KMU Wirtschaft 2/2020

Hinter dem Schlagwort „Digitalisierung“ verbirgt sich also
offensichtlich mehr, als dass wir überall E-Mails senden und
empfangen können oder Video-Konferenzen anstelle von physischen
Sitzungen abhalten.
Ausweg mit System
Moderne Dokumentenmanagement- Systeme sind der Ausweg
aus diesem Dilemma. Sie sind der Ort an dem alles, was irgendwie
nach „Dokument“ aussieht, abgelegt, verwaltet und gegebenenfalls
auch im Rahmen eines definierten Prozesses durch
das Unternehmen geleitet werden kann. Die Basis hierfür sind
elektronische Dokumente, was nichts anderes bedeutet, als
dass analoge Dokumente gescannt und in digitaler Form archiviert
werden müssen.
Digitalisierte und digitale Dokumente werden zentral gespeichert
und verwaltet. Ob es an dieser Stelle sinnvoll ist, das gesamte
Papierarchiv zu digitalisieren, ist von Unternehmen zu
Unternehmen verschieden und hängt unter anderem auch davon
ab, wie wertvoll die darin gespeicherten Informationen sind
und wie häufig sie benötigt werden.
Dokumentenmanagement- Systeme helfen somit dabei, Papier
aus dem Büro zu verbannen oder zumindest stark zu reduzieren.
Durch die zentrale Speicherung aller Dateien in einem System
reduzieren sich die Suchzeiten enorm. Marktübliche Systeme
nutzen in der Regel (sofern die Dokumente auch durchsuchbar
sind) eine automatische Volltext-Erfassung, sodass die Dokumente
vom System indexiert und durchsucht werden können.
Ein integriertes Versionsmanagement stellt darüber hinaus sicher,
dass jedem Mitarbeitenden immer die aktuellste Version
eines Dokuments präsentiert wird.
Alle Mitarbeitenden können jederzeit schnell und ortsunabhängig
auf die aktuellsten Informationen zugreifen, sie nutzen und
Änderungen vornehmen. Damit alle Mitarbeitenden an die für
Digitalisierung
sie relevanten Informationen gelangent, werden ihnen mittels
entsprechender Gruppen verschiedene Berechtigungen zugeteilt.
So hat die Buchhaltung zum Beispiel Zugang zu allen
Lieferscheinen und Rechnungen, das Personalwesen Zugriff auf
die digitalen Personalakten.
Cloud-Lösungen gehen an dieser Stelle sogar noch einen Schritt
weiter, indem auch Lieferanten und Kunden selektiv und mit genau
spezifizierten Berechtigungen eingebunden werden können,
was Geschäftsprozesse beschleunigt und effizienter
macht.
Erster Schritt zur Digitalisierung
Die Vereinheitlichung bzw. Optimierung des internen Umgangs
mit Dokumenten durch ein Dokumentenmanagement- System
ist gerade für KMU ein sinnvoller erster Schritt auf dem Weg der
Digitalisierung. Dokumenten Management Systeme bringen
bereits bestehende Informationen und Dokumente zusammen
und machen sie sinnvoll und ihm Berechtigungskontext des
Benutzers verfügbar. Natürlich geht nicht alles auf einmal. Es
empfiehlt sich, das Dokumentenmanagement- System nach
und nach in den unterschiedlichen Bereichen zu implementieren.
Als Startpunkt bietet sich zum Beispiel die Buchhaltung
und der Prozess des Rechnungsdurchlaufs an. Wichtig ist es,
immer an das grosse Ganze zu denken und, statt Insellösungen
zu schaffen, auf ein einheitliches, unternehmensweites und
zentrales Dokumentenmanagement hinzuarbeiten.
Zugriff via Smartphone
Wenn das Ganze dann noch web-basiert, Mobile-Device-tauglich
und via Internet von überall her erreichbar ist, steht der
weitgehend virtuellen Organisation eines Unternehmens nichts
mehr im Weg. Dass dies verschiedene Vorteile haben kann, wissen
wir allerdings nicht erst seit Corona.
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