Beci Bike Project - Union des Entreprises de Bruxelles

internationaal
GETUIGENIS
Solvay en Digichambers, een winnend duo?
Wij spraken met Catherine Vanherwegen, Front Office Manager en Delphine Marchal,
Front Office coördinator bij de supply chain van Solvay Chemicals International.
54
NR 6 - JUNI 2009 - DYNAMIEK
Het team van het Front Office Export
van Solvay Chemicals International
Wat heeft Digichambers
opgebracht voor Solvay
Chemicals?
Delphine Marchal -Met Digichambers
hebben we eerst en vooral onze
verplaatsingskosten kunnen verminderen
omdat we ons niet langer constant
moeten verplaatsen. We kunnen ook
niet anders dan tevreden zijn over de
snelheid waarmee we de OC verkrijgen,
dit dankzij de online toepassing. En last
but not least zijn we ook zeer tevreden
over de mogelijkheid om alles digitaal
te archiveren: vroeger moesten we de
gelegaliseerde documenten scannen
om ze in ons IT-systeem aan de bestellingen
te koppelen. Nu kunnen we
ze rechtstreeks vanuit het programma
opslaan.
Catherine Vanherwegen – Inderdaad,
en ik wil er nog aan toevoegen dat de
benadering van Digichambers ook past
binnen de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen
die Solvay wenst te respecteren.
Onze team neemt trouwens
deel aan de Innovatietrofee die Solvay
binnenshuis organiseert.
DE 5 TROEVEN VAN DIGICHAMBERS
Heeft u uw gewoontes
veranderd?
Delphine Marchal – De grote verandering
was uiteraard dat we geen papier
meer gebruiken aangezien alles digitaal
bijgehouden wordt. Onze werkgewoontes
hebben we dus moeten aanpassen.
Het gaat vooral om een mentaliteitswijziging
en dat vraagt wat tijd.
Wat is er u opgevallen nu
u al drie maanden met
Digichambers werkt?
Delphine Marchal – Wij hebben van
Sandrine Surings hier ter plaatse in
het bedrijf een opleiding gekregen. Dat
heeft ons meteen al een idee gegeven
over hoe we ermee moesten omgaan.
Van zodra je Digichambers echt begint
te gebruiken, wordt het heel concreet. De
gewoontes veranderen ook door het feit
dat de toegang tot het systeem beperkt
blijft tot enkele personen die daarvoor
bevoegd zijn. Op dit ogenblik wordt dat
nog als een beperking ervaren terwijl
het eigenlijk een beveiliging is.
Wat is er voor u
specifiek op het vlak van
documentenbeheer?
Catherine Vanherwegen – De medewerkers
van het Front Office Export
worden dagelijks geconfronteerd met
de zware en complexe administratie die
aan internationale handel verbonden
is. Door de alsmaar toenemende formaliteiten
(niet alleen voor de douane)
en de ontelbare veiligheidscontroles is
het noodzakelijk om een strikte organisatie
te hebben. Je moet ook weten dat
wij voor vijf business units werken die
• Lagere kosten: zowel voor koerierdiensten als dossierkosten kan er flink bespaard worden.
Een externe studie toont aan dat de kosten met 30€ tot 50€ per OC kunnen dalen!
allemaal andere producten voor Solvay
verkopen en dat de procedures en beslissingen
voor elk van deze business
units anders zijn. Het is niet echt het
ingeven van de gegevens dat veel tijd
vraagt, maar alles moet gecontroleerd
worden, de dossiers moeten constant
opgevolgd worden en we moeten altijd
aan de verlangens van de klanten tegemoet
komen.
Hoe werkt het Front Office
Export van Solvay Chemicals
International ?
Catherine Vanherwegen - Het Front
Office Export van Solvay Chemicals International
is belast met het beheer van
de bestellingen van Europese producten
vanuit landen buiten de EU. Het vervoer
gebeurt hoofdzakelijk via zeetransport.
Het Front Office is het enige contactpunt
tussen de klant en de andere betrokkenen
in het verkoopproces (van de
bestelling tot de facturatie). Het Front
Office is volledig verantwoordelijk voor
alle schakels (intern en extern) en coördineert
het hele proces..●
Sandrine Surings & Stéphanie Brisson
Enkele sleutelgegevens van het
Front Office Export van Solvay
Chemicals International
Aantal medewerkers: 12
Aantal bestellingen: +/- 6000
Totale hoeveelheid verzonden goederen:
1,6 miljoen ton
Aantal verzonden containers: tussen 25000
en 30000 containers
Omzetcijfer: bijna een half miljard euro
Aantal bestemmingen (landen): 112
Aantal klanten: 700
• Tijdswinst: minder verplaatsingen, geen files
• Administratieve vereenvoudiging: een beter beheer van de dossiers en ter plaatse printen.
• Goed voor het leefmilieu: minder verplaatsingen en elektronische archivering.
• Veiligheid: alle gegevens zijn beschermd door de elektronische identificatie (GlabalSign en Certipost) die nodig is
om toegang te krijgen tot de toepassing; de website wordt dan weer met een SSL-certificaat beschermd.
Contact : Sandrine Surings
T 02 643 78 03 ss@beci.be