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Controller magazin 6/02 - Christian Zipfel / Hanspeter Meindl Der Lösungsansatz der Financial Supply Chain (FSC) Die FSC berulit auf dem ganziieidiciien Ansatz, alle Finanzmittelzugänge, -abgänge und -bestände eines Unternelimens zu planen, zu steuern und im Sinne einer Liquiditätssicherung aufeinander abzustimmen. Der Optimierungsprozess wird durch eine elektronische Verarbeitung, idealerweise aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen, unterstützt. Eine Kernfunktionalität auf der Lieferantenseite ist die Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen. Neben etablierten Systemen wie EDI, Web-EDI und FTP-Technologien stehen den Unternehmen heute auch webbasierte und damit wartungsarme Electronic Invoice Presentment and Payment-Systeme (EIPP) zur Verfügung. Über diese lassen sich die Rechnungszustellung, Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe sowie -bezahlung und schließlich die Rechnungsarchivierung auch bei komplexen Verarbeitungsprozessen optimieren. Bei Prozesskosten von bis zu € 15,- pro Eingangs- oder Ausgangsrechnung zwischen B2B-Geschäftspartnern ist dies ein durchaus ernstzunehmender Verbesserungsbereich. Warum sollten die ERP-Systeme der beteiligten Unternehmen nicht auf elektronischem Wege Fakturierungsdaten via Web- Technologie (Internet oder Intranet) austauschen können? Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Abwicklung von Reklamationen. Nicht immer stimmt das gelieferte Produkt oder die gelieferte Dienstleistung mit der Bestellung überein. Dann greift gegenüber den Lieferanten das integrierte Supplier Dispute IVlanagement. Hier werden Reklamationsanzeigen des empfangenden Unternehmens mit dem Lieferanten auf einem integrierten System zum Abgleich von Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten verarbeitet, bis es zur Einigung über die gestellte Rechnung kommt. Heute gebräuchliche JVledien wie Telefon, Fax oder eMail zur Kontaktaufnahme mit entsprechenden Call Centern können weitestgehend ersetzt werden und steigern die Effizienz und Effektivität des Gesamtsystems. Der Zahlungsausgleich erfolgt entweder automatisch über etablierte Zahlungswege zwischen den Unternehmen oder über eine EIPP-Verbindung. Ist dann auf der Kundenseite ein Kaufgeschäft zustande gekommen - ob online oder traditionell - erfolgt die Präsentation der Rechnung via Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP). Nachdem hier neben Unternehmen (B2B) auch Endkonsumenten (B2C) angebunden werden können, ergibt sich eine höhere Anforderung an die Funktionalität solcher Systeme; Für die Akzeptanz so genannter EBPP-Portale spielt auf der Konsumentenseite der Marketingaspekt eine wichtige Rolle. Mittels One-to-One- Marketing sowie Gross- und Upselling weiterer oder komplementärer Produkte und Diensdeistungen kann die Kundenbindung intensiviert und der Umsatz pro Kunde gesteigert werden. Die Attraktivität dieser Diensdeistung am Endkunden lässt sich durch Customer-Loyalty- Programme wie Bonus-, Payback- oder Rabatt-Systeme maßgeblich erhöhen. Letzteres stellt sich in der jüngsten Vergangenheit als wesentlicher Erfolgsfaktor beim Betrieb von B2C-PortaIen heraus, ohne den ein privater Endkonsument kaum zur Annahme von elektronischen Rechnungen zu bewegen ist. Eine grundsätzliche Herausforderung besteht in der kundenabhängigen Bereitstellung der zur Verfügung gestellten Zahlungsmethoden zum Abschluss Lieferantennetzwerk Unternehmen Kundennetzwerlc^ Procure-to-Pay-Cycle Externe Dienstieister 556
Controller magazin 6/02 einer Online-Bestellung oder dem Ausgleich einer elektronischen Rechnung. Die Zahlungsmethode kann dabei entweder bereits zum Zeitpunkt der Bestellung oder erst nach der Präsentation der Rechnung auf dem EBPP-Portal angeboten werden. Im ersten Fall bevorzugt die Mehrzahl der Konsumenten auch beim Online-Kauf noch die klassische Rechnung, Einmallastschrift und Zahlung per Nachnahme. Die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen an anonyme Käufer stellt damit hohe Anforderungen an ein reibungslos hjnktionierendes Risk Management, das je nach Kundenbeurteilung (Scoring) eine Lieferung der bestellten Waren und Dienstleistungen von fest definierten Kriterien abhängig macht. Die Bereitstellung der ebenfalls aus dem Scoring-Prozess resultierenden, jeweils kundenspezifisch „richtigen" Zahlungsmethode schließt den Bestellvorgang ab. In der Praxis gibt es hierzu eine Reihe von spezialisierten Dienstleistern, die sich über standardisierbare Schnittstellen in die Finanz- und Vertriebssysteme des liefernden Unternehmens integrieren lassen. Die mögliche Auslagerung von Dienstleistungen reicht dabei von der reinen Payment-Abwicklung über das Scoring von Kunden bis hin zur kompletten Kundenbetreuung und dem Debitorenmanagement inklusive Mahnwesen und Inkasso. Die Funktionalität des Risk Management lässt sich in gleicher Weise, nur zeitlich asynchron versetzt, für die Auswahl der Zahlungsart erst nach Erhalt der elektronischen Rechnung auf dem EBPP-Portal einsetzen. Im Rahmen des Customer Dispute Management erfolgt die elektronische Verarbeitung von eingehenden Reklamationen oder sonstigen Kundenbetreuungsaufgaben, die ggf. zu zahlungswirksamen Geschäftsprozessen (Gutschrift, Storno, Ersatzlieferung, etc.) führen. Die Einbettung dieser Funktionalität in bereits existierende elektronische Kundenbetreuungssysteme, so genannte Customer Relationship Systeme, verstärkt die elektronische Rechnungsabwicklung als wesentlichen Kontaktpunkt zum Kunden. Inwieweit dieses „elektronische Call Center" die traditionelle Kundenbetreuung über Telefon, Fax oder eMail ablösen kann, hängt von den Absatzkanälen, dem Kundenportfolio und nicht zuletzt der Komplexität der Geschäftsprozesse in der Kundenbetreuung ab. Exkurs: Rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen Seit dem 01.01.2002 gilt im Rahmen des deutschen Umsatzsteuerrechts als Rechnung auch eine mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes versehene elektronische Abrechnung, welche nun gleichrangig neben den herkömmlichen Papierrechnungen verwendet werden kann. Hierunter fallen insbesondere Abrechnungen, die über das Internet (eMail) übermittelt werden. Während der Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 Abs. 3 AO muss ab dem 01.01.2002 sichergestellt sein, dass die in den elektronischen Rechnungen enthaltenen und auf Datenträgern gespeicherten Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5 S. 2 AO). Die Finanzverwaltung ist gemäß § 147 Abs. 6 AO nunmehr berechtigt, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und hierfür auch das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen bzw. eine maschinelle Auswertung der Daten oder die Zurverfügungstellung der Daten auf einem Datenträger zu verlangen. Der Betrieb von EIPP- und EBPP-Portalen erfolgt entweder durch das fakturierende Unternehmen selbst (Direkt-Biller-Modell) oder über Dienstleister, die in der Funktion des so genannten Consolidators (Consolidator-Modell) mehrere Rechnungssteller über ein Portal abwickeln. In Frage kommen hierfür z. B. Banken, Telekommunikationsanbieter und Internet Service Provider Zentraler Baustein einer FSC-Lösung innerhalb des Unternehmens ist das Cash Management. Hier werden alle eingehenden und ausgehenden Zahlungsströme geplant, gesteuert, überwacht und das zur Verfügung stehende Geldvermögen disponiert („Treasury"). Ein großer Schritt besteht oftmals in der Bündelung dieser Geldströme an einer zentralen Stelle im Unternehmen oder Unternehmensverbund. Ziel ist es dabei, die oftmals historisch gewachsenen „Zahlungsinseln" im Unternehmen zu beseitigen. In der Literatur und den Produktbeschreibungen entsprechender Systemlieferanten und Payment-Service- Provider (PSP's) finden sich in diesem Zusammenhang Begriffe wie „bill factory" oder „corporate Clearing center". Die Administrations- und Steuerungsfunktion erfolgt dabei sowohl nach außen, d. h. unternehmensextern, als auch innerhalb von Unternehmensgruppen. So wird über Cash-Pooling das im Konzern verfügbare Geldvermögen gebündelt und für die Disposition zentral zur Verfügung gestellt. Zusammenfassende Beurteilung Das Financial Supply Chain Management setzt die Idee der Optimierung von Güterströmen konsequent auf den Finanzmittelbestand eines Unternehmens mit seinen Zu- und Abflüssen um. In die Betrachtung fließen alle zahlungsrelevanten Geschäftsprozesse über die gesamte Wertschöphrngskette eines Unternehmens ein, von Lieferanten- über Kundennetzwerke bis hin zu beteiligten Dienstleistern. Die verbesserte Informationsqualität für die notwendige Bereitstellung von Geldvermögen optimiert die Liquidität. Durch die Implementierung von Risk-Management-Systemen lässt sich die Absicherung von Forderungen realisieren und das Zahlungsausfall- und Betrugsrisiko minimieren. Die medienbruchfreie elektronische Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen erhöht die effiziente und effektive Verarbeitung an den Unternehmensschnittstellen Einkauf und Verkauf deutlich. Das integrierte Dispute Management schließlich komplettiert die Funktionalität der FSC als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform. Wesentliche Erfolgsfaktoren für die Einführung einer FSC-Lösung sind: ^ die Fokussierung auf Verbesserungspotenziale bei Geschäftsprozessen im Lieferantenmanagement, v. a. bei der Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen und Behandlung von eigenen Reklamationen; ^ die Fokussierung auf Verbesserungspotenziale bei Geschäftsprozessen im Kundenmanagement; ^ die Bündelung aller zahlungsrelevanten Informationen in einem zentralen Cash-Management; die Auswahl und Integration ergänzender Systemmodule oder Dienstleister in die existierende IT-Umgebung; * die Berücksichtigung rechtlicher und steuerrechtlicher Rahmenbedingungen. • 557
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