Fagbladet 2011 08 KON

SKJEMAVERKTØYET
I GOOGLE APPS
Start med å lage et
skjema med de svaralternativene
du ønsker,
og del dette til dem som
skal svare. Alle svarene
samles i et regneark og
kan enkelt sorteres
eller videre behandles der.
I dette tilfellet har vi
benyttet skjemaverktøyet
for å lage et enkelt
påmeldingsskjema der
påmeldingene ble samlet
i Google Apps sitt regne -
ark. Jobben med å
utforme dette tok ca. ti
minutter.
spørsmål hvor interessant det er å få tilgang til
e-post fra en norsk kommune. Vi er ikke akkurat
FBI, smiler Jakobsen.
Inn i skole og oppvekst
Narvik kommune skal også innføre Googles
gruppevare til hele utdanningssektoren.
– En fordel er at Google har en lisensieringspolicy
som gjør at skole- og oppvekstsektoren vil
få tilgang på en gratislisens. Nå får lærere, elever
og alle ansatte i barnehagene tilgang til den kommunale
e-postløsningen. Det er et nivå på e-post
som vi ikke har hatt før, med én felles løsning, sier
Jakobsen stolt.
Det store omfanget gjør at it-avdelingen er nødt
til å sende flere på kurs.
– Foreløpig har vi gitt opplæring i det nye
systemet til 100 personer internt i organisasjonen.
Vi får litt drahjelp fra dem som bruker Gmail
privat. Brukergrensesnittet er enkelt, og det er
mulig for dem som har gått på kurs å lære opp folk
rundt seg. Vi setter også opp en supportside der de
ansatte kan få svar på enkle spørsmål, opplyser
it-sjefen.
– Er elevene allerede inne på det kommunale
e-postsystemet?
– Det er målet. Men vi må gjøre en ryddejobb før
vi oppretter kontoer, med navn og struktur, for å
sikre at eleven beholder sin konto gjennom hele
skoletida.
Fri for reklame
Jacobsen peker på at det er viktig å skille mellom
privat Gmail, som er gratis fordi den finansieres
gjennom reklame, og den kommunale.
34 < Fagbladet 8/2011
Når kommunen betaler lisens for hver bruker, er
kontoen reklamefri. Elevdelen vil også være uten
reklame, fordi den er en såkalt academic lisens.
Rett i saksarkivet
– Vi har fått et samarbeid med Google og det
svenske Avalon Innovation for å lagre e-postmeldinger
og vedlegg direkte inn i vårt saksbehandlingssystem
Websak. Vi ser det som en fin mulighet.
Løsningen er under testing og utprøving nå, opplyser
Jakobsen.
– Når du åpner Gmail, dukker det opp en knapp
med beskjed «lagre til websak». Gmail er tilpasset
vårt utseende med vårt kommunevåpen og med
våre kommunale innstillinger, forteller it-sjefen.
Smarte løsninger
Narvik kommune har også funnet en løsning for
ansatte på farten.
– Vi har mange brukere som ikke nødvendigvis
sitter foran en pc hele dagen. Med smart- telefon
vil de kunne motta og sende e-post og dele
kalenderinformasjon med andre kolleger, noe som
har vært etterspurt av mange, forteller Jakobsen.
Også her er det tenkt på sikkerhet. Såkalt Kill
Pill skal kunne slette alt innhold på en telefon som
blir stjålet eller mistet. It-avdelingen administrerer
alle kontoer og kan slette hos alle brukere, opplyser
it-sjefen.
– Kan dere være en ressurs for andre kommuner
som vil prøve seg i skyen?
– Det er allerede kommet henvendelser fra flere
kommuner. Vi stiller gjerne opp og deler erfaringer
og tanker med andre som vil se mulighetene i
dette, sier it-driftssjef Per Jakobsen.
IT-PILOT: Driftssjef Per Jakobsen tar
Narvik kommune ut i nettskyen. Et
stort teknologiskifte med sparte
lisens- og driftsutgifter og en rekke
fordeler for brukerne, mener han.
Foto: Nicola Mulryan