Luzerner Wirtschaft 3 2020 inhalt

Digitalisierung
Professionell digitalisieren, entspannter
arbeiten im Homeoffice
Wenn die Corona-Krise etwas Gutes hat, dann, dass sie der Digitalisierung einen
so Großen Schub verliehen hat wie nur wenige Maßnahmen zuvor. Was vorher die
Aussnahme war, wurde quasi über Nacht zum Normalfall: Unternehmen schicken
ihre Mitarbeitenden im Großen Stil ins Home office.
Wir alle haben die damit verbundenen Herausforderungen kennen
gelernt. Ob es nun die fehlende Infrastruktur (und sei es nur
die ungenügende Bandbreite des Internet-Anschlusses), der
Umgang mit ganz neuen Instrumenten (wer hat vorher schon
mal eine Video-Konferenz mit mehr als zwei bis ...drei Teilnehmenden
gemacht) oder auch nur die unzureichende Umgebung
(nicht jeder kann sich in einen eigenen Raum zurückziehen und
dort in Ruhe arbeiten) im Home Office waren.
Wir waren alle eine gewisse Zeit gefordert, bis wir uns zu Hause
so eingerichtet hatten, dass wir unserer Arbeit im mehr oder
weniger gewohnten Rahmen nachgehen konnten.
Saubere Dokumentenablage wichtiger denn je
Das Gros der Unternehmen und die meisten Mitarbeitenden
haben die genannten Herausforderungen mittlerweile gut gemeistert.
Es sind allerdings auch Aspekte zum Vorschein gekommen,
die sich nicht so einfach organisieren lassen. So haben
viele Unternehmen erkannt, dass eine konsistente Daten- und
Dokumentenhaltung wichtiger ist als jemals zuvor. In Zeiten
einer sich rasch virtualisierenden Arbeitswelt ist es essenztiell,
dass nicht nur gemeinsame Lösungen für die Kommunikation
untereinander existieren. Es ist unterlässlich, dass alle von derselben
Version eines Dokuments reden.
Digitalisierung braucht Zeit
Gerade jetzt mussten viele Unternehmen feststellen, dass in
verschiedenen Systemen (Fileserver, lokale Festplatten der
Arbeitsplatz-Rechner, E-Mail-
System, usw....) liegende Informationen und Dokumente nur
schwer zur Verfügung gestellt werden können, wenn sie von
heute auf morgen virtuell organisiert werden müssen
Zu unterschiedlich sind die Zugriffspfade, zu verschieden
die Berechtigungskonzepte und Such-Mechanismen. Hinzu
kommt, dass es in vielen Unternehmen noch ein Archiv in Papierform
gibt. Die dort gehaltenen Informationen lassen sich
in aller Regel nicht auf die Schnelle digitalisieren und stehen
den Mitarbeitendenim Homeoffice somit erst mal gar nicht zur
Verfügung.
Selbst E-Mails –- und je nach dem auch Audio- und sogar Video-
Konferenzen –- sind im Grunde genommen nichts anderes als
Dokumente (also nichts anderes als Rechnungen, Angebote,
Lieferscheine und dergleichen mehr) die es unter Umständen
aufzubewahren gilt. Die Vielfalt bei der Wahl der Anwendungen,
die aus Sicht der Benutzer mitunter durchaus wünschenswert
ist, ist aus Sicht der Information Governance ein Graus: Nicht
nur, aber auch im Blick auf die geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen,
muss jedes Unternehmen für sich festlegen, was
als „Dokument“ gelten soll, wer auf ein Dokument zugreifen
darf und wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss,
sprich, wie lange es vor einer absichtlichen oder unabsichtlichen
Löschung zu schützen ist. Regeln für Compliance und Datenschutz
müssen kontrolliert und auditierbar befolgt werden –-
unabhängig davon, wer wann mit welcher Anwendung die Informationen
bearbeitet. Wir können wohl davon ausgehen, dass es
bei den diesbezüglichen gesetzlichen Rahmenbedingungen wegen
Corona keine Ausnahmen geben wird. Hinter dem Schlagwort
„Digitalisierung“ verbirgt sich also offensichtlich mehr, als
dass wir überall E-Mails senden und empfangen können oder Video-Konferenzen
anstelle von physischen Sitzungen abhalten.
Ausweg mit System
Moderne Dokumentenmanagement- Systeme sind der Ausweg
aus diesem Dilemma. Sie sind der Ort an dem alles, was irgendwie
nach „Dokument“ aussieht, abgelegt, verwaltet und gegebenenfalls
auch im Rahmen eines definierten Prozesses durch
das Unternehmen geleitet werden kann. Die Basis hierfür sind
elektronische Dokumente, was nichts anderes bedeutet, als
dass analoge Dokumente gescannt und in digitaler Form archiviert
werden müssen. Digitalisierte und digitale Dokumente
werden zentral gespeichert und verwaltet. Ob es an dieser Stelle
sinnvoll ist, das gesamte Papierarchiv zu digitalisieren, ist von
Unternehmen zu Unternehmen verschieden und hängt unter
anderem auch davon ab, wie wertvoll die darin gespeicherten
Informationen sind und wie häufig sie benötigt werden.
Dokumentenmanagement- Systeme helfen somit dabei, Papier
aus dem Büro zu verbannen oder zumindest stark zu reduzieren.
Durch die zentrale Speicherung aller Dateien in einem System
reduzieren sich die Suchzeiten enorm. Marktübliche Systeme
nutzen in der Regel (sofern die Dokumente auch durchsuchbar
sind) eine automatische Volltext-Erfassung, sodass die Dokumente
vom System indexiert und durchsucht werden können.
Ein integriertes Versionsmanagement stellt darüber hinaus sicher,
dass jedem Mitarbeitenden immer die aktuellste Version
eines Dokuments präsentiert wird.
Alle Mitarbeitenden können jederzeit schnell und ortsunabhängig
auf die aktuellsten Informationen zugreifen, sie nutzen und
Änderungen vornehmen. Damit alle Mitarbeitenden an die für
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