Hovedrapport Juni 2007 - Dansk Facilities Management

Det skal dog bemærkes, at de fleste kommuner må forvente at skulle revidere deres kontoplaner,
for at kunne ”finde sig selv” i DFM-nøgletals system. Læs mere på www.dfm-key.dk.
Benchmarking er ifølge Dansk Forening for Kvalitet (Kvalitetsnyt nr. 2, 1994):
• en sammenligning med de bedste
• vedrørende produkter, processer og ledelse m.m.
• samt gennemførelse af de nødvendige forbedringer
• for selv at blive blandt de allerbedste
En del af baggrunden for etablering af DFM-nøgletal var en række virksomheders ønske om at
sammenligne omkostningerne forbundet med FM-aktiviteterne i egen virksomhed med andre
virksomheders, samt at følge udviklingen i egne nøgletal. Finansministeriet berører blandt andet
Benchmarking som generel metode (ikke FM) i publikationen ”Benchmarking i den offentlige sektor
– nogle metoder og erfaringer” på sin hjemmeside
www.fm.dk/1024/visPublikationesForside.asp?artikelID=2681.
Per Anker Jensen behandler de nævnte begreber i ”Håndbog i Facilities Management” (2001), s.
50 og frem.
Totaløkonomi er en beregningsmetode baseret på tilbagediskontering af fremtidige udgifter, hvor
den såkaldte nutidsværdi beregnes. Denne værdi er udtryk for de samlede omkostninger forbundet
med anlæg og drift over en vis periode og den anvendes oftest indenfor FM til at sammenligne de
samlede omkostninger forbundet ved to eller flere mulige løsninger. Der har siden marts 2002
været stillet krav til totaløkonomisk vurdering af anlægs- og driftsomkostninger i forbindelse med
statslige byggerier (bekendtgørelse nr. 202 af 23. marts 2002, § 2, stk. 2).
I mange byggesager tages umiddelbart kun hensyn til selve anlægsudgifterne. Løsninger, der er
billige i indkøb og anlæg, kan i midlertidigt være meget dyre i drift. De fleste offentlige byg- og
driftsherrer kan derfor have stor anvendelighed af totaløkonomiske vurderinger, når der vælges
løsninger – såvel i forbindelse med nybyggeri som ombygning og renovering. Der findes en række
vejledninger og pjecer om totaløkonomi bl.a. på Erhvervs- og Byggestyrelsens og Statens
Byggeforsknings Instituts hjemmesider. Se f.eks. følgende links:
www.ebst.dk/oekonomi_og_beregninger, www.sbi.dk/byggeprocessen/evaluering/totalokonomi/.
8.3 Aftalemæssige værktøjer
For at sikre den bedst mulige sammenhæng mellem FM-funktionens kunders forventninger, de
ydelser FM-funktionen leverer – uanset om ydelserne leveres af internt eller eksternt ansatte, bør
der udformes entydige aftaler. I den forbindelse er Service Level Agreements (SLA’er) et godt
værktøj, hvor der fokuseres på kvalitetsniveauer. Nogle oversætter SLA med Service Leverance
Aftaler, men dermed kan forståelsen for vigtigheden af beskrivelse af de aftalte niveauer for
servicen, måske gå tabt.
SLA’er kan udformes som aftaler mellem interne parter og mellem en kunde og en ekstern
leverandør. Formålet er at beskrive en ydelse så entydigt som muligt og hvordan det
dokumenteres, at den aftalte ydelse er leveret. Der er essentielt, at aftalen indeholder parternes
gensidige forventningsafstemning til udkommet af kontrakten, samt at processen mod aftalens
udformning og indgåelse foregår i en positiv tillidsfuld atmosfære. Ingen aftale kan sikre mod
misligeholdelse. Hvis en aftale udformes for detaljeret, kan den derimod være hæmmende for et
godt samarbejde.
Der er to hovedindgangsvinkler til beskrivelse af den ønskede ydelse: Frekvenskrav og
udfaldskrav. Med frekvenskrav menes, at aftalen beskriver typen af ydelser, hvordan de skal
44/53