03 | 2019 msg Studienband

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Die Zukunft der IT-DLZ Das für den IT-Rat geltende Einstimmigkeitserfordernis könnte jedoch in dieser wichtigen Frage zu einer Blockade führen. Die Ressorts könnten versuchen, ihre eigenen Interessen durchzusetzen. Aufgrund des Konsensprinzips führt dies zu Pattsituationen im IT-Rat. Dieses Problem hat die Bundesregierung bislang nicht gelöst. Für eine erfolgreiche IT-Konsolidierung Bund muss die Bundesregierung den Dialog zwischen den Ressorts sowie die Entscheidungsprozesse effektiv und effizient gestalten. Zitat aus dem Bemerkungen 2018 zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Bundes, S. 185, Bundesrechnungshof Die Steuerung der IT-Konsolidierung wird dadurch erschwert, dass die IT-DLZ in den meisten Fällen einem einzelnen Ressort (oft Finanzen) zugeordnet sind. Der IT-Rat ist auf politisch-strategischer Ebene das zentrale Gremium für ressortübergreifende IT-Fragen in der Bundesverwaltung; er ist zuständig für die strategische Steuerung des zum 1. Juli 2015 eingerichteten, ressortübergreifenden Projekts IT-Konsolidierung des Bundes. Ohne den Konsens aller Beteiligten kann der IT-Rat de facto keine Richtungsentscheidungen vornehmen und durchsetzen. Das Konsensprinzip in den Steuerungsgremien der Ressorts ist zwar grundsätzlich ein Erfolgsfaktor; es setzt jedoch eine hohe Verantwortung in der Gruppe voraus. Jeder Abstimmende muss sich bewusst sein, dass ein ‚Nein‘ den Prozess blockiert.Doch wann ziehen alle Beteiligten an einem Strang und stellen eigene Ressortinteressen im Sinne des großen Ganzen zurück? Die Zuständigkeit für digitale Infrastruktur und damit für die IT-Konsolidierung ist daher von Ressortzuständigkeiten zu trennen und benötigt eigene Durchsetzungsmöglichkeiten. Wirtschaftlichkeit der Konsolidierung realistisch bewerten Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist aus gutem Grund eine wesentliche Entscheidungsbasis für IT-Investitionen der öffentlichen Verwaltung. Ist die Betrachtung auf eine einzelne Behörde, ein Ressort oder ein Bundesland begrenzt, birgt das die Gefahr, dass sich dezentrale Lösungen wirtschaftlicher darstellen als konsolidierte Lösungen, weil übergeordnete Einsparungen und Nutzenaspekte der Standardisierung nicht betrachtet werden. Auch der Bundesrechnungshof äußert dies in seinen Bemerkungen 2018 zur Einführung eines einheitlichen Basisdienstes E-Akte in der Bundesverwaltung. In zentrale Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen wurden bisher diejenigen Behörden einbezogen, die noch keine Lösung zur elektronischen Akten- und Dokumentverwaltung eingeführt haben. Eine Vorgabe von einheitlichen Bewertungskriterien auch für Behörden mit bestehenden E-Akte-Lösungen würde den Fokus auf eine gesamtwirtschaftliche Lösung der Bundesverwaltung verschieben. Die dezentrale Sichtweise birgt das Risiko, Aufwände und Nutzen einer Konsolidierungsmaßnahme verzerrt einzuschätzen; sie führt damit zu einer aus Gesamtsicht falschen Bewertung. Zeit- und Kosten sind realistisch zu planen Die IT-Konsolidierung und die damit verbundene Standardisierung sind in vielen Fällen mit politischen Zielen verbunden und orientieren sich entsprechend an politisch motivierten Terminen und Budgets. Ambitionierte Terminpläne und knapp kalkulierte Budgets werden in vielen Fällen überzogen; erhoffte Einspareffekte treten wesentlich später als geplant ein. 58
Die Zukunft der IT-DLZ In unseren Gesprächen wurde deutlich: Politisch ambitionierte Ankündigungen schüren die Erwartung in den IT-DLZ, in den Behörden und in der Öffentlichkeit. Doch oft lassen sich diese Erwartungen aufgrund der unterschätzten Komplexität und der begrenzten personellen Ressourcen nicht erfüllen. Die Planung der IT-Konsolidierung sollte daher stärker iterativ erfolgen. Bei einer regelmäßigen Überprüfung des Projektfortschritts und Fortschreibung des Projektplans können Erfahrungen aus dem bisherigen Projektverlauf einfließen und damit realistischere Zeit- und Budgetpläne entstehen. In IT-DLZ und Behörden das Changemanagement verbessern Ein Erfolgsfaktor der IT-Konsolidierung ist die Fähigkeit zur Anpassung der Organisationsstrukturen und Prozesse in den bisherigen IT-Referaten der Behörden und in den Fachreferaten. Die Verlagerung von IT-Aufgaben zu IT-DLZ verändert Arbeitsprofil und Selbstverständnis der bisherigen IT-Mitarbeiter sowie die Kommunikationsstrukturen zwischen Fachseite und IT. In vielen Fällen wird die IT-Konsolidierung als rein technisches Projekt gesehen; organisatorische Auswirkungen werden nicht ausreichend betrachtet.Die aktive Steuerung von Veränderungsprozessen ist bei der Planung zu berücksichtigen und durch geeignetes Personal zu unterstützen. Steuerungsfähigkeit durch eigenes Personal verbessern Die in der ganzen IT-Branche schwierige Personalsituation führt in vielen IT-DLZ zu einem Mangel an erfahrenen IT-Führungskräften. Wichtige Konsolidierungsvorhaben lassen sich deshalb nicht zeitgerecht starten und ausreichend durch eigenes Personal steuern. In vielen Fällen steuern faktisch externe Berater die Konsolidierungsvorhaben. Diese Abhängigkeit von Beratungsunternehmen und die hohen Kosten werden aktuell in der politischen Diskussion stark kritisiert. Die Lösung kann nur darin bestehen, die IT-DLZ mit entsprechend dotierten Stellen auszustatten, um zumindest mittelfristig Schlüsselfunktionen mit eigenem gut qualifiziertem Personal besetzen zu können. Wahl der Rechtsform und höhere Eigenständigkeit der IT-DLZ Die Rechtsform bleibt ein entscheidender Faktor für die Handlungsfähigkeit der IT- DLZ. Die bestehenden IT-DLZ sind zumindest auf Bundes- und Landesebene meist als Behörden organisiert. Sie unterliegen den Vorgaben der Kameralistik, der Stellenplanung und der direkten Steuerung eines Ressorts. Durch die Abhängigkeit von der Haushaltsplanung können die IT-DLZ nur begrenzt in langfristige Innovationen investieren. Sie sind stark von politischen Entscheidungen abhängig, die oft stärker durch Zyklen der Legislaturperioden beeinflusst werden als durch fachliche oder technische Notwendigkeiten. IT-DLZ in Behördenform sind abhängig von der Stellenbewirtschaftung und können auf einen veränderten Personalbedarf nur schwer reagieren. Dies verschärft vor allem bei IT-Führungskräften das Problem der Projektsteuerung durch eigenes Personal. Rechtsformen mit mehr Eigenständigkeit, wie GmbH oder AöR, bieten eine höhere Flexibilität in Bezug auf Finanzplanung und Personalbeschaffung. 59
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Studie IT-KONSOLIDIERUNG IN DER ÖF
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Vorwort Die DLZ-Studie 2019 beleuch
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ZUSAMMENFASSUNG In der aktuellen Le
Seite 7 und 8: AUFBAU DER STUDIE Hintergrund und Z
Seite 9 und 10: Die Landschaft der IT-Dienstleistun
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Seite 53 und 54: Herausforderungen aus der Sicht der
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Seite 57: ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE ZUKUNFT DE
Seite 61 und 62: ANHANG Methodisches Vorgehen Wie 20
Seite 63 und 64: Medienpartner der Studie Der Behör
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