Hovedrapport Juni 2007 - Dansk Facilities Management

• Udarbejdelse af forslag til en ”virksomhedskontrakt” mellem kommunens ledelse og FMfunktionen
for at sikre en forventningsafstemning.
• Løbende vurdering af kommunens langsigtede behov for bygningsarealer og lokaler, herunder
investeringsanalyser og vurderinger af ejendomsporteføljen, udarbejdelse af forslag til
omdisponeringer, planer for nybyg, tilbygning, ombygning, modernisering, nedrivning og
relokalisering, udarbejdelse af anlægsplaner, samt drifts- og langsigtede vedligeholdsplaner for
de enkelte ejendomme. Det optimale er, at de langsigtede planer følges op af flerårige
bevillinger.
• Etablering og operationalisering af strategisk kundeforum, hvor FM-funktionens ledelse møder
ledelsesrepræsentanter for hvert af de væsentligste kundesegmenter i kommunen
(administrationen, skoleinspektører, institutionsledere etc.) for sikring af
forventningsafstemning, herunder kvalitets- og servicemål som grundlag for FM-funktionens
pro-aktive ageren på det strategiske niveau. Det vil naturligvis i den forbindelse være
formålstjenstligt at inddrage politikere og direktion.
Man kan desuden knytte et ”strategisk planlægningssekretariat” til FM-direktøren/-chefen, som
med hjælp fra det taktiske niveau skal vedligeholde det fulde overblik over:
• Aktiver, deres tilstand og værdi
• Aktiviteter og effekten af disse (nøgletal)
• Aftaler med såvel interne som eksterne udførende
• Love, regler etc. af relevans for FM-funktionens virke
• Love og regler for kommunens kernevirksomhed i det omfang, indsigt i disse eksterne krav er
en forudsætning for levering af den optimale service i relation til kunden
• Kunder og deres specifikke behov relateret til de enkelte ”segmenter” (skoler, plejehjem,
administration etc.)
• Kundernes tilfredshed med de leverede ydelser
Dermed lægges der op til en ”alt-omfattende” FM-funktion, som arbejdsgruppen betragter som den
bedste løsning, hvis man ønsker at udnytte potentialet i en samlet drift af FM som værktøj.
Indenfor denne model er der flere organisationsmuligheder – f.eks. i en sammenhængende
linieorganisation eller i en bestiller – udførende – modtager – model (BUM-modellen).
På det taktiske niveau løses følgende opgaver:
• Køb, salg og leje af ejendomme.
• Udlejning af ejendomme.
• Planlægning og udbydelse af byggesager (nybyggeri, ombygning etc.) inkl. indtænkning af
driftserfaringer.
• Udformning af de overordnede driftsmæssige rammer for ejendomsforvaltningen.
• Disponering af de økonomiske rammer.
• Udformning af de fornødne beskrivelser, vejledninger o.l.
• At skabe grundlaget for aftaler med interne og eksterne udførende og leverandører.
• Indgåelse af aftaler med de enkelte institutioner.
• Indgåelse af aftaler med såvel interne som eksterne udførende (drift).
• Planlægning af alle overordnede aktiviteter, herunder sammentænkning af alle relaterede
opgaver til et ”synergisk hele”.
• Tegning af de fornødne forsikringer af aktiver.
• Evt. udstikke rammer for et callcenter.
22/53