Hovedrapport Juni 2007 - Dansk Facilities Management

• Aftaler med såvel interne som eksterne udførende
• Love, regler etc. af relevans for FM-funktionens virke
• Love og regler for kommunens kernevirksomheder i det omfang indsigt i disse eksterne krav er
en forudsætning for levering af den optimale service i relation til kunden
• Kunder og deres specifikke behov relateret til de enkelte ”segmenter” (skoler, plejehjem,
administration etc.)
• Kundernes tilfredshed med de leverede ydelser
Den rette og rettidige information og kommunikation er et essentielt element i en
forandringsproces.
Kommunikations- og informationsledelse
Analyse, planlægning, organisering og drift af kommunikations- og
informationsprocesser, herunder indsamling, systematisering og distribuering af
værdiforøget og anvendelsesorienteret information/viden til løbende optimering af
processer, som understøtter strategier og aktiviteter til realisering af virksomhedens mål.
Bearbejdet af Peder Stephensen, PS-Experience.
Det er derfor vigtigt, at der udformes en information og kommunikationsstrategi i forbindelse med
processen. Hvis initiativet er taget ”nede” i organisationen, skal dette udformes i forhold til
ledelsen, for bedst muligt at sikre en positiv modtagelse af idéerne i topledelsen – ”bottom-updelen”
af informationen og kommunikationen.
I den forbindelse kan man med fordel skelne mellem det subjektive og det objektive
informationsbehov. Det subjektive informationsbehov er forskellen mellem det en person mener at
vide om et bestemt emne og det vedkommende anser for nødvendigt at vide, for at kunne agere.
Det objektive informationsbehov er det behov, som folk burde have i forhold til deres placering,
personlige situation og konkrete udfordringer. Der må naturligvis planlægges på baggrund af de
objektive informationsbehov i en informationsstrategi.
Når ledelsen har givet grønt lys for iværksættelse af processen, kan der med fordel udformes en
informations- og kommunikationsstrategi for ”top-down-delen” af processen for blandt andet at
sikre, at:
• Der er den fornødne forventningsafstemning
• Interessenterne ved, hvorfor der handles som der gør mht. fordeling af økonomi,
ansvarsområder etc. Især hvis der gennemføres større ændringer
• Der ikke opstår unødvendige ”murren i krogene”
• Medarbejderne føler sig trygge i opgaverne og der ikke opstår diskussioner mellem de enkelte
medarbejdere og enheder om ting, som er afgjort på et højere plan
• Borgerne blander sig på et kvalificeret grundlag
• Kunderne blander sig på et kvalificeret grundlag
• Medarbejderne blander sig på et kvalificeret grundlag
• Medarbejderne tager ejerskab af opgaverne
Ledelsens tydelige opbakning til forløbet – ikke kun i ord, men også i handling – er en
forudsætning for, at der opnås tilstrækkeligt bevågenhed ned gennem organisationen. Det skal
tydeligt signaleres, at dette er vigtigt for virksomheden og at der er klare forventninger til
medarbejdernes involvering i processen.
38/53