PM – ”Från policy till praktik” - Lunds kommun

Den stora fördelen med detta förslag är att implementering av kommunikationsplattformen både
kommer uppifrån och nerifrån. Visioner och beslut initieras från styrande politiker och
tjänstemän, och konkreta kortsiktiga mål och idéer uppstår bland medskapare på gräsrotsnivå.
Genom att förslaget arbetas in från den reella verkligheten direkt i organisationen, kan sedan den
retoriska verkligheten förändras utifrån bottom-upstyrning.
Nackdelen är att det är så gott som omöjligt att förutse utfallet med detta förslag. Vi vet idag
inget om viljan att engagera sig hos de anställda i frågor rörande värdegrund, profilering och
kommunikation. Initiativet skulle i sådana fall, om dess faktiska påverkan skulle vara låg, inte vara
till någon belastning utan frågan skulle som nu ligga kvar på en ansvarig.
Tanken med förslaget är att man bör ta tillvara det intresse för frågan som kan
finnas inom organisationen. Enligt gräddskumsteorin är det personliga preferenser som avgör hur
väl ett beslut implementeras. Här låter vi de med intresse ta del av arbetet och inte inskränka
implementeringen till den top-downstyrning som varit fallet fram tills idag. I mån av resurser
finns också möjligheten att koppla det ökade ansvaret till lönekuvertet. På detta sätt får man ökat
incitament för att vilja bistå i implementeringsarbetet. Denna åtgärd går även hand i hand med
en förbättrad ansvarsfördelning.
4.6 Förbättrad ansvarsfördelning
Ett problem kring kommunikationsplattformen är i nuläget att ansvarsfördelningen är otydlig
och att få känner ett ansvar för frågorna. En effektivare implementering kan uppnås genom en
tydligare ansvarsfördelning, något som även nämns i utvärderingen. 153 Ett krav härpå är dock att
uppföljningen av arbetet fungerar tillfredsställande. Hittills har arbetet med
kommunikationsplattformen lagts löst på olika enheter top-down, utan något ansvarsutkrävande.
Vi skulle vilja se att varje förvaltning får i uppdrag att genomföra en lista på mål för
införandet av kommunikationsplattformens innehåll. Dessa mål skall vara modesta och
genomförbara, men uppdateras kontinuerligt av informationsenheten. Istället för att sätta målet i
den retoriska verkligheten går implementeringen till genom ett antal trappsteg i mindre konkreta
förändringar. Uppnås målen snabbare än väntat ges nya konkreta mål att uppnå. Därmed kan
olika delar av organisationen ha kommit olika långt.
Målen skall ha fastställda tidsramar och vara genomförbara. Förvaltningarna skall
sedan upprätta en tydlig ansvarsfördelning på dels vilka personer som är knutna till de olika
målen, dels vem som rapporterar till vem. Arbetet med implementeringen kan därmed liknas vid
en stafettpinne, som vandrar genom organisationen och aldrig stannar upp. Flera personer har
hand om frågan och en klarare uppföljning kommer in som nytt element i arbetet.
Denna förbättrade ansvarsfördelning har flera fördelar. Den genomsyrar
organisationen på ett bättre sätt än i nuläget, genom att lägga ansvaret på flera personer. På så sätt
känner fler personer sig delaktiga i plattformens implementering. Den ger en tydlig
ansvarsfördelning, som varje förvaltning själv formulerar. Förvaltningen råder även över
samordningen. Slutligen medför förslaget den utvärdering som i nuläget saknas kring
kommunikationsplattformen.
Att genomföra en central utvärdering såsom den som har gjorts säger väldigt lite om
den operativa verksamheten, något som en tydlig återrapporteringsstruktur däremot skulle göra.
Vårt förslag har som ambition att genomsyra hela processen från policy till praktik och är tänkt
att skapa engagemang för en effektivare implementering genom en tydlig ansvarsfördelning och
uppföljning.
Det har inte gjorts en tillräckligt tydlig uppdelning av ansvar för arbetet med
kommunikationsplattformen. Genom förbättrad struktur och nya rutiner för arbetet kan en
effektivare arbetsgång uppnås och resultaten mätas på ett helt nytt sätt.
153
Utvärdering av Kommunikationsplattform för Lunds kommun, s.8
39