Download-versie - Dorcas

Taak van de leidinggevenden en medewerkers
De teamdoelen uit het jaarplan realiseren en de vrijwilligers
aansturen en motiveren.
De taken en bevoegdheden van het bestuur en de directie zijn
vastgelegd in de statuten. Zoals hiervoor omschreven worden
in 2012 de taken en verantwoordelijkheden van de directie
en het bestuur aangepast aan de laatste CBF-richtlijnen. De
samenstelling van het bestuur is beschreven in hoofdstuk
3.2 ‘Samenstelling bestuur’. Eens per jaar houdt het bestuur
een functioneringsgesprek met de directieleden. Daarnaast
is er één keer per jaar een bezinningsbijeenkomst, waarbij
het functioneren van het bestuur, en dat van de directie en
de kantoormedewerkers worden geëvalueerd. In 2011 heeft
dit evaluatiegesprek niet plaatsgevonden omdat het bestuur
zich volledig gericht heeft op de integratie, het selecteren
en aanstellen van een directeur voor Fondsenwerving en
Communicatie en op het vaststellen van het Strategisch Plan
2012-2016.
Goed bestuur
Het bestuur onderschrijft de Code Wijffels en past de Code
toe, zoals onder andere blijkt uit de vele facetten die dit
jaarverslag in lijn met de Code beschrijft. In afwijking van de
Code is het vrijwilligersbeleid volledig gedelegeerd aan de
directie.
Procedure voor benoeming en herbenoeming
van bestuursleden
Bij een vacature voor een bestuursfunctie wordt een
profielschets en een taakomschrijving gemaakt. Kandidaten
kunnen door ieder bestuurslid aangedragen worden. Er vindt
een gesprek plaats tussen de kandidaat en de voorzitter.
Als de kandidaat-bestuurder twee vergaderingen heeft
meegemaakt, volgt een evaluatie en wordt de kandidaat bij
goed verloop tijdens de eerstvolgende vergadering benoemd.
Bij een vacature voor een directeur wordt aan de hand van een
profielschets en een taakomschrijving geworven.
Doelstelling, monitoring en evaluatie
Eens in de vijf jaar wordt door het bestuur een Strategisch
Plan vastgesteld, aan de hand waarvan jaarplannen en
jaarbudgetten worden opgesteld die eveneens door het
bestuur worden vastgesteld. Monitoring, controle, risico’s,
evaluatie en borging van processen door de ISO-certificering
worden uitvoerig beschreven in hoofdstuk 4 ‘Doelstelling en
strategie’.
Extern toezicht
Extern toezicht wordt gehouden door:
• de accountant Van Wezel Accountants B.V. te Rijnsburg
(jaarlijks een interim-controle en een definitieve controle);
• Certiked B.V. te Rotterdam (voor het ISO 9001:2008-certificaat);
• CBF te Amsterdam (voor het CBF-Keur).
3. De organisatie Dorcas
Optimale besteding van de middelen
Het bestuur ontvangt eens per kwartaal een voortgangsrapport
waaruit blijkt wat de verhouding is tussen kosten en opbrengsten.
Daarnaast wordt maandelijks een financieel overzicht aan de
penningmeester voorgelegd, waarin de kosten worden vergeleken
met de Dorcas-normen en de CBF-normen die daarvoor zijn
opgesteld. Overschrijdingen van teambudgetten worden aan de
directie gerapporteerd en door het managementteam opgelost.
In de jaarrekening worden de uiteindelijke kosten en baten
vergeleken met de normen en doelstellingen die daarvoor stonden
en wordt een verklaring gegeven voor eventuele verschillen.
Communicatie met belanghebbenden
Dorcas kent door haar uitgebreide netwerk diverse
belanghebbenden. Van de communicatie met belanghebbenden
in het buitenland, zoals de veldkantoren en beneficiaries, zijn
diverse voorbeelden beschreven in hoofdstuk 1 ‘Projecten van
Dorcas’. Dorcas communiceert graag open en eerlijk met haar
achterban in Nederland, bijvoorbeeld door het jaarverslag en
de jaarrekening via www.dorcas.nl/jaarverslag en via diverse
publicaties, waaronder het Dorcas Journaal. Voorbeelden hiervan
zijn beschreven in hoofdstuk 2 ‘Communicatie en fondsenwerving’.
Klant- en medewerkertevredenheid in binnen- en buitenland
wordt regelmatig gemeten en teruggekoppeld. Alle klachten
worden gerubriceerd opgeslagen in een klachtenregister, waarvan
verslag is gedaan in hoofdstuk 1.5 ‘Monitoring en evaluatie’ en in
hoofdstuk 2.1 ‘Communicatie: voorlichting en bewustwording’.
Door het bestuur vastgesteld op 20 april 2012.
David O’Brien Michel Gendi Peter Goudkamp
Voorzitter Directeur Directeur
3.3 Samenstelling directie
Directieteam
Het bestuur van Dorcas heeft zich in 2010 uitgesproken
voor een directieteam van drie directeuren. Tot halverwege
2011 bestond het directieteam uit Michel Gendi, directeur
Programma’s, en interim-directeur Fondsenwerving Koos Mink.
Als interim-directeur heeft Koos Mink zich vooral toegelegd
op organisatorische zaken die direct voortvloeiden uit het
integratieproces. In oktober 2011 kon de functie van directeur
Fondsenwerving en Communicatie definitief worden ingevuld
met het aantreden van Peter Goudkamp. De aanstelling van
de derde directeur, verantwoordelijk voor de ondersteunende
afdelingen, vindt plaats per 1 juni 2012. Tot die tijd dragen de
twee directeuren een gedeelde verantwoordelijkheid voor alle
ondersteunende afdelingen.
Dorcas Jaarverslag 2011 59