Funktionärsleitfaden 2019
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8. Schritt: Organisatorisches<br />
Dekoration<br />
Die Dekoration muss dem Motto der Veranstaltung angepasst<br />
werden. So kann bei den Besuchern ein bleibender<br />
Eindruck erreicht werden.<br />
Tipp: Eine Fahne mit dem Aufdruck Südtiroler Bauernjugend<br />
oder eine Tirolerfahne machen Eindruck und können<br />
kostenlos im Landessekretariat der Südtiroler Bauernjugend<br />
ausgeliehen werden.<br />
Krisenmanagement<br />
Während der Veranstaltung können unvorhergesehene Ereignisse<br />
auftreten bei denen man schnell reagieren muss.<br />
Diese Entscheidungen sollen von einer Kerngruppe (Ortsobmann,<br />
Ortsleiterin, Stellvertreter, Kassier und Schriftführer)<br />
entschieden werden ohne dabei grundlegende Dienste auszusetzen:<br />
Eintritt, Musik, Sicherheitsdienst, Garderobe, usw.<br />
Tipp: Vor der Veranstaltung soll gemeinsam festlegt werden,<br />
wer diese Entscheidungen treffen darf und alle beteiligten Helfer<br />
sind darüber in Kenntnis zu setzen. So können Streitigkeiten<br />
während der Veranstaltung vermieden werden.<br />
Notfallutensilien<br />
Es ist ratsam auch an Dinge wie Zwischenstecker, Handy,<br />
Aufladegerät für die Kamera usw. zu denken.<br />
9. Schritt: Die Arbeitseinteilung<br />
Beschilderung<br />
Toiletten, Räume, Notausgänge, Parkplätze usw. sollen mit<br />
Schildern gut sichtbar gekennzeichnet werden. Bei kommerziellen<br />
Veranstaltungen müssen Preislisten erstellt werden.<br />
Der Schriftführer soll dafür sorgen, dass genügend<br />
Preislisten vor Ort sind. Die Preislisten sollen übersichtlich<br />
gestaltet sein und an gut sichtbaren Orten aufgehängt<br />
werden.<br />
Technik<br />
Videotechnik, Audiotechnik, Beleuchtung, Präsentationshilfsmittel<br />
und Anschlüsse sollen vorab von einem Ausschussmitglied,<br />
das sich mit Technik gut auskennt, getestet<br />
werden. Dabei sollen die Aufbauzeit und die Zeit zum<br />
Testen der Geräte am Veranstaltungsort mit eingerechnet<br />
werden. Kabel sollen sorgfältig verlegt werden, damit niemand<br />
stolpert und sich verletzt.<br />
TIPP<br />
Ortsgruppen, die sich kostenlos technische Geräte leihen<br />
möchten können, dies beim Amt für audiovisuelle Medien<br />
tun. Das Amt für audiovisuelle Medien befindet sich in der<br />
Andreas-Hofer-Straße 18, in Bozen - Tel. 0471 412915 -<br />
E-Mail: av-medien@provinz.bz.it<br />
Das Formular zum bestellen kann unter www.provinz.bz.it/<br />
kulturabteilung/technik.asp heruntergeladen werden. Auch<br />
im SBJ-Landessekretariat kann das Formular angefordert<br />
werden.<br />
Wechselgeld<br />
Der Kassier ist dafür zuständig, genug Wechselgeld zu<br />
organisieren. Anhand der Preisliste soll geschaut werden,<br />
welche Geldstücke es am meisten brauchen wird.<br />
Verantwortliche<br />
Die für die Veranstaltung hauptverantwortlichen Personen,<br />
meist Ortsobmann und Ortsleiterin, müssen allen bekannt<br />
sein. Sie müssen für die Helfer erreichbar oder anwesend<br />
sein. Sie sorgen für das Zusammenspiel aller Teilbereiche. Sie<br />
bewahren alle erforderlichen Unterlagen auf, koordinieren alle<br />
Arbeitsschritte und Abläufe.<br />
Helfer<br />
Die Aufgaben sollen vorab gemeinsam im Ausschuss besprochen<br />
und aufgeteilt werden. Ein Zeitplan für die Helfer ist<br />
für die Organisation sehr hilfreich. Diesen Zeitplan soll der<br />
Schriftführer in einer Übersicht auflisten und die Übersicht soll<br />
an die Helfer verteilt werden. Jedem Helfer muss bekannt sei,<br />
was er wie lange macht und wer ihn eventuell ablöst.<br />
TIPP<br />
Es ist sinnvoll für die Helfer eine Telefonliste zu erstellen, die<br />
alle wichtigen Telefonnummern der Verantwortlichen beinhaltet.<br />
Allen Helfern muss bewusst sein, dass jeder zum Erfolg der<br />
Veranstaltung beiträgt. Teamwork heißt auch Ergänzung, Ausgleich<br />
und Mithilfe wo es notwendig ist. Wenn jemand ausfällt,<br />
muss es einen Ersatz (Springer – ist nirgends eingeteilt<br />
und übernimmt Sachen, die nicht planbar sind) geben.<br />
TIPP<br />
Ein kurzes Briefing vor Beginn der Veranstaltung, bei dem<br />
nochmals das Ziel, dass mit der Veranstaltung erreicht werden<br />
soll und der Gemeinschaftssinn unterstrichen wird, kann sehr<br />
motivierend sein.<br />
10. Schritt: Die letzten Vorbereitungen<br />
Video und Fotografie<br />
Aufnahmen vor und während der Veranstaltung sind sehr<br />
wichtig für die Dokumentation der Tätigkeit und für die<br />
Öffentlichkeitsarbeit.<br />
Kurz vor der Veranstaltung ist es wichtig folgende Checks zu<br />
machen:<br />
• Dekorations Check<br />
• Technik Check<br />
• Catering Check<br />
• Garderoben Check<br />
TIPP<br />
Eine Checkliste mit den oben genannten Punkten kann sehr<br />
hilfreich sein.
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