Unternehmen & Management - aktuelle ausgabe

Tipps & Tricks
Seite 24 . 17. April 2008 Pro:fit
Grundl
DISZIPLIN VS. GEHORSAM
Wie werden wir spitze?
Was wird unsere Daseinsberechtigung
in zehn Jahren sein? Wie
gelingt es uns in Zukunft, die Nase
im weltweiten Wettbewerb vorne
zu haben? Es gibt Unternehmen,
die setzen mehr
auf eine Kultur
des „Gehorsams“
als auf eine
Kultur der „Disziplin“.
Sie fragen
sich, worin
dabei der Unter-
Schreibt in
PROFIT:
Boris Grundl
schied besteht?
Zeiten ändern
sich. Menschen
auch. Damit
ändern sich auch die Anforderungen
daran, wie Menschen zu
Spitzenleistungen geführt werden.
Antworten, die gestern noch
funktioniert haben, reichen heute
nicht mehr aus. In einer Gehorsam-Kultur
sagt einer etwas, die
anderen machen. Das funktioniert
sogar, aber nur bis zu einem gewissen
Niveau. Es zentriert Macht
und Kreativität auf einige wenige
Personen. Die Anderen werden
mehr als „ausführendes Organ“
verstanden. Doch dieser Ansatz
stößt an seine Grenzen. Eine
Alternative bietet die Disziplin-
Kultur. Im Gegensatz zu Gehorsam
bedeutet Disziplin die Fähigkeit,
seinem eigenen Wort zu folgen.
Gemeinsam werden Ziele besprochen
und in Ergebnissprache
definiert. Mitarbeiter identifizieren
sich mit diesen Zielen. Im Umsetzungsprozess
werden jetzt mehr
Kreativität, Entschlossenheit und
Wille zur Zielerreichung freigesetzt.
Natürlich setzt diese Art der
Menschenführung, möglichst
selbstständig denkende und handelnde
Mitarbeiter voraus.
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von Sabine Strauß
Alte Kaffeetassen, ein Lager an
Pfandflaschen, links und rechts
Aktentürme – und mitten im Chaos
ein kleines Fleckchen Schreibtisch.
Für Edith Stork, selbstständige Büro-
Organisationsberaterin, ist so ein Anblick
nichts Seltenes: „In manchen
Büros finde ich wahre Schliemann-
Schätze. Das Chaos anderer Leute ist
wirklich unglaublich.“ Doch Hand
aufs Herz: Den alltäglichen Kampf um
ein bißchen Ordnung im Büro kennen
wir doch alle. Edith Stork, die seit 15
Jahren Unternehmen in Sachen Ordnungssysteme
berät, hat ausgerechnet:
Jeder Mitarbeiter verbringt rund
339 Stunden damit, Dinge zu suchen.
Macht 1,3 Stunden am Tag. Das kostet
Nerven und vor allem Geld.
Doch was tun Menschen, die auch
noch in mehreren Büros arbeiten?
Stefan Gessler, Geschäftsführer der
Multimediaagentur Lorth Gessler
Mittelstaedt in Konstanz hat gleich
drei Schreibtische – und viel damit zu
tun, die immer ordentlich zu halten.
In Konstanz ist der Hauptsitz, in Friedrichshafen
eine Dependance und zuhause
in Tettnang das Home-Office –
drei Schreibtische, drei Systeme – und
immer herrscht Chaos? „Nein“, sagt
Gessler, „ich habe mir ein eigenes System
angeeignet, sonst hätte ich doch
längst den Überblick verloren.“ Und
tatsächlich: Der Schreibtisch in Konstanz
ist aufgeräumt. Knallgelbe Post-
Its, die zumindest Beraterin Edith
Stork gerne aus den Büros verbannen
würde, sucht man bei dem Unternehmer
vergeblich. „Erinnerungen, Termine
und die Tagesorganisation läuft
bei mir elektronisch“, erklärt Gessler.
Dabei ist aus dem Traum vom papierlosen
Büro doch für viele längst
ein Albtraum geworden. „Die Deutsche
Bank hat mal ausgerechnet, dass
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Schluss mit dem Büro-Chaos
◆ Schreibtischkontrolle! Organisationsberaterin Edith Stork räumt auf und bringt Unternehmen Ordnung bei
„So nicht“, sagt Edith Stork. Dieser Schreibtisch wäre der Albtraum für die Büro-Aufräumerin. Bild: Thissen
sie seit Aufkommen der EDV 50 000
Blatt mehr Papier pro Monat verwendet“,
erzählt Stork, „naja, viele E-Mails
werden eben ausgedruckt und abgeheftet.“
Nur ein Grund, warum Firmenchefs
aus ganz Deutschland die
professionelle Ablageberaterin um
Hilfe bitten. A-P-Dok heißt ihr markenrechtlich
geschütztes Aufräum-
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System – und das lässt wenig Platz für
Ausreden. „Administration, Projekte,
Dokumentation“, erklärt die 62-Jährige
geduldig ihre Zauberformel beim
vergangenen Forum „SÜDKURIER im
Gespräch“ in Friedrichshafen.
Nach diesen drei Grundbegriffen
wird sortiert – und was da nicht hineinpasst,
landet eben im Mülleimer.
„Esoterische Teebanken, verdörrte
Pflanzen, abgelatschte Birkenstocks
und uralte Familienfotos haben in einem
Büro einfach nichts zu suchen“,
sagt die resolute Organisatorin und
klingt dabei ein bißchen wie ein preußischer
Hauptfeldwebel. Schränke auf
– Bürokontrolle! Irgendwo hat doch jeder
seinen Schwachpunkt!
Bei vielen, so weiß Stork, ist das die
Ablage. Dabei könnte ein aufgeräumtes
Büro doch so einfach sein: Ein
Schreibtisch, ein Rollcontainer, ein
Computer, sowie eine A bis Z- Ablage,
eine Datumsablage und ein Posteingangskorb
reichen der Aufräumberaterin
vollkommen. Na gut: Eine
Schublade für persönlichen Krims-
Krams darf es auch noch sein.
„Mit dem eigentlichen Projekt, also
dem, was eine Firma herstellt, mit was
sie ihr Geld verdient, können sich
manche doch nur noch die Hälfte der
Das Büro in Zahlen
17 Millionen Menschen gehen täglich
in Deutschland ins Büro, 40 Prozent
davon arbeiten in einem Großraumbüro,
33 Prozent haben ein eigenes.
352,7 Tonnen Papier werden jährlich
pro Kopf in Deutschland verbraucht,
ausgebreitet wären das 600 Kilometer.
55 Millionen Tonerpatronen und 8
Millionen Kartuschen sorgen für viel
bedrucktes Material.
70 Prozent aller empfangenen E-Mails
sind Spams, ein Drittel der Büroarbeiter
hat das Gefühl, von Mails
überflutet zu werden. 13 Prozent der
Arbeitszeit beschäftigen, weil der Rest
für Administration dahingeht“, erklärt
Edith Stork. Und wenn 100 Mitarbeiter
100 verschiedene Organisations- und
Ablagesysteme verwenden, sei das
auch nicht produktiv. Ein gemeinsames
Archiv – in dem sich noch etwas
auffinden lässt – sei dann nämlich beinahe
unmöglich. Die Beraterin hat
ausgerechnet: Rund 300 Stunden verbummelte
Zeit für die Suche im Jahr
macht bei 100 Mitarbeitern und einem
„Esoterische Teebanken,
verdörrte Pflanzen, abgelatschte
Birkenstocks und
uralte Familienfotos haben
in einem Büro einfach nichts
zu suchen“
BÜRO-ORGANISATORIN EDITH STORK
Stundenlohn von 50 Euro rund 1,6 Millionen
Euro im Jahr. Ein schlagkräftiges
Argument für viele Chefs.
So auch für Ursula Hauser, Geschäftsleiterin
bei der Föhrenbach
Analytics GmbH in Löffingen-Unadingen,
der Ordnung und Struktur absolut
wichtig sind. Sie geht mit gutem
E-Mails, die täglich verschickt werden,
sind privat.
43,3 Prozent der Angestellten stehen
bei der Büroarbeit oft bis sehr oft
unter Zeitdruck. Darunter leiden 48,6
Prozent der Männer und 34,2 Prozent
der Frauen. Jeder Dritte hat Rückenjeder
Zweite Augenschmerzen.
1,3 Stunden verbringt jeder während
der Arbeitszeit mit Suchen oder ist
unproduktiv, das sind 339 Stunden im
Jahr, macht im Schnitt rund 42 vergeudete
Arbeitstage im Jahr.
35 Prozent aller Ehen bahnen sich im
Büro an, 14 Prozent der Arbeitnehmer
hatten schon Sex im Büro. (sab)
Ablage mit System
A-P-Dok heißt das Ordnungssystem,
mit dem die Ablageberaterin Edith
Stork Ordnung ins Bürochaos bringt.
Alle Papiere und Unterlagen werden
in die drei Kategorien unterteilt:
Administration (A) = Darunter
fallen alle Papiere, die ausschließlich
die Selbstverwaltung einer
Firma betreffen, zum Beispiel
Postein- und ausgang, Terminerfassung,
Korrespondenzen,
Rechungen, Ablage.
Projekte (P) = Vereinfacht meint
der Begriff „Projekt“ all das, womit
das Unternehmen auf dem Markt
ist und Geld verdient, also das
Produkt oder die Dienstleistung.
Dokumentation (Dok) = Alle
Literatur in einer Firma, also Bücher,
Zeitschriften, Mediathek etc.
Nach Stork braucht es demnach nur
drei Ordner, um Ordnung ins Büro
zu bringen, beschriftet nach A-P-
Dok, die thematisch und nach
Jahrgang geordnet werden. Die
Themen sind in der Regel alphabetisch
geordnet, dann ist von
außen gleich sichtbar, wo das
gesuchte Papierstück abgelegt ist.
Das System lässt sich auch auf den
PC übertragen. (sab)
Infos zu A-P-Dok im Internet:
www.a-p-dok.com
Vorbild voran – schließlich verwaltet
sie ihre Ablage selbst. „Ich organisiere
nach Prioritäten und bilde drei Stapel.
Einer für das, was heute weg muss, das
was noch einen Tag warten kann und
dann noch die klassische Ablage“, erklärt
Hauser. Ihr Prinzip scheint zu
funktionieren, so wirkt der Schreibtisch
der Geschäftsführerin doch tatsächlich
besonders aufgeräumt und
ordentlich. Hauser ist überzeugt:
„Wenn man Chaos im Kopf und auf
dem Schreibtisch hat, kommt man im
Beruf kaum weiter.“
Dass sich mancher Angestellte sogar
die eigene Karriere vermüllen, beobachten
Psychologen schon seit Jahren.
Denn ein zugemüllter Schreibtisch
lässt auch Rückschlüsse auf die
Persönlichkeit zu. Der britische Wissenschaftler
Cary Cooper ist sich sogar
sicher, dass das „chaosbeherrschende
Genie“, dessen Arbeitsplatz von Papieren,
Notizen und Akten überladen
ist, mit seinem Chaotentum sich sogar
manche Aufstiegschance verbaut.
In seiner Studie gaben 70 Prozent
der befragten Manager an, dass sie
Mitarbeiter mit einem ordentlichen
Schreibtisch bevorzugen. Noch ein
Grund mehr, endlich den Staubwedel
rauszuholen und loszulegen!
Hält Ordnung auf seinen insgesamt drei Schreibtischen: Agentur-Chef Stefan Gessler, hier an seinem Arbeitsplatz in
Konstanz. „Sonst hätte ich doch längst den Überblick verloren.“ Bild: Strauß
Edith Stork, die Frau, die Ordnung
in deutsche Büros bringt. Bild: Lancé