digital finance 01-2017

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01 | 2017
Die geschickte Wahl des richtigen Projektmanagement Tools
kann hierbei den besonderen Mehrwert bringen.
« Dank der Digitalisierung
kann das
Projektmanagement
durch effizienten
Einsatz von
Tools optimiert
werden. »
Dank Smartphones und Apps ist es möglich, das eigene
Büro auch unterwegs immer dabeizuhaben. Was vor einigen
Jahren noch undenkbar schien, ist zum Alltag geworden: uneingeschränkte
Erreichbarkeit und die Möglichkeit, nicht nur
von überall auf seine Daten zuzugreifen, sondern auch einfach
per App ganze Projekte zu managen. Es scheint fast, als
gäbe es für jedes Problem eine digitale Lösung.
Dieser Wandel macht auch vor der Finanzbranche nicht halt.
Allerdings bringt jede fundamentale Innovation nicht nur
neue Möglichkeiten, sondern auch eine Vielzahl an Herausforderungen.
So verwundert es nicht, dass viele Finanzinstitute
dem Wandel der Zeit noch hinterherhinken. Dies bedeutet
sowohl, dass potenzielle Chancen verpasst werden, als
auch, dass noch einige Kosten durch die Implementierung
neuer Prozesse und Methoden bevorstehen. Zusätzlich erhöht
sich der Druck auf die Banken immer weiter durch die
anhaltende Niedrigzinspolitik, die immer komplexer werdenden
regulatorischen Anforderungen und die steigende Konkurrenz
durch FinTech-Unternehmen. Dadurch stehen die
strategischen Projekte der etablierten Häuser unter großem
Erfolgsdruck, der durch Zeit- und Budgetbeschränkungen
noch weiter verstärkt wird. Umso wichtiger ist es, dass Projekte
von vornherein effektiv geplant und gemanagt werden,
damit einer erfolgreichen Umsetzung nichts im Wege steht.
Klassisches Projektmanagement
Die Kompetenz des Projektmanagements stützt sich auf
vier wichtige Pfeiler: Budget, Kommunikation, Zeitmanagement
und Qualitätssicherung. Streng betrachtet kann jeder
dieser Themenbereiche auch ohne technische Hilfe bewältigt
werden. Allerdings können dank der Digitalisierung und
der immer breiteren Angebotspalette auf dem Markt diese
Bereiche durch den geschickten und effizienten Einsatz von
Tools optimiert werden. Viele unerfahrene Projektmanager
greifen jedoch noch immer auf klassische Office-Lösungen
zurück. Beispielsweise werden die Budgetplanung und das
spätere Controlling meist noch händisch mit Excel bewältigt.
Die für den Projekterfolg äußerst wichtige Kommunikation
wird klassischerweise häufig durch E-Mailketten und Telefonkonferenzen
verwaltet. Zudem werden zur Darstellung
von wichtigen Informationen und erreichten Meilensteinen
in Status-Reports simple Office-Lösungen genutzt. Und auch
die Qualitätssicherung beruht meist nur auf einem „Vier-
Augen-Prinzip“.
Digitales Projektmanagement
Erfahrene Projektmanager greifen im digitalen Zeitalter
nicht mehr nur auf Standardtools zurück. Wie auch in anderen
Branchen hat die Digitalisierung dazu geführt, dass
Start-ups und Beratungsunternehmen unterschiedlichste
Projektmanagement-Tools entwickelt haben. Diese können
sich in Funktion und Umfang sehr unterscheiden, in der Regel
gehören aber Terminverwaltung, Kommunikation, File
Sharing, Aufgabenverwaltung und Budget Monitoring zu den
essenziellen Features. Somit können viele alltägliche Projektmanagement-Aufgaben,
wie die Organisation von Terminen,
Budgetcontrolling und Verwaltung der nächsten Schritte,
schneller, effizienter und zentraler bewältigt werden.
Je nach Projektfokus bieten sich unterschiedliche digitale
Tools für spezifische Features an. Manche legen ihren Fokus
auf die Budgetierung und beinhalten praktische Features, mit
denen Reporting, Invoicing oder die gesamte Budgetplanung
erleichtert werden können. Rechnungen werden beispielsweise
automatisch anhand der geleisteten Arbeit vorbereitet
und kommuniziert oder Controlling Tools bestimmen KPIs,
um eine Interpretation des Projektfortschritts zu erleichtern.
Im Rahmen der Kommunikation werden vor allem kurze
Wege immer wichtiger. So legen viele Tools explizit ihren
Schwerpunkt auf die kurzfristige Interaktion und setzen auf
Chatfunktionen und Pinnwände. Andere Tools haben sich hingegen
auf die Qualitätssicherung spezialisiert. Durch die Vor-