Flexibilität und Sicherheit edeln die Power Cloud - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTOutput- und ArchivierungslösungenDas digitale Archiv in einer neuen AusprägungDokumente in der Cloudsicher archivierenArchiv- und Dokumenten-Management-Systeme sind nichts Neues. Neu ist der Ansatz,den die Berliner Saperion AG mit ihrem Produkt „Saperion ECM Together“ verfolgt.Es verlagert das Archiv in die Cloud und macht es somit völlig unabhängig von derlokalen IT‐Infrastruktur.Auf diese Weise lassen sich Dokumentejederzeit und völlig ortsunabhängigerstellen, einsehen, für anderePersonen freigeben, gemeinsambearbeiten und rechtssicher archivieren.Dazu wird lediglich ein Internetzugangmit einem PC oder Smartphonebenötigt. Die Daten werden in der„Cloud“ gespeichert. Falls gewünscht,werden alle oder nurausgewählte Dokumente undInformationen bei jedem Zugriffüber das WWW auf demlokalen Gerät synchronisiert,so dass auch eine Bearbeitungoffline möglich ist.Ob es um den zeit- undortsunabhängigen mobilenZugriff auf Dokumente geht,um die gemeinsame Arbeit aneinem Projekt oder um ein bezahlbaresdigitales Archiv – dieneue Variante eines digitalenDokumentenarchivs in der Cloud eignetsich hierfür gut. Mit dieser neuen Lösungwill der Berliner DMS- und ECM-Spezialist Unternehmen jeder Größeansprechen, für die „Collaboration“und damit das Teilen von Informationenwichtig ist. Die Lösung richtet sichdabei nicht nur an große Unternehmen,die eine komfortable Lösung für diegemeinsame Arbeit an Projekten suchen,sondern auch an Freiberufler,Selbständige und Unternehmen, deneneine zeitgemäße digitale Archivierungbisher zu aufwendig oder zu teuer war.Herbert Lörch, Vorstand von Saperion:„Unser Ziel ist es, die rechtssichere Archivierungund den Zugriff auf die archiviertenDaten einfach und sicher zugestalten. Mit Saperion ECM Togethergelingt dies ohne großen Aufwand.“Die App zeigt alle Ordner sowie im ausgewählten Ordner dieeinzelnen Dokumente. Die Thumbnails erleichtern die schnelleAuswahl des gesuchten Dokuments.Bild: Saperion AGDaher werden unterschiedlicheVersionen angeboten – von der preisgünstigenEinstiegslösung bis hin zuausgefeilten Lösungen für internationalaktive Großunternehmen.Je nach Anforderung ist das Archivin einer „Private Cloud“ ausschließlichfür das jeweilige Unternehmen oder alsSaaS-Lösung in einer „Public Cloud“ gespeichert.In jedem Fall stehen Datensicherheitund Verfügbarkeit an ersterStelle.Internationalen Unternehmen eröffnetdie Organisation archivierter Informationenin beliebig vielen Projekträumendie Möglichkeit, einfach und sicherüber Unternehmensgrenzen hinweg zukommunizieren, Dokumente auszutauschenund Informationen zu teilen. BerechtigteBenutzer können auch unternehmensfremdePersonen wieetwa Mitarbeiter von Kunden,Lieferanten und Partnerfirmenin die eigenen Projekträumeeinladen. Damit lassen sich sehreinfach und ggf. auch temporärArbeitsgruppen bilden, die z. B.an einem gemeinsamen Projektarbeiten. Die Dokumente bleibenaber immer unter Kontrolledes Projektraums, also desUnternehmens. Darüber hinauskann externen Benutzern auchder schreibgeschützte Zugangzu ausgewählten Dokumentengewährt werden – es reicht, die URL desDokuments bekannt zu geben. DieserZugriff lässt sich beschränken, indemdie übermittelte Adresse nur währendeines bestimmten Zeitraums gültig ist.So ist es beispielsweise möglich,dass ein Finanzberater für einen seinerMandanten entsprechende Unterlagenbereitstellt und ihm dann Lesezugriffauf die Dokumente gewährt. Eingeladeneund entsprechend berechtigte Benutzerkönnen wiederum weitere Personen34MIDRANGE MAGAZIN · 02/2013