von anderen freigegebenworden sind, auch über mobile Geräteabrufbar sind. Eine App auf einemSmartphone, Tablet oder ein Internetbrowsermachen alle oder ausgewählteDokumente sichtbar und lassen, jenach Berechtigung, weitere Aktionenwie die Bearbeitung oder Neuerstellungzu. Zusätzlich ist die Synchronisationvon beliebig vielen ausgewählten Dokumentenauf die eigene Festplatte möglich.Diese Dokumente können auchoffline und ohne aktive Verbindung mitdem Internet und der Cloud bearbeitetwerden. Sobald der PC dann wieder imOnline-Modus ist, werden alle oder ausgewählteInformationen und Dokumentesynchronisiert.„Saperion ECM Together“ umfasstalle Funktionen, die zu einem modernenArchiv- und Dokumenten-Management-System gehören: individuelle OrdnerundAktenstrukturen, Schlagworte fürjedes Dokument, Vorschaubilder unddie Vergabe von Rechten für Projekteund Ordner, die mehrere DokumenteSaperion ECM Together im Web Client zeigt alle Ordnersowie im ausgewählten Ordner chronologisch alle Dokumenteals „Thumbnails“. Diese erleichtern die schnelle Auswahl desgesuchten Dokuments.Bild: Saperion AGenthalten. Darüber hinaus eignet sichdas Archiv sehr gut dazu, gemeinsaman Projekten zu arbeiten und Informationenmit anderen zu teilen. Eine revisionssichereSpeicherung, die jede Änderungnachvollziehbar macht und hilft,alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten,ist selbstverständlich.Datensicherheit muss passenWerden geschäftliche Daten in derCloud gespeichert, ist die Datensicherheitbesonders wichtig. Das Archivsteuert über ein flexibles Berechtigungskonzept,wer, wann und wie aufwelche Inhalte zugreifen kann. DieDaten sind wahlweise in einer „PublicCloud“ gespeichert oder liegen in einer„Private Cloud“ – also beispielsweise imRechenzentrum des Unternehmens. Dadie Informationen nicht einem einzelnenBenutzer zugeordnet sind, sonderndem Unternehmen, bleibt das Firmenwissenimmer unter der Kontrolle derOrganisation. Dies ist ein wesentlicherVorteil gegenüber vielen ähnlichenAngeboten, die nicht auf eine Nutzungim geschäftlichen Umfeld ausgerichtetsind. Der Zugriff für einzelne interneoder externe Benutzer kann jederzeitschnell gesperrt werden. Zusätzlichwerden alle Dokumente im Archiv verschlüsseltabgelegt und erst beim Zugriffwieder decodiert. Dadurch sind siezusätzlich vor unberechtigtem Zugriffverlässlich geschützt.Sind die Daten und Dokumente ineiner „Public Cloud“ gespeichert,befinden sie sich in einemnach strengen Richtlinienund Vorgaben zertifiziertenRechenzentrum, das die hohenAnforderungen an Verfügbarkeit,Ausfallsicherheit und Datenschutzsicherstellt. Insbesonderedurch die zugesicherteDatenhaltung explizit innerhalbDeutschlands werden die strengenEU-Datenschutzregularienund insbesondere auch dieVorschriften nach deutschenRechtsvorgaben eingehalten. Dennochist der Zugriff auf die Daten und Dokumente– z. B. über mobile Endgeräte– für international verteilte Teamsoder Niederlassungen problemlos undsicher möglich. Insbesondere aktuelleCompliance-Regelungen der Unternehmenwerden eingehalten, da jederzeitbekannt ist, wo die Daten liegen undwer darauf Zugriff hat. Auch hinsichtlichFlexibilität und Effizienz, kombiniertmit planbaren und nutzungsabhängigenmonatlichen Kosten, stelltder Einsatz von Saperion ECM Togetheraus der Public Cloud für viele Unternehmeneinen echten Mehrwert dar.Der Einstieg ist einfach, schnell undunkompliziert und führt umgehend zuoptimierten Arbeitsprozessen und zuspürbaren Teamerfolgen. Kurt-Christian Tennstädt ówww.saperion.com02/2013 · MIDRANGE MAGAZIN35