PG fiscus op bezoek aug11.indd - Sbb

• Hoe lang moeten de boeken en bescheiden bewaard
worden?
Voor de directe belastingen moeten de boeken en bescheiden bewaard
worden tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op
het belastbaar tijdperk waarop ze betrekking hebben.
Voor de computerboekhouding is de termijn 7 jaar nadat het gebruik
van het softwarepakket is stopgezet.
• Waar moeten de boeken en bescheiden bewaard en
voorgelegd worden?
De boeken en bescheiden moeten bewaard worden in het kantoor,
agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige
waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of
toegezonden.
Op deze regel bestaan twee uitzonderingen: wanneer de boeken in beslag
genomen zijn door het gerecht en wanneer de administratie een
afwijking heeft toegestaan. Die afwijking wordt echter slechts onder
strikte voorwaarden toegestaan:
- de overdracht van de bescheiden moet op een bepaalde datum en
voor een bepaalde periode gebeuren;
- de belastingplichtige moet een gemotiveerde brief richten aan de
bevoegde e.a. inspecteur (10S2), die, rekening houdend met de aangehaalde
omstandigheden, oordeelt of die vraag tot afwijking kan
worden ingewilligd;
- bij een aangekondigde controle moet de belastingplichtige in staat
zijn om zijn boeken en bescheiden opnieuw in bezit te hebben om ze
op de vastgestelde dag voor de controle voor te leggen;
- in geval van niet-aangekondigde controle moet hij, wanneer die
documenten niet in zijn bezit zijn, de persoon of instelling kunnen
aanwijzen bij wie ze berusten en ze hem binnen een korte tijd doen
terugbezorgen;
- het dagontvangstenboek moet zich, door zijn aard zelf (dagelijks bij te
houden!), bestendig in de onderneming bevinden.
Zoals bekend, komt het heel vaak voor dat (het grootste gedeelte van)
de boekhouding volledig gehouden en bewaard wordt bij de externe
accountant of belastingconsulent. Moet dan telkens opnieuw een aanvraag
moeten worden ingediend?
Ja, volgens de minister van Financiën: hij sluit een algemene toelating
om de boeken en bescheiden te laten bewaren bij hun accountant uit,
omdat het “ter gelegenheid van het onderzoek ter plaatse meestal noodzakelijk
is om de feitelijke controle van de goederen of van het bedrag
van de ontvangsten te koppelen aan de controle van de documenten,
hetgeen een onmiddellijke toegang tot de gegevens van de boekhouding
vereist”.
Concreet betekent dit dat de administratie in dergelijke gevallen een
aanslag van ambtswege zou kunnen vestigen en/of een administratieve
boete opleggen. Wel zal hier eventueel een beroep kunnen gedaan worden
op algemene rechtsbeginselen als het redelijkheidsbeginsel en het
verbod van machtsafwending (indien bv. de administratie systematisch
onaangekondigde controles zou uitvoeren louter met de bedoeling om
boetes en aanslagen van ambtswege op te leggen).
Zorg er in elk geval voor steeds een stuk van de boekhouding bij te
houden en zeker het kasboek, dagontvangstenboek en de inventaris. De
boeken en bescheiden moeten voorgelegd worden “zonder verplaatsing”,
dus op de plaats waar ze bewaard moeten worden. Dit betekent dat de
administratie niet kan eisen dat de belastingplichtige zijn boeken en bescheiden
naar het kantoor brengt (zie hoger).
SBB | De fiscus op bezoek 29