Rapport GGD en publiek-private samenwerking - GGD West-Brabant

Bijlage 5: Stappenplan starten van PPS
(Gebaseerd op stappenplan zoals beschreven door M. Ridder, I. Buuron, Knols, C. (2004).
Manual Publiek-private samenwerking een strategie voor de ontwikkeling en implementatie.
Eigen uitgave Stichting Consument en Veiligheid; Amsterdam)
Stap 1: Bepaal vanuit de eigen organisatie waarom PPS wenselijk is bij een project of
proces en stel criteria op waaraan mogelijke bedrijven moeten voldoen om in aanmerking
te komen voor samenwerking. Bepaal ook welke prestatie je van het bedrijf wilt en meteen
ook wat je als tegenprestatie daartegenover kunt en wilt zetten.
Stap 2: Stel een projectbeschrijving op waarbij het voor de private partij duidelijk is wat
het doel en wie de doelgroep is, hoe het project er ongeveer uit gaat zien en wanneer het
ongeveer moet gaan lopen. Maak hierbij ook alvast een soort demo of anders een visueel
ontwerp of duidelijke presentatie die je aan het bedrijf kunt voorleggen om enthousiasme
te kweken.
Stap 3: Maak een lijst van potentiële samenwerkingspartners. Zoek hierbij op internet naar
de doelen van de beoogde partijen en bepaal welke er het beste aansluiten bij de doelen
van de eigen organisatie en of ze voldoen aan de criteria zoals in stap 1 is opgesteld. Breng
in de lijst met potentiële partijen een prioritering aan.
Stap 4: Peil de interesse van het bedrijf voor samenwerking. Bepaal voor het aangaan van
een gesprek met wie je moet praten om ook daadwerkelijk eventueel door te kunnen
pakken. Het moet dus iemand met een mandaat zijn of beslissingsbevoegdheid.
Stap 5: Stuur na de afspraak gemaakt te hebben alvast wat informatie op aan de
gesprekspersoon zodat die een beeld heeft van het project waar jullie over gaan praten. Hij
kan dan indien hij/zij dat nodig acht intern nog informatie inwinnen zodat er ook
daadwerkelijk vervolgstappen gemaakt kunnen worden.
Stap 6: Ga het gesprek aan en blijf heel helder voor jezelf welke doelen je wilt bereiken en
dat je alle informatie krijgt die je nodig hebt om ook voor jezelf te beslissen of er
samenwerkingsmogelijkheden zijn en of je die nog wilt. Geef ook aan dat het niet per se
een geheel vaststaand project is maar dat er nog mogelijkheden zijn voor de
samenwerkingspartner hier invloed op uit te oefenen. Beloof hierbij geen dingen die je niet
waar kunt maken want dit kan een latere samenwerking behoorlijk gaan hinderen. Aan het
eind van het gesprek moet duidelijk zijn voor beide partijen of er mogelijkheden zijn (een
gedeeld doel) en wat vervolgstappen zijn. Hou hierbij aan dat zeker bij eerste contacten het
beste hele kleine en voorzichtige stappen gezet moeten worden. Dit is een wenfase voor
beiden waarbij het wederzijds begrip, vertrouwen en respect nog moet groeien. Ook hier
geldt: Klein beginnen, groot eindigen.
Stuur na het gesprek binnen twee dagen een gespreksverslag met de gemaakte afspraken
en eventuele acties.
65