DIGITALISERING I DOMSTOLENE I det digitale førersetet I Oslo tingrett er man godt i gang med å prøve ut papirløse rettsmøter, både i sivile saker, straffesaker og fengslinger. Av Tage Borøchstein I Oslo tinghus er fem rettssaler og seks fengslingssaler utstyrt med ulike løsninger for digitale rettsmøter. Tingretten er involvert i tre parallelle prosjekter på dette feltet – “Digitale rettsmøter”, “Digitale fengslingsmøter” og “Digitalt aktorat”. I førstnevnte prosjekt er det også tilrettelagt for slike rettsmøter i flere andre domstoler. - I prosjektene prøver vi ut ulike løsninger, oppsett og utstyr. Det skjer i store og små domstoler, i både tingretter og lagmannsretter, forteller avdelingsleder og dommer i Oslo tingrett Nina Opsahl. Hun er også leder for arbeidet med “Digitale rettsmøter. Tingrettsdommer Espen Bjerkvoll i Oslo har allerede rukket å bli en rutinert “digitaldommer”. Han er overbevist om at digitale rettsmøter gir tidsbesparelse og økt kvalitet. – Det er mange nyttige elektroniske verktøy. Disse gir deg mulighet til raskt å navigere, sortere, strukturere og kopiere. Effektivitetsgevinstene er store, sier han. Bjerkvoll anslår at han sparer 20 prosent av tiden til domskriving etter en ukes hovedforhandling med 2000 dokumentsider. Samtidig mener han kvaliteten blir bedre. Bjerkvoll har også hatt flere digitale hovedforhandlinger både i sivile saker og i straffesaker. Etter sin første digitale straffesak tidlig i januar, var aktørene begeistret og bevisførselen gikk knirkefritt. Dette synspunktet delte også aktørene og meddommerne. De to erfarne meddommerne fortalte at nyvinningen gjorde at de følte seg mer likeverdig som dommere, og at de hadde lettere for å følge bevisførselen. Anbefaling til andre domstoler tidlig i 2016 Prosjektperioden for “Digitale rettsmøter” varer fram til årsskiftet, og arbeidsgruppen skal overlevere sine anbefalinger til Domstoladministrasjonen (DA) på nyåret. – Vi er kjent med at DA får mange henvendelser fra utålmodige domstoler som ønsker løsninger tilpasset enkeltsaker. Det kan føre til at det lages mange ad-hoc løsninger, som kan være unødig avanserte og kostbare for formålet. Vi håper å kunne anbefale en felles løsning for sivile saker og straffesaker tidlig i 2016, sier Opsahl. – Vi vet at det fungerer godt med digitale rettsmøter i store saker med mange dokumenter, for eksempel i økokrimsaker. Men vi er opptatt av å finne gode løsninger som kan brukes i alle saker, presiserer hun. Flest digitale fengslinger Alle de seks fengslingssalene i Oslo tinghus er utstyrt for digitale fengslinger, og Grønland politistasjon har satt seg som mål at alle deres fengslingsbegjæringer skal behandles digitalt. De andre stasjonene har også uttalt at de ønsker å følge etter. – I stedet for å motta store kasser og trillekofferter med saksdokumenter, får vi nå saksdokumentene sendt elektronisk som en søkbar pdf-fil. Dette gjør det enkelt for dommeren å orientere seg i dokumentene, både før og under fengslingsmøtet. Espen Bjerkvoll har hatt mange digitale fengslinger, og konstaterer at man blir kvitt en enorm mengde papir. Når dommeren får dokumentene elektronisk, sparer man tid og kan raskt finne fram til det relevante innhol- Avdelingsleder Nina Opsahl i Oslo tingrett leder arbeidet med digitale domstoler. Her står hun sammen med tingrettsdommer Espen Bjerkvoll, som allerede har rukket å bli en “digitaldommer”. det i dokumentene. – I tillegg spares politiet for arbeidet med å frakte kassene fram og tilbake for den korte tiden dokumentene skal være på tinghuset. Det gjør at vi mottar elektroniske saksdokumenter tidligere enn papirdokumenter, og får bedre tid til å sette oss inn i saksdokumentene. Stor etterspørsel Oslo tingrett får mange forespørsler fra aktorer om å gjennomføre digitale straffesaker. Nina Opsahl beklager at ikke enda flere straffesaker går digitalt. – For å gjennomføre digitale straffesaker, er vi avhengige av at én av de to salene som er innredet for dette formålet, er ledig. Dette har vist seg å være en stor utfordring. Behovet for saler er rett og slett større enn tilbudet. Vi må dessverre si nei til noen, forklarer hun. Det er også økt etterspørsel etter digitale rettsmøter i sivile saker. Dette er et spørsmål som naturlig kan tas opp i planleggingsmøtene. Oslo tingrett har laget en egen mal for rettsbok til planleggingsmøter i sivile saker. Denne har et eget punkt med spørsmål om digitalt rettsmøte. – Det er ingenting i veien for at dommeren for sin del gjennomfører rettsmøtet papirløst, selv om advokatene ønsker å ha med seg papirdokumenter. I saker uten meddommere, og hvor dommeren jobber elektronisk, trengs det ikke mye utstyr i salene, poengterer Opsahl. Store eller små Noe av det som prøves ut, er at alle aktørene skal kunne se samme dokument samtidig på hver sin skjerm under dokumentasjonen. Da slipper fagdommeren, meddommerne og de andre aktørene å bruke tid på å finne fram til riktig dokument. Opsahl forteller at hun er spent på hvilke erfaringer som gjøres når det gjelder behov for slaveskjermer for aktørene, og om dette vil være ulikt for sivile saker og straffesaker. Det blir også interessant å høre hvilke erfaringer som gjøres med tanke på hvem som skal styre det som vises på slaveskjermene, og markere det som er dokumentert. – Vi antar at felles oppslag av dokumentasjon på slaveskjermer har en verdi for alle aktørene. Det gjenstår å se om dette stemmer, og også om det er ulike behov i de forskjellige sakstypene, sier avdelingslederen. Prosjektog prøveperioden er kort, men prosjektgruppen ser allerede flere fordeler, og også ulemper, med løsningene som utprøves. – Vi trenger store nok skjermer til at I digitale fengslingsmøter får dommeren raskere tilgang til dokumentene og finner lettere fram i innholdet. Mange hyllemetre med dokumenter og permer er ikke et uvanlig syn i norske rettssaler, som her i den såkalte Gassled-saken. Nå kan de snart erstattes av en minnepinne. digitale bokmerker og notater er godt synlig. Samtidig skal ikke skjermene være så store at de stenger for dommerens kontakt med partene og aktørene, sier Nina Opsahl. Prosjektet har også vært opptatt av kvaliteten på skjermene. Bildene bør være skarpe, slik at det ikke blir ubehagelig for dommere og aktører i saker som går over lengre tid. Sikker dokumenthåndtering Prosjektgruppen ser også på utfordringene med å motta elektroniske dokumenter fra politiet. Stifinner fungerer ikke for dette formålet, og prosjektet prøver derfor ut forskjellige løsninger for oversendelse av saksdokumenter i straffesaker og til fengslingsmøter. – Vi har ikke funnet den optimale løsningen ennå, som både ivaretar hensynet til dokumentsikkerhet og effektiv saksbehandling, sier Opsahl. Det er gode grunner til at domstolen mottar dokumentene på forskjellige måter i sivile saker og i straffesaker. I vanlige straffesaker skal ikke dommerne ha dokumentene på forhånd, mens det i sivile saker gjerne er en betydelig dokumentutveksling før hovedforhandling. Det er viktig å finne gode løsninger som ikke fører til saksbehandlingsfeil. En god løsning i sivile saker hadde vært at saksbehandlingssystemet Lovisa kunne behandle alle dokumentene og samle dem i en søkbar pdf-fil. Dette er foreløpig ikke mulig. - Enn så lenge må vi i de sivile sakene be advokatene om å lage pdf-utdrag, eller gjøre det selv på en pc utenfor terminalserver, forklarer de to dommerne. De ser begge frem til en heldigital domstol i fremtiden. Digitalt aktorat: En del av det tidligere Merverdiprosjektet til politiet. Prosjektet ble avsluttet sommeren 2015, men videreføres lokalt mellom politi og domstoler i små og mellomstore straffesaker. Domstoler som er med: Ringerike tingrett Eiker, Modum og Sigdal tingrett Nedre Romerike tingrett Oslo tingrett (2 saler) Digitale rettsmøter: Digitale rettsmøter i sivile saker. I dette prosjektet er det pilotdomstolene for Aktørportalen som deltar. Prøveperioden går fram til 31.12.2015. Domstoler som er med: Sunnmøre tingrett (1 sal) Oslo tingrett (3 saler) Sør-Trøndelag tingrett (1 sal) Fredrikstad tingrett (1 sal) Borgarting lagmannsrett (1 sal) Frostating lagmannsrett (1 sal) Digitale fengslinger: Et samarbeidsprosjekt mellom Oslo tingrett og Oslo politidistrikt, Grønland politistasjon. Skal tilbys alle avsnitt og stasjoner i Oslo. 6 7