Funktionärsleitfaden 2019
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VERANSTALTUNGEN<br />
ORGANISIEREN<br />
Wer kennt das nicht: Diskussion im Ausschuss, eine Idee<br />
für eine neue Veranstaltung entsteht und eifrig wird drauf<br />
los organisiert. Steht man dann kurz vor der Veranstaltung,<br />
sind plötzlich noch viele kleinere und größere Sachen zu<br />
organisieren, an die man einfach nicht gedacht hat. Das<br />
kann dazu führen, dass die Veranstaltung nicht das Ergebnis<br />
bringt, das man sich wünscht. Mit dem richtigen Plan<br />
und den richtigen Schritten wird eine Veranstaltung zum<br />
Erfolg. Das möchte die Südtiroler Bauernjugend in diesem<br />
<strong>Funktionärsleitfaden</strong> näher beleuchten, denn eine Veranstaltung<br />
beginnt, bevor sie beginnt!<br />
1. Schritt: Klären der grundsätzlichen<br />
Fragen<br />
• Kapazität – Haben wir die nötigen Ressourcen und Helfer,<br />
die Veranstaltung zu organisieren?<br />
• Finanzen – Können wir das finanzielle Risiko tragen,<br />
falls die Veranstaltung nicht so laufen sollte wie geplant?<br />
• Partner – Braucht es Partner und wenn ja, kann man<br />
sich auf ihre Mithilfe verlassen?<br />
2. Schritt: Das Ziel<br />
Es ist wichtig, dass die Organisatoren sich Gedanken darüber<br />
machen, was man mit der Veranstaltung erreichen<br />
möchte. Folgende Fragen sind dafür sehr hilfreich:<br />
• Soll die Veranstaltung zur Imageverbesserung der Südtiroler<br />
Bauernjugend organisiert werden?<br />
• Soll es eine Mitgliederwerbung für die Südtiroler Bauernjugend<br />
sein?<br />
• Soll die Förderung von Geselligkeit, Kultur oder Sport<br />
im Vordergrund stehen?<br />
• Soll die Finanzlage der Südtiroler Bauernjugend verbessert<br />
werden?<br />
Sollen die Einnahmen der Anlass sein, ist es wenig sinnvoll,<br />
einen Informationsabend zu organisieren. Soll aber die<br />
Imageverbesserung im Vordergrund stehen, hat es wenig<br />
Sinn, einen Ausschank von Getränken zu organisieren. Sind<br />
sich die Organisatoren darüber im Klaren, welches Ziel erreicht<br />
werden soll, muss darüber gesprochen werden, wie<br />
es erreicht werden kann.<br />
Beispiel<br />
Die Ortsgruppe möchte neue Mitglieder anwerben. Hier<br />
liegt die Idee eines interessanten „Vorstellungsabends“<br />
nahe. Um diesen möglichst attraktiv zu gestalten, kann<br />
man sich lustige Gemeinschaftsspiele ausdenken, wo die<br />
Besten auch etwas gewinnen können.<br />
Gleichzeitig ist es wichtig den Verein vorzustellen und die<br />
positiven Eigenschaften herauszustreichen.<br />
TIPP<br />
Die Größe der Veranstaltung soll bereits im Vorfeld besprochen<br />
und abgeklärt werden. Das ist die Voraussetzung für<br />
alle weiteren Schritte.<br />
Um die Zielsetzung zu klären, können z.B. zwei Gruppen<br />
gebildet werden, die die Anliegen aufschreiben, die mit der<br />
Veranstaltung erreicht werden sollen. Im zweiten Schritt<br />
soll gemeinsam ein klar formuliertes Grundziel für die Veranstaltung<br />
definiert und dieses protokolliert werden. Dabei<br />
ist zu bedenken, dass das Ziel motivierend, aber unbedingt<br />
realisierbar sein muss.<br />
3. Schritt: Der Termin<br />
Beim Festlegen des Termins muss eine ausreichende Vorbereitungszeit<br />
eingeplant werden. Bei der Festsetzung des<br />
Termins gibt es zwei Arten:<br />
Bei der Vorwärtsterminierung ist klar wann mit der Organisation<br />
der Veranstaltung gestartet wird. Hier müssen sich<br />
die Organisatoren die Frage stellen: Wann können wir die<br />
Veranstaltung sicher durchführen, wenn wir mit der Organisation<br />
heute starten?
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