Aufbruch in die Zukunft Seite 4

12
03 • 2010
Sie gehören zum Alltagsbild auf der Hütte:
Fremdfirmen und ihre Mitarbeiter, die im
Auftrag von HKM von der Reini gungs dienstleistung
bis hin zur Unterstützung bei Großreparaturen
eingesetzt werden. Da kommt
aufs Jahr gesehen schon eine ganze Menge
zusammen: Rund 150 Millionen Euro werden
pro Jahr an Fremdleistungen vergeben, die
wiederum von etwa 1.200 Mit ar bei tern
ex terner Firmen auf dem Hüttengelände oft-
mals zusammen mit HKM-Kollegen durchgeführt
werden. Kaum jemand, der sich angesichts
dieser täglichen Normalität den Kopf
darüber zerbricht, ob bei der Beauftragung
dieser Firmen bzw. bei der Abwicklung der
beauftragten Leistungen alles in geordneten
Bahnen abläuft. Bis jetzt jedenfalls, denn nun
wurde der gesamte Prozess nicht zuletzt auch
auf Veranlassung der Gesellschafter einmal
näher unter die Lupe genommen. Und dabei
stellte sich heraus, dass es eine ganze Menge
Ver besse rungs potenzial gibt – hinsichtlich
der Organisation der Beschaffung, der Kosten
und damit auch der Wettbewerbsfähigkeit
von HKM.
„Ja und?“, wird jetzt so mancher sagen und
mit den Schultern zucken: „Was hat das mit
mir zu tun? Ich kenne meinen Arbeitsbereich
und ich weiß, welche Leistungen ich benö-
Kompetenz a Optimierung Beschaffungs-Management:
Die Normalität in den Griff bekommen
tige. Um die Formalitäten kümmert sich
doch der Einkauf. Und um die Preise auch:
Kosten senken ist also Einkaufssache.“
Viele Mitarbeiter eingebunden
Doch Halt! Ganz so einfach ist es nun auch
wieder nicht, denn nicht nur der Einkauf bestellt
und beauftragt. Oft sind viele
Mitarbeiter – von der Arbeitsvorbereitung
bis zur Geschäftsführung – direkt oder indirekt
in die Beschaffung mit eingebunden:
als Besteller, Freigeber oder Leistungsempfän
ger. Dabei fängt die Beschaffung ei-
gentlich lange vor der SAP-Bestellung an. Es
müssen eventuell Leistungsverzeichnisse
erstellt, Gewährleistungsfristen beachtet
oder Rahmenverträge abgeschlossen werden.
Während der Leistungserbringung
müssen bestimmte Anforderungen eingehalten
und auch überwacht werden. Selbst
die eigentliche Abrechnung der Leistung
kann unter Umständen den einen oder anderen
zusätzlichen Schritt benötigen. Das
macht den Prozess komplexer als man zunächst
glaubt, und um das reibungslose
Zusammenspiel aller Prozessbeteiligten sicherzustellen,
ist ein einheitlicher und für
jeden Beteiligten transparenter Ablauf erforderlich.
Rechtsverbindlichkeit für alle
Beteiligten
Bei genauerem Hinsehen ist nun aber festgestellt
worden, dass es trotz – vielleicht
auch manchmal gerade wegen – verschiedener
Arbeitsanweisungen und Richtlinien
an vielen Stellen Unsicherheiten und nicht
ausreichende Handlungssicherheit gab. Und
trotz gegenteiliger Meinung einzelner
„Praktiker” auf der Hütte waren einzelne
Abläufe eben doch nicht so „okay“ wie angenommen.
Aber um nicht schwarz zu
malen, sehen wir die Sache doch lieber von
der positiven Seite: Mit einer klaren
Definition des vereinbarten Leistungs um-
fangs und der geplanten Kosten bereits vor
Beginn der Arbeiten wird sichergestellt, dass
auch das Geld zur späteren Begleichung der
Rechnung vorhanden ist. Eine korrekte
Bestellung erzeugt Rechtsverbindlichkeit für
HKM, unsere Mitarbeiter und nicht zuletzt
auch für unsere Lieferanten. Und Rechtsverbindlichkeit
gibt Sicherheit. Beispielswei
se demjenigen, der einen Fremden mit
Arbeiten in Gefahrenbereichen beauftragt,
demjenigen, der die Arbeiten ausführt – und
nicht zuletzt auch demjenigen, der für all
dies die Verantwortung übernimmt, der
HKM.