KMU Wirtschaft 2/2020

schon kleinste Unklarheiten zu Problemen und Ablehnung führen
können. Beispiel Telefon- und Videokonferenzen:
Highlight
Gerade in multinationalen Unternehmen müssen sie so gelegt
werden, dass auch Heimarbeitende aus anderen Zeitzonen problemlos
teilnehmen können (der Slot von 12 bis 14 Uhr mitteleuropäischer
Zeit hat sich bewährt).
Ebenso klare Regeln sollten bei der Durchführung gelten. «Bis
zu drei Teilnehmer können sich noch – mit vornehmer Zurückhaltung
– selbst organisieren, bei mehr sollte es einen Moderator
geben, der mitschreibt und die Meinungen aller Beteiligten
abfragt», empfiehlt Clemens Graf von Hoyos, ein führender Experte
für -Umgangsformen im Geschäftsleben.
Fingerspitzengefühl ist zudem bei der Wahl der richtigen Kommunikationsmittel
gefragt.
Von Hoyos stellt eine einfache Regel auf: Eine E-Mail sollte aus
nicht mehr als drei Absätzen mit jeweils drei Sätzen und einer
abschliessenden Handlungsaufforderung bestehen. Lässt sich
der Sachverhalt nicht in dieser Kürze darstellen, sollte man zum
Telefonhörer greifen.
Reicht das wiederum nicht, ist eine -Videokonferenz angezeigt –
oder besser noch ein persönliches Treffen. Da das in der gegenwärtigen
Lage nicht möglich ist, sei es unter Umständen besser,
eine Entscheidung zu vertagen, meint von Hoyos.
Davon, Kurznachrichtendienste wie Whatsapp kurzerhand
auch geschäftlich zu nutzen, rät der Experte stark ab, unter anderem
aus Sicherheits- und Datenschutzgründen.
«Für die gemeinsame Freizeitgestaltung geht das, aber kundenbezogene
Daten oder Strategisches haben auf Whatsapp nichts
zu suchen.» Ausnahme: Ist ein Kurznachrichtenprogramm
(Messenger) Teil einer Business-Software wie Slack, kann es
auch für Geschäftliches verwendet werden, solange der zu
kommunizierende Sachverhalt nicht zu komplex ist.
Heimarbeitende hören von ihren Kollegen häufig Bemerkungen
wie «Da kannst du ja im Schlafanzug arbeiten».
Experten raten genau von diesem Dresscode ab. «Man muss
sich nicht im Anzug vor den Rechner setzen, aber es sollte schon
ordentliche Kleidung sein», meint Experte von Hoyos. Er nennt
zwei Gründe: Zum einen haben psychologische Untersuchungen
gezeigt, dass Menschen, die formaler gekleidet sind, sich
selbst anders wahrnehmen und auch konzentrierter arbeiten.
Zum anderen besteht immer die Möglichkeit, dass man zu einem
Videocall hinzugezogen wird.
«Dann macht es ¬einen schlechten Eindruck, wenn man ein
schmutziges Unterhemd trägt», lacht von Hoyos, der unter anderem
Schweizer ¬Medizintechnikfirmen und Banken berät.
Der Arbeitsort sollte ebenfalls mit Bedacht gewählt werden:
Profis reservieren für ihre dienstlichen Tätigkeiten einen ¬eigenen
Schreibtisch, der sich an einem Ort befindet, an dem keine
Nebengeräusche ein Telefonat stören können. Werden Videokonferenzen
geführt, sollte darauf geachtet werden, dass der
Hintergrund neutral ist und das Licht dem Arbeitenden ins Gesicht
scheint (sonst droht der sogenannt Scherenschnitteffekt
– man sieht den Konferenzteilnehmer nur als Schatten). «Ich
habe mal erlebt, dass ein Teilnehmer in der Videokonferenz
sein Kind auf dem Schoss hatte», schmunzelt Berater Pirker.
Die Folge in diesem Fall war, dass alle nur noch auf den kleinen
Zuschauer achteten und nicht mehr auf das zu Besprechende.
Die grundsätzliche Empfehlung aller Experten lautet: Daheim
sollte möglichst wie im Büro gearbeitet werden, das heisst zu
11