projmen_jegyzet_3 - NYME Természettudományi Kar - Nyugat ...

6. A PROJEKT ÁTADÁSA ÉS ÉRTÉKELÉSE
6.1. A projekt átadása
A projektben meghatározott tevékenységek befejezése után a projektcsapat a projekt
eredményét átadja a megrendelınek. Az átadás a gyakorlatban mindkét fél részére
különös jelentıséggel bír. Ha az átadás nem egy meghatározott ponton történik, a projekt
részvevıi úgy érezhetik, hogy erıfeszítéseik hiábavalóak voltak. Ebben az esetben annak
a veszélye is fennáll, hogy a csapattagoknak továbbra is foglalkozniuk kell a megrendelıkkel,
így nem összpontosíthatnak újabb feladataikra. Az átadás pillanatától kezdve a
megrendelınek feladatai és kötelezettségei vannak a projekt eredményével kapcsolatban.
Elsısorban el kell sajátítania a használatát. Az elınyök felismerése ellenére az emberek
nehezen fogadják el a változásokat, különösképpen ha azokat a megkérdezésük nélkül,
felülrıl erıltetik rájuk. „Átadási teendıknek” azokat a módszereket, feladatokat nevezzük,
amelyeket végrehajtva a felhasználók számára világossá válhat, mire számíthatnak a
projekt eredményével kapcsolatban, és mire van szükségük az átálláshoz. Az átadási teendıknek
három csoportját szokás elkülöníteni. Ezek a bevonás, egyeztetés és az elvárások
tisztázása.
A sikeres átadás alapja az érintettek, különösképpen a felhasználók minél korábbi
bevonása az estleges változtatásokba. Az érintetteket meg kell ismertetni az elképzelésekkel,
és ki kell kérni a véleményüket. Javaslataik és ötleteik meghallgatása, megvitatása
és beépítése a projektbe segít elfogadtatni a változásokat, hisz ily módon részesei, kezdeményezıi
lesznek a projektnek. Az érintettek bevonását célszerő a projekt minél korábbi
szakaszában, lehetıség szerint már a projekt meghatározása során megtenni.
A kivitelezés szakaszában folyamatos párbeszédnek, egyeztetésnek kell zajlania a
projektcsapat és a felhasználók között. A felhasználónak tudnia kell, hogy mit, mikor, és
milyen feltételek mellett fog megkapni. Ki kell emelni a projekt elınyeit, de nem szabad
elhallgatni a hátrányait sem. A projektet érintı változásokról a megrendelıt a lehetı legkorábban
értesíteni kell. A projekt során dokumentumokat, információkat (változtatási
dokumentációkat, a megbeszélések jegyzıkönyveit, stb.) el kell juttatni az érintettekhez.
Szükség esetén elıadások tartásával lehet a felmerülı kérdéseket megvilágítani.
46